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Travel Management: Definitionen

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Travel Management Definitionen

Travel Management verbindet zwei dynamische Bereiche: die Reisebranche und die IT.

Wir möchten Ihnen hier eine kleine Hilfe bieten und die wichtigsten Begriffe aus beiden Bereichen erklären.

Falls Sie weitere Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.

Definition: GDS

Ein Global Distribution System (GDS) ist ein weltweit verfügbares System für die Buchung von Reiseleistungen. Die GDS Nutzung steht jedem Anbieter von Reiseleistungen gegen Entgelt zur Verfügung. Im Ergebnis sind im GDS alle Arten von Reiseleistungen von allen führenden Anbietern enthalten und stehen zur Buchung bereit.

Der Anbieter stellt seine verfügbaren Leistungen und Preise aus eigenen Systemen kommend in das GDS und macht diese zur Buchung verfügbar.

Ein Reisebüro mit einem GDS Zugang kann diese Leistungen einbuchen. Vermittler Websiten und Reiseportale können ebenfalls Inhalte des GDS in einem für Endanwender bedienbaren Format anzeigen und buchbar machen.

Gebuchte Leistungen werden an den Anbieter übermittelt, der die gebuchte Leistung aus dem Verkauf nimmt und die Reservierung bestätigt.

Der GDS Anbieter selbst bietet keine Reiseleistungen an. Die wichtigsten GDS Anbieter sind Amadeus, Sabre und Travelport.

Definition: CRS

Computer Reservierungs Systeme (CRS) sind Systeme zur Verwaltung von Reiseleistungen, die nicht zwingend weltweit verfügbar sein müssen.

Viele Anbieter verwalten ihre eigenen Leistungen inhouse in einem CRS, das beispielsweise auch die dynamische Preisgestaltung übernimmt. Daten aus dem CRS können an das GDS, an weitere CRS Systeme von Vermittlern, an eigene Webseiten oder an Webseiten Dritter übergeben werden.

Auch grosse Vermittler wie beispielsweise Hotel Portale nutzen eigene CRS Systeme, um Verfügbarkeiten der angeschlossenen Partner zu sammeln und für den Endkunden verfügbar zu machen. Die Beteiligung eines Reisebüros ist dabei nicht erforderlich.

CRS Systeme sind oft Eigenentwicklungen eines Anbieters oder kommerzielle Lösungen von spezialisierten IT Unternehmen. Bekannte Beispiele für CRS Systeme sind bahn.de, booking.com, hrs.de oder Egencia. Für Reiseveranstalter gibt es Standard Produkte wie turista.

Definition: VDA

Vendor Direct Access Systeme (VDA) sind Systeme zur Reisebuchung, die vom Anbieter selbst betrieben werden. Die Beteiligung eines Reisebüros ist nicht erforderlich.

VDA Systeme dienen dazu, die Buchungen ohne Beteiligungen Dritter verwalten zu können. So werden Entgelte für die GDS Nutzung und für Reisebüro Provisionen eingespart.

Im technischen Sinn ist der VDA Zugang lediglich ein benutzerfreundliches Frontend für ein CRS, aus dem die Daten geliefert werden.

Bekannte Beispiele sind lufthansa.de oder europcar.de

Kreditkarten

Corporate Card:

Oft wird der Begriff Corporate Card nicht korrekt und eher zufällig verwendet. Alle Karten, die unter Beteiligung eines Unternehmens für dienstliche Zwecke ausgestellt sind und das Konto des Unternehmens (!!!) belasten, sind Corporate Cards. Das kann auch eine Karte im Besitz des Reisenden sein. Diese Unterscheidung hat mittlerweile Einfluss auf die Transaktionsentgelte für die Kartenzahlung beim Anbieter. Die Bennenung nach Verantwortlichkeiten ist genauer und hat sich in vielen Bereichen eingebürgert.

IBIP, "walking card":

"individually billed, individually paid" - hier erhält und bezahlt der Reisende selbst die Rechnung des Kreditkarten Anbieters. Dienstliche Reisekosten werden vom Unternehmen an den Mitarbeiter erstattet. Eine Firmenhaftung durch das Unternehmen ist möglich.

IBCP

"individually billed, company paid" - der Mitarbeiter nutzt die Kreditkarte, Zahlungen werden aber direkt vom Firmenkonto eingezogen. Die Erstattung von Reisekosten entfällt, allerdings muss der Reisende zeitnah die Belege einreichen.

CBCP, "lodged card":

"company billed, company paid" - die klassische Reisestellenkarte zur Bezahlung von Reiseleistungen durch das Unternehmen bereits bei der Buchung. Das Unternehmen erhält die Rechung und bezahlt diese.

Acquirer, Issuer, Card Network

Ausserdem gut zu Wissen: der Kreditkarten Markt ist klar unterteilt. Das Kreditkarten Netzwerk (z.B. AMEX, Visa, MasterCard) ist verantwortlich für die technische Infrastruktur und die Abwicklung der Zahlungen. Acquirer stellen gegen Entgelt die Infrastruktur am Point of Sale bereit. Und Issuer geben die Kreditkarten aus, teilweise unter Einbindung einer weiteren Bank. Alle Beteiligten erhalten von jeder Zahlung einen kleinen Anteil. Die Höhe davon variiert per Karten Netzwerk, Acquirer und Issuer, ist aber in vielen Ländern gesetzlich reguliert.

Der Reisemarkt

TMC: Travel Management Company, "das (Firmen-) Reisebüro".

OBE: Online Booking Engine - Reisen als Mitarbeiter selbst buchen

OBT: Online Booking Tool - Reisen als Mitarbeiter selbst buchen

SBT: Self Booking Tool - Reisen als Mitarbeiter selbst buchen

TAF: Transaction Fee (Reisebüro) - Preis pro Buchung für die Leistung des TMC

MAF: Management Fee (Reisebüro) - Pauschale für die LEistung des TMC

PNR: Passenger Name Record - Buchungssatz im Reservierungssystem des Reisebüros

Die Evolution der IT

Die Reisebranche war schon immer Vorreiter für neue Technologie - und wurde selbst durch technologische Veränderungen getrieben.

Hier finden Sie einen kleinen Überblick über die Entwicklung vom Faxformular zur Smart App.

Reservierungssysteme früher

Die Reisebuchung über Telefon und Fax ist sehr zeitintensiv, auch wenn viele Unternehmen das sogar heute noch gerne tun.

Seit den 1960er Jahren hat sich die computerunterstützte Bearbeitung durchgesetzt.

Mit den ersten Geschäftsreisen während des Wirtschaftsbooms Ende der 1960er arbeiteten Anbieter, Reisebüros und Kunden noch weitgehend ohne EDV. Die Reservierung findet also manuell per Telefon oder Fax statt. Durch die Erfindung des Computers in den 1970er Jahren geht der Trend eindeutig in Richtung Digitalisierung, denn schon bald wurden durch die Entwicklung von Reservierungssysteme eine elektronische Erfassung der Buchung durch das Reisebüro möglich und bereits Ende 1980er stehen erste Vorläufer zu heutigen Reiseabrechnungssysteme für Endanwender zur Verfügung.

Die Etablierung des Internets in den 1990er ermöglichte dann eine weltweite und multifunktionale digitale Vernetzung. Die ersten Produkte zur Reisebuchung durch einen B2B-Anwender (cytric, Amadeus eTravel und weitere) entstehen, ebenso wie B2C-Webseiten der Anbieter.

Die Beteiligung eines Reisebüros ist damit reduziert oder gar nicht mehr erforderlich.

Ab 2000: Self Services – eTickets

Eine Vielzahl von Systemen für verschiedenste Prozesse sorgt dafür, dass fast alle Tätigkeiten durch den Anwender/ Besteller selbst übernommen werden können. Spezialwissen des Reisebüros ist für viele Vorgänge nicht mehr erforderlich.

Software Hersteller verfolgen die Idee von Employee Self Services und bieten darauf zugeschnittene Produkte an. SAP bietet als einer der ersten Hersteller ein echtes End2End System an, das B2B Reiseanträge, Reisebuchungen und Reiseabrechnungen in einem einzigen System verwalten kann. Die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen können durch den Reisenden selbst erfolgen. Das Reisebüro unterstützt durch Qualitätssicherung und mit Fachwissen.

Für den B2C Bereich entstehen bei allen Anbietern und Reiseveranstaltern Buchungsmöglichkeiten auf eigenen Webseiten. In touristischen Reisebüros werden eigene Zugänge dafür angeboten, um die Provisionszahlung an den Vermittler auch weiterhin anbieten zu können.

Buchungen von Reiseleistungen sind damit in verschiedenen Kanälen auch ohne Reisebüro möglich.

Ab 2005: Zerfall der GDS Landschaft – End2End Prozesse -Cloud

Vor allem im Bahnbereich setzt sich die Buchung direkt beim Anbieter durch. In der Folge werden Arbeitsplätze beim Reisebüro umstrukturiert, da die bisherigen Bahnteams nicht mehr erforderlich sind. Auch im Hotel- und Flugbereich wandern signifikante Mengen an Buchungen vom Reisebüro ins Internet. Die Entscheidung über den Buchungskanal liegt beim Anwender.

Die verfügbare Bandbreite beträgt bis zu 2.048 kBit/s. Damit stehen neue Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Erste Cloud Architekturen kommen auf.

Die verfügbaren B2B Online Booking Engines beginnen damit, neben GDS Zugängen auch Direktbuchungen bei den Anbietern zu unterstützen. Gleichzeitig entstehen die ersten hybriden Architekturen, bei denen der End2End Prozess auf verschiedenen Systemen unterschiedlicher Hersteller abgebildet wird. (cytric + SAP FI-TV und weitere). Neue Anbieter entstehen, fast alle davon in der Cloud.

Die Bearbeitung von B2B und B2C Buchungen beim Anbieter und im Reisebüro erfolgt zunehmend digital. Elektronische Tickets werden zunehmend Standard.

In der Folge erfährt der GDS Markt eine Phase der Konsolidierung. Worldspan, Galileo und Apollo werden von Travelport übernommen.

Ab 2010: Smartphones – Apps – Siegeszug von Cloud Computing

Die Zeit ab 2010 ist gekennzeichnet durch den Siegeszug mobiler Endgeräte und die Entwicklung dafür geeigneter Software. Zu dieser Zeit werden bestehende Anwendungen aus der Desktop Welt für mobile Nutzung befähigt. Bisherige Wenseiten zur Buchung erhalten parallel eine App Version.

Für besondere Zwecke werden auch Apps entwickelt, die den Reisenden durch Bereitstellung von Informationen unterstützen. Als Beispiele seien Google Maps und Währungsrechner.

Mobiles Internet ist im städtischen Raum gut verfügbar. Die verfügbare Bandbreite steigt weiter an. Die ersten Online Händler steigen ins Massengeschäft ein. Cloud Computing beginnt, sich für viele Anwendungen und Prozesse zu etablieren.

B2B Online Booking Systeme und B2C Portale werden zunehmend zur Drehscheibe für Buchungen aus verschiedenen Kanälen.

Ab 2013: Konsolidierung – globale Architekturen – Disruption

In den Jahren vor 2013 sind viele Anwendungen, Architekturen und Schnittstellen entstanden. Viele Produkte konnten mit der schnellwechselnden Technologie nicht mithalten und erscheinen veraltet.

Internet ist weltweit gut verfügbar. Mobiltelefone sind Standard.

Neue Apps mit disruptivem Potential entstehen und verändern den Markt rasant, beispielsweise myTaxi (VDA), AirBnB (CRS) oder Uber (VDA). Bestehende Prozesse werden mit neuen Technologien verändert, z.B. durch Spracheingaben oder Integrationen.

B2B Online Booking Engines und B2C Portale integrieren immer mehr Anbieter und Buchungskanäle und beginnen damit, Informationsservices einzubinden. Plattformen sind technisch in der Lage, beliebige Daten zwischen Systemen zu übergeben. Vielfach existieren offene Schnittstellen für den Datenaustausch.

Auf Anbieterseite zeichnet sich ein Überangebot und eine bevorstehende Marktbereinigung ab.

Ab 2019: seamless Travel - Automatisierung

Künstliche Intelligenz ist in guter Qualität verfügbar und eröffnet neue Möglichkeiten wie Dynamic Packaging (Reiseleistungen werden erst zum Zeitpunkt der Anfrage bestmöglich kombiniert) oder Spracherkennung. Systemgrenzen sind nur noch begrenzt relevant.

Das Smartphone wird zum permanenten Begleiter der Reisenden. Chatbots und KI werden in den mobilen Geräten integriert und geben alle wichtigen Informationen, etwa über alternative Reisemöglichkeiten bei Störungen im Reiseplan. Die Reisewelt kann vollständig vernetzt werden.