Travel Management Consulting | Reisekosten vereinfachen
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Ihre Berater für 360° Travel Management

Wir vereinfachen Geschäftsreisen.

Digital. Zeitgemäss. Produktiv.
Verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit für die eigentlichen Aufgaben.



Ihre 360° Travel Management Berater

Wir schaffen Erfolg im Travel Management

expenseBrain ist Deutschlands größtes anbieterneutrales Beratungshaus für Travel Management. Wir unterstützen Sie vor, während und nach der Einführung neuer Systeme, bei der Anbieterauswahl für Reiseleistungen oder bei der Optimierung Ihrer Prozesse.

Als Berater, Projektleiter, Trainer oder Tester helfen wir Ihnen dabei, erfolgreich zu sein. Wann dürfen wir Sie kennenlernen?

Besuchen Sie uns in der expenseBrain Lounge!

Wie geht es nach Corona weiter?

Die Welt der Geschäftsreisen hat sich in kürzester Zeit massiv verändert. Einige Anbieter für Flüge, Unterkunft und Mobilität gibt es nicht mehr, oder das Angebot wurde drastisch reduziert. Bisherige Wege werden sich verändern, da nicht mehr alle Flugstrecken in der bisherigen Frequenz existieren werden. Reisen wird schwieriger, da bei der Einreise mehr und genauer kontrolliert werden wird, oder nicht alle Länder für Einreise oder Umstieg erreichbar sein werden.

Nutzen Sie die Zeit jetzt, um nach der Krise optimal vorbereitet zu sein. Für den fachlichen Austausch mit uns und anderen Unternehmen bieten wir kostenlos die expenseBrain Lounge. Kontaktieren Sie uns, um Zugang zu erhalten.

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Wie können wir Ihnen helfen?

Erfolgreiches Travel Management umfasst zwei sich schnell verändernde Bereiche - die Reisebranche und Technologie.

Daher ist es für Kunden sehr schwer, bei beiden immer auf dem neuesten Stand zu sein. Erschwerend kommt hinzu, dass bis zu 22 Fachabteilungen ein Stück der Verantwortung bei sich sehen und mitreden wollen.

Wir sind Ihre Übersetzer zwischen den Fachbereichen und der IT. Gemeinsam ermitteln wir Ihre Anforderungen und gestalten den für Sie am besten passenden Prozess.

Wir sind Ihr Sprachrohr zum Anbieter. Mit unserer Marktkenntnis vereinfachen und beschleunigen wir Auswahlprozesse . Als neutrale Berater sind wir nicht an Partnerverträge oder Verkaufsziele gebunden. Wir arbeiten für Sie, nicht für einen der Hersteller.

Wir leiten Ihr Projekt. Kompetent und zuverlässig.

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Welches Travel Management System wollen Sie verwenden?

Mitarbeiter erwarten heutzutage schnelle und einfache Systeme im Unternehmen, die unterstützen anstatt zu bremsen.

Mobile Funktionen wie Belegfotos, Texterkennung, Upload von Zahlungsdaten oder Fahrtenbüchern sind dabei wichtig für die Akzeptanz. Schlanke Prozesse helfen dabei, wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter besser produktiv nutzen zu können. Der Verzicht auf aufwändige Genehmigungsverfahren entlastet spürbar – bei gleicher Qualität und Prozesssicherheit.

Vergleichen Sie selbst - wo stehen Sie jetzt, und wie könnten Sie sich verbessern?

Quick Check: Wo stehen Sie?

Welches Travel Management System können Sie verwenden?

Viele Systeme mit unterschiedlichen Funktionen sind am Markt. Welche Travel Management Systeme sind in Deutschland einsetzbar, und welche nicht? Welches System bietet die Funktionen, die Ihnen wichtig sind? expenseBrain testet regelmässig neue Systeme. Unsere Bewertung teilen wir mit den Anbietern und veröffentlichen unsere Ergebnisse.

Getestet 2019: Circula, Declaree, Rydoo, Expensya, HRS Smart Trip

Wir testen 2020: Lanes & Planes, Clevexa und weitere

System Bewertungen lesen

Kosten senken – Richtlinien umsetzen

Travel Management Systeme bieten die Möglichkeit, alle Geschäftsreisen auf einer Plattform lückenlos zu planen, zu genehmigen, abzurechnen und auszuwerten.

Alle Systeme und Komponenten können ideal aufeinander abgestimmt werden, um die Prozesse optimal auf Ihre Anforderungen auszurichten.

Wir helfen Ihnen dabei, das am besten passende Travel Management System in der Cloud auszuwählen und optimieren Ihre Prozesse.

Unsere Beratungsleistungen

Reduzieren Sie jetzt Ihre Reisekosten!

Das Einsparpotential im Travel Management ist erheblich. Studien belegen seit Jahren regelmässig Einsparpotentiale zwischen 25% und 60%. Je nachdem, wie weit Sie Ihr aktuelles Travel Management bereits aufgebaut haben, können Sie diese zumindest teilweise heben.

In unserem Beispiel gehen wir von durchschnittlichen Reisekosten mit 385 EUR je Reise aus. Dazu kommen bis zu 110 EUR Arbeitszeit für die interne Bearbeitung. Dies entspricht einem mittelständischen Unternehmen mit überwiegend europäischer Reiseaktivität. Je 10.000 Reisen können Sie also zwischen 0,5 und 1,2 Mio EUR sparen - bei gleicher oder oft sogar besser Qualität!

Entscheiden Sie selbst, welche der dargestellten Einsparungen noch in Ihrem Geschäftsreiseprozess schlummern. Bei einer detaillierten Analyse in Ihrem Unternehmen helfen wir gerne.

Das Travel Management Consulting Netzwerk

Wir sind Mitglied bei führenden Netzwerken in Travel Management und IT. Sie finden unsere Beiträge auf LinkedIn und in verschiedenen Fachforen.

Veranstaltungen

Wir werden mindestens bis August nicht an Veranstaltungen teilnehmen.

Videokonferenzen

Wir stehen Ihnen gerne für ein kostenloses Erstgespräch per Teams zur Verfügung.

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Web Sessions

Do, 02.07. - Lounge

Unser nächster Lounge Termin findet nach den Sommerferien statt.

Danke an James Küng von Siemens für den tollen Vortrag am 02.07. - Thema: vom Travel Manager zum Collaboration Manager - Wie verändern sich die Aufgaben nach CoVid-19?

14.07. - MobileXpense & GOBD

Gemeinsam mit MobileXpense stellen wir unser neues GoBD Beratungspaket vor. Jetzt vormerken!

GOBD Beratungspaket

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Warum wir?

Überzeugen Sie sich selbst

1

Mehr als 15 Jahre Erfahrung, auch in der Cloud

Seit 2001 realisieren wir nationale und internationale Travel Management Implementierungen. Bereits seit 2003 betreuen wir Projekte „in der Cloud“ – lange bevor dieser Begriff bekannt wurde.

2

Neutralität in der Beratung

expenseBrain bietet produkt- und anbieterneutrale Beratung im Business Travel Management. Wir helfen Ihnen, dem Kunden, bei der Auswahl des Systems, das am besten zu Ihren Anforderungen passt. Wir akzeptieren keine Provisionen oder Rückerstattungen von Anbietern – das garantieren wir!

3

Zukunftsorientierte Gestaltung

expenseBrain verfolgt die Vision einer möglichst vollautomatischen End-to-End-Reisekostenabrechnung. Wir möchten, dass manuelle Eingaben Vergangenheit werden und der Zeitaufwand für den Mitarbeiter massiv reduziert wird. Hierzu sind wir mit Kunden und Anbietern ständig im Dialog und treiben Innovationen gemeinsam voran.

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Erfolgreiche Projekte

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Zufriedene Kunden

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Angestellte

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Aktuelle Projekte

aktuelle Travel Management Projekte

Reisebüro Ausschreibung
August 2019 bis Ende 2021

Projekt Management Office und fachliche Beratung

Wir freuen uns, dieses interessante Projekt bei einem Neukunden durchführen zu dürfen. Hier begleiten wir eine globale Reisebüro Ausschreibung fachlich und operativ. Vier unserer Mitarbeiter helfen in Teilzeit vor Ort und remote dabei, die Kundenanforderungen zu bewerten und die Entscheidung für das zukünftige Reisebüro zu treffen. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf neuen Technologien. Dieses Projekt hat Potential - wir sind auf das Ergebnis gespannt!

Prozessanalyse
Oktober 2018 bis April 2019

gesetzliche und interne Anforderungen ermitteln, Systemauswahl

Gemeinsam mit einem unserer Kunden haben wir den Geschäftsreiseprozess der Zukunft gestaltet. Vier unserer Mitarbeiter haben Interviews mit 22 Fachabteilungen geführt, um alle Anforderungen auch der Nebenprozesse aufzunehmen. Das Ergebnis ist ein vollständig neuer Sollprozess, der auch die Anbieter ins Schwitzen gebracht hat - ein echtes Showcase!

Mehr dazu: Die Geschäftsreise 2025

SAP Concur Rollout
Juni 2019 bis Mitte 2020

Requirement Engineering, Testing und Training

Wir unterstützen einen Kunden aus dem Maschinenbau bei der globalen Einführung von SAP Concur. Unsere Mitarbeiter helfen bei Fit-Gap Analysen für die Länder und bei der Ausarbeitung von Umsetzungsvorschlägen im System. Für die optimale Einführung erstellen wir die Konzepte für Tests und Trainings und sind auch bei Durchführung dabei.

Amadeus cytric Rollout
November 2018 bis Mitte 2020

Projektleitung und fachliche Beratung

Wir unterstützen einen Kunden aus dem Maschinenbau bei der internationalen Einführung von Amadeus cytric Travel & Expense. Einer unserer Mitarbeiter hilft der Gesamtprojektleitung bei der Koordination und unterstützt mit fachlichem Input.

SAP Concur Rollout
Juli 2018 bis Ende 2020

Projektleitung IT

Wir unterstützen einen Kunden aus dem Finanzwesen bei der globalen Einführung von SAP Concur. Einer unserer Mitarbeiter ist verantwortlich für die Bereitstellung der Daten und die Funktion der Schnittstellen. Ausserdem helfen wir der Gesamtprojektleitung bei der Koordination und unterstützen mit fachlichem Input.