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Die Geschäftsreise von morgen

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Vor der Reise

"Siri, ich möchte nächsten Mittwoch zum Termin um 11 Uhr nach London."

„Gerne, Dein Flug ist gebucht für 8 Uhr. Dein autonomes Taxi holt dich um 6 Uhr.“

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Während der Reise

Gesichtsscanner am Flughafen ersetzen Passkontrollen. Digitale Profile helfen Anbietern, Gastwünsche perfekt zu erfüllen.

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Nach der Reise

Rechnungen werden vom System eingelesen und auf mit Texterkennung auf Korrektheit geprüft. Die Reisekosten sind am nächsten Tag auf dem Konto.

Nix wie weg!

Sie möchten oder müssen verreisen? Prima! Ihr Vorgesetzter stimmt formlos zu, nachdem Sie ihm Ihren Reisewunsch geschildert haben. Jetzt können Sie die Reise buchen.

Aber halt: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben und veränderter Anforderungen an Sicherheit und Dokumentation ist jetzt die Reiseanmeldung als neuer Prozess erforderlich. Sie benötigen bis zu acht Dokumente. Moderne Systeme helfen Ihnen dabei, diese automatisiert zu erhalten oder die Daten weiterzugeben.

Terminplanung

Kalendereinträge können auf Wunsch Reisebuchungen erzeugen. Details aus einem Outlook Termin werden vom Buchungssystem erkannt. Die am besten passenden Reiseleistungen werden vorgeschlagen und per Spracheingabe bestätigt. Natürlich alles innerhalb der Reiserichtlinien.

Reiseplanung

Für Ihren Reisewunsch erhalten Sie den schnellsten, den günstigsten oder den umweltfreundlichsten Routenvorschlag von Tür zu Tür zur Auswahl. Die Buchung aller Verkehrsmittel und Hotels übernimmt genau ein System basierend auf Ihren Vorgaben. Reisepläne werden dynamisch und individuell.

Dokumente

Anhand Ihrer Daten entscheidet künstliche Intelligenz, ob Sie ein Visum, eine Einreiseregistrierung, ein A1 Formular oder einen Arzttermin benötigen. Die Beantragung wird im Hintergrund für Sie übernommen. Sie erhalten alle notwendigen Dokumente elektronisch zugestellt.

Los geht's!

Sind Sie startklar für die Zukunft?

Die Reise ist gebucht. Die Systeme haben alle erforderlichen Dokumente erstellt und Registrierungen vorgenommen. Jetzt kann’s losgehen. Sie müssen nur noch den Koffer selbst packen.

Vor und während der Reise werden Ihre Daten genutzt werden, um die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Auch unterwegs werden Daten gesammelt, die Versand und Abholung ganz neuer Informationen in Echtzeit ermöglichen werden.

Vernetzte Geräte

Das Video von Amadeus zeigt was heute schon möglich wäre.

Spracherkennung oder Kalenderintegration werden Ihren Reisewunsch erkennen und die Vorbereitung übernehmen.

Informationen in Echtzeit

Zunehmende Bandbreite im Mobilfunk sorgt dafür, dass noch mehr Daten unterwegs übertragen werden können. Basierend auf Ihrem Standort erhalten Sie Echtzeit Meldungen zur Verkehrslage, Störungen im Reiseablauf oder nützliche Tipps. Weitere Informationen nach Ihrem persönlichen Bedarf können Sie selbst jederzeit abrufen. Relevante Daten können von Ihren Geräten gesammelt werden, um ein Fahrtenbuch oder Ihre Reiseabrechnung zu erstellen. Dienste Ihres Unternehmens wie Reisesicherheit und medizinische Angebote können ebenfalls unterstützt werden

Neue Mobilität

Neue Verkehrsmittel wie Hyperloop und Flugtaxis werden bestehende Verkehrsmittel ergänzen oder ersetzen. Straßen gebundene Taxis und Fahrdienste werden ersetzt durch autonome und intelligente Fahrzeuge. Künstliche Intelligenz sorgt dafür, dass immer ausreichend Verkehrsmittel am richtigen Ort verfügbar sind. Ihr Mobilgerät übermittelt Kalenderdaten und Standort an das Fahrzeug Netzwerk, so dass Sie rechtzeitig abgeholt werden, um Ihren Flug zu erreichen. Nach der Landung erkennt das System an Ihren Bewegungsdaten, dass Sie gleich am Ausgang sind und stellt Ihr Fahrzeug bereit. Wartezeiten werden minimiert. Sie werden auf der schnellsten Route bequem an Ihr Ziel gebracht. Die Rechnung wird direkt an Ihr Reisekosten System übergeben.

Biometrische ID

Ihr Gesicht ist jetzt Ihr Ausweis. Ihre biometrische ID sorgt dafür, dass Sie beim Security Check am Flughafen schneller abgefertigt werden. Entsprechende Verfahren sind bereits an einigen Flughäfen im Einsatz.

Vielleicht sind Sie künftig bereits als vertrauenswürdiger Reisender bekannt und werden bevorzugt behandelt? Ihren Mietwagen oder Ihr Zimmer im Hotel erhalten Sie ebenfalls mit der biometrischen ID, ohne am Schalter warten zu müssen oder komplizierte Codes einzugeben. Viele weitere Dienste werden in Zukunft auf sichere Identifikationsverfahren setzen.

Personalisierung

Ihre Vorlieben sind bereits heute vielen Anbietern bekannt. In Zukunft werden Anbieter- und Gerätegrenzen durchlässiger sein. Sie erhalten für viele weitere Dienste personalisierte Empfehlungen oder bessere Leistungen. Ihr Mobilgerät oder Ihre Smart Watch können Ihnen unterwegs Restaurants, Sport Studios oder Joggingstrecken basierend auf Ihren Vorlieben oder Empfehlungen Ihrer Kollegen oder öffentlichen Bewertungen empfehlen. Wenn Sie das wollen.

Neue Zahlungswege

Alle Zahlungen vor und während der Reise erfolgen elektronisch. Tickets und Zahlungen sind mit Blockchain Technologie fälschungssicher. Größere Beträge wie Flüge oder Hotels werden direkt vom Unternehmen bezahlt. Während der Reise zahlt der Reisende nur noch kleinere Ausgaben selbst mit seiner App oder der Kreditkarte. Papierbelege gibt es bald nicht mehr, alle Belege liegen digital vor und werden direkt an die Reiseabrechnung übergeben. In der Zwischenzeit hilft Texterkennung dabei, Daten mit künstlicher Intelligenz vollständig auszulesen. Eine manuelle Erfassung ist nicht mehr erforderlich, Papierbelege können vernichtet werden.

Endlich Freizeit!

Ein anstrengender Termin ist vorbei. Gut, dass die Reisekostenabrechnung bereits automatisch erstellt ist. So haben Sie keinen Aufwand mehr mit Verwaltungsaufgaben und können sich zurück im Büro gleich wieder auf Ihre Arbeit konzentrieren. Und Sie haben pünktlich Feierabend. Ab zum Sport!

Automatische Reisekostenabrechnung

Alle Zahlungen und Reisedaten werden während der Reise elektronisch gesammelt und sind schon im System. Ihre Reisekostenabrechnung ist bereits erstellt. Sie melden sich abschließend am System an, um die Vollständigkeit und Richtigkeit zu bestätigen. Vielleicht müssen Sie noch einige Angaben ergänzen oder eine Begründung für die teure Bewirtung angeben. Sie prüfen noch ein letztes Mal und senden die Reisekosten zur Information an Ihren Chef.

Schnellere Prozesse

Sofort nach Erstellung durch den Reisenden kann der Vorgesetzte die Ausgaben genehmigen. Automatische Prüfregeln erkennen die Einhaltung der Reiserichtlinie und das Risikopotential der Abrechnung. Bei Abweichungen oder Verstößen wird die Reise zur manuellen Prüfung durch einen Fachbereich selektiert. Die bisherige 100%-Prüfung ist dabei ersetzt durch eine gezielte Prüfung von nur ca. 15% aller Abrechnungen. So werden Durchlaufzeiten optimiert und Kosten gesenkt.

Schnelle Reisekostenerstattung

Erfassung, Genehmigung und Prüfung der Reise können innerhalb weniger Stunden passieren. Da es nur noch digitale Belege gibt, entfällt der Versand der Papierbelege und die Postlaufzeit. Die Zahlungsfreigabe kann noch am selben Tag erteilt werden. Die Abrechnungsergebnisse werden an die Finanzbuchhaltung übergeben, steuerpflichtige Anteile werden in Lohn & Gehalt verarbeitet. Wird die Zahlung am selben Tag gestartet, haben Sie morgen das Geld auf Ihrem Konto.

Utopie? Nein

Videokonferenzen können Reisen ergänzen, aber nicht ersetzen. Emotionen werden nur unzureichend übermittelt, Interaktion ist stark reduziert. Und mal ehrlich: die wichtigsten Dinge im Termin passieren „inoffiziell“ während der Kaffeepause.

Für viele Aktivitäten ist persönlicher Kontakt daher weiterhin unverzichtbar. Geschäftsleute werden auch in Zukunft reisen, um durch persönliche Kontakte Vertrauen aufzubauen, Produktionsschritte live zu begleiten und interkulturellen Austausch zu fördern.

Geschäftsreisen werden sich jedoch radikal ändern. Alle beschriebenen Funktionen sind heute schon verfügbar und zumindest im Testbetrieb. Die Reiseindustrie arbeitet bereits an weiteren Technologien, die demnächst Marktreife erlangen werden. Geschäftsreisen steht damit ein gewaltiger Umbruch bevor. Unternehmen, die diesen Wandel rechtzeitig erkennen, profitieren auch von finanziellen Vorteilen.

Gestalten Sie jetzt die Zukunft Ihrer Dienstreisen

expenseBrain schafft Erfolg. Wir sind Deutschlands größte anbieterneutrale Beratung für den Travel Management Prozess und helfen unseren Kunden dabei, besser zu werden.

Gemeinsam mit Ihnen wählen wir das am besten zu Ihren Anforderungen passende System aus und begleiten Sie bei der Einführung.
Bei einem Termin vor Ort können wir Ihnen auch gängige Systeme vorstellen. Anschließend erstellen wir eine Bewertung und besprechen die Ergebnisse.
Diese Leistung bieten wir als Workshop zum Festpreis.

Wir kommen gern bei Ihnen vorbei.

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Mit neuen Systemen in die Zukunft

Alle beschriebenen Funktionen sind heute schon verfügbar und zumindest im Testbetrieb.

Aus unserer Sicht sind von den ca. 50 am Markt verfügbaren Systemen nur wenige tatsächlich für einen Einsatz in Deutschland geeignet. Aus Kundenprojekten wissen wir, dass die nachfolgenden Anbieter gut für die Zukunft gerüstet sind. Wir unterstützen Sie in Projekten natürlich auch mit anderen Systemen.