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Travel Management Consulting Netzwerk

Dienstreisen nach der Corona-Zeit

Willkommen in der expenseBrain Lounge

Die aktuelle Lage hat alles geändert. Bisherige Konzepte funktionieren nicht mehr. Neue Antworten werden benötigt. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir die Welt nach der Krise gestalten können und wollen.

Unsere expenseBrain Lounge findet in loser Folge statt und dient zum fachlichen Austausch. Teilnehmer sind Travel Manager und Prozessverantwortliche aus verschiedenen Unternehmen und Branchen. Die Lounge verfolgt keine kommerziellen Interessen. Für Anbieter und Beraterkollegen haben wir daher gesonderte Termine.

Was ändert sich? Was lief richtig? Was war falsch?

Was passiert am Anbietermarkt? Welche Auswirkungen hat Corona auf Mobilität?

Diskutieren Sie mit uns und anderen Travel Managern!

Wir freuen uns auf angeregte Diskussionen!

Auf dieser Seite

Unsere beliebte virtuelle Serie geht weiter.

Wir bieten eine Plattform für aktiven Austausch und möchten wertvolle Inhalte teilen. In kleinem Kreis besprechen wir interessante Themen mit unserem Team und externen Referenten.

18.02., 14:00: Geschäftsreisen 2021 - Wie schätzen Reisedienstleister die Situation ein? Wie begegnen sie den Herausforderungen? Diskutieren Sie mit unseren Gästen Volker Fiegen (InterContinental Hotels Group) und Thorsten Lettnin (United Airlines).

Das Leben mit der Pandemie ist mittlerweile zur Gewohnheit geworden – auch wenn diese sicher niemand liebgewonnen hat.

Gesundheitsbestimmungen, Hygienekonzepte, Test- und Impfnachweise sind schon länger in der Umsetzung oder Diskussion. Eine abschließende, einheitliche Regelung für alle Beförderungsmittel Destinationen oder Unterkunftstypen ist Stand heute aber noch nicht in Sicht.

Wie gehen die Reisedienstleister mit dieser Situation um? Welche Herausforderungen müssen bewältigt werden? Welchen Einfluss und welche Gestaltungsmöglichkeiten haben Dienstleister in dieser Situation? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den Reisenden und Travel Managern? Und wie schätzen die Reiseprofis die Entwicklung im laufenden Jahr ein.

Wir freuen uns, mit Volker Fiegen (Senior Key Account Director, InterContinental Hotels Group IHG) und Thorsten Lettnin (Director Sales Continental Europe & India, United Airlines), zwei hochrangige Vertreter der Hotellerie und Airlineindustry für unseren 11. Lounge-Termin als Gäste gewonnen zu haben.

Seien Sie dabei: Erfahren Sie wie Industrieprofis die Situation einschätzen, tauschen Sie sich mit ihnen. uns und anderen Travel Manager*innen zu diesen Themen aus und teilen auch Sie Ihre Fragen und Erfahrungen mit uns.

Wir freuen uns auf Ihre aktive Teilnahme.

Herzlichst,

Christian Elsässer

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Zusammenfassung Staffel 2

In unserer zweiten Staffel der Lounge befassen wir uns mit einem Ausblick auf die neue Normalität der Dienstreisen.

Wie gestalten Sie jetzt und wie sehen Sie zukünftig den Einkauf von Reiseleistungen?

Gastredner: Andrea Zimmermann, btm4u

Wie gehen Sie aktuell vor und welche Erfahrungen konnten Sie bereits sammeln? Mit welchen Unwägbarkeiten haben Sie zu kämpfen? Worauf können Sie sich einstellen? Welche Chancen sehen Sie jetzt auf den Markt zuzugehen? Haben Sie die Zeit genutzt, Ihre voraussichtlichen Reisevolumen für 2021 und danach zu analysieren?

Wie sind die Auswirkungen von CoVid-19 auf Art und Menge der Dienstreisen?

Gastredner: Inge Pirner, VDR

Gemeinsam mit Inge Pirner, Travel & Fleetmanagerin bei der DATEV eG und Vizepräsidentin des VDR, haben wir einen Ausblick auf die Situation und die Entwicklung der Geschäftsreisen gewagt.

Grundsätzlich wurde betont, dass die Pandemie eine deutliche Auswirkung auf die Geschäftsreiseaktivät der Unternehmen hat. Dies hat sich auch im Anschluss in der Diskussion der Teilnehmer gezeigt.

Wie nachhaltig und dauerhaft diese Entwicklung ist scheint aber unklar. Klar ist, dass Geschäftsreisen zum Business-Alltag dazugehören und für viele Zwecke der Zusammenarbeit unverzichtbar sind. Dies sei auch dann gültig, wenn wir das signifikant gestiegene Volumen an Online-Besprechungen ins Kalkül ziehen.

Es ist jedoch wichtig, bereits heute die Weichen für eine verantwortungsvolle Geschäftsreisetätigkeit zu stellen. Ein dauerhaftes Ausweichen auf Reisen mit dem Auto, ist ökologisch nicht vertretbar. Und es werden auch nicht alle Reisen mit der Bahn durchführbar sein, die darüber hinaus noch mit der Umsetzung eines Hygienekonzeptes zu kämpfen hat.

Die teilnehmenden Travel Manager beurteilen die Situation grundsätzlich ähnlich, wenn auch mit Unterschieden. Es wurde klar. dass die aktuellen und geplanten Geschäftsreiseaktivitäten stark vom Geschäftszweck und der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens abhängig sind. Ein Automobilzulieferer geht sehr viel restriktiver mit der Durchführung von Geschäftsreisen um als ein Hersteller von medizinischen Überwachungsgeräten. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat auch dazu einen anderen Ansatz als ein mittelständischer Maschinenbauer dessen Exporttätigkeit hauptsächlich nach Asien orientiert ist.

Grundsätzlich stehen aber alle Unternehmen aktuell vor der Herausforderung der Reisedurchführung. Es besteht Unsicherheit hinsichtlich der Planung und Durchführbarkeit von Geschäftseisen. Die Reisebüros können hierbei unterstützen, jedoch muss sehr viel mehr Aufwand in die Reiseplanung gesteckt werden, den sich die Reisebüros auch vergüten lassen.

Das Fazit dieser Lounge: Das Gesicht der Geschäftsreise hat sich deutlich verändert. Die Einschränkungen und Sparmaßnahmen überwiegen deutlich den positiven Ausblick. Auch nach erfolgreicher Impfphase der globalen Bevölkerung wird nicht mit einem sprunghaften Anstieg der Geschäftsreiseaktivität gerechnet – vielmehr werden neben den üblichen ökonomischen Überlegungen, ökologische Auswirkungen und grundsätzliche Sinnhaftigkeit von Geschäftsreisen stärker hinterfragt und in den Entscheidungsprozess eingebunden.

Zusammenfassung Staffel 1

Die expenseBrain Lounge wurde ins Leben gerufen, um Travel Managern und Branchenexperten einen kostenlosen und neutralen Austausch zu ermöglichen. In diesem Video fassen wir die Ergebnisse der ersten Termine von April bis August 2020 zusammen.

Gemeinsam mit Inge Pirner, Travel & Fleetmanagerin bei der DATEV eG und Vizepräsidentin des VDR, haben wir einen Ausblick auf die Situation und die Entwicklung der Geschäftsreisen gewagt.

Grundsätzlich wurde betont, dass die Pandemie grundsätzlich eine deutliche Auswirkung auf die Geschäftsreiseaktivät der Unternehmen hat. Dies hat sich auch im Anschluss in der Diskussion der Teilnehmer gezeigt.

Wie nachhaltig und dauerhaft diese Entwicklung ist scheint aber unklar. Klar ist, dass Geschäftsreisen zum Business-Alltag dazugehören und für viele Zwecke der Zusammenarbeit unverzichtbar sind. Dies sei auch dann gültig, wenn wir das signifikant gestiegene Volumen an Online-Besprechungen ins Kalkül ziehen.

Es ist jedoch wichtig, bereits heute die Weichen für eine verantwortungsvolle Geschäftsreisetätigkeit zu stellen. Ein dauerhaftes Ausweichen auf Reisen mit dem Auto, ist ökologisch nicht vertretbar. Und es werden auch nicht alle Reisen mit der Bahn durchführbar sein, die darüber hinaus noch mit der Umsetzung eines Hygienekonzeptes zu kämpfen hat.

Die teilnehmenden Travel Manager beurteilen die Situation grundsätzlich ähnlich, wenn auch mit Unterschieden. Es wurde klar. dass die aktuellen und geplanten Geschäftsreiseaktivitäten stark vom Geschäftszweck und der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens abhängig sind. Ein Automobilzulieferer geht sehr viel restriktiver mit der Durchführung von Geschäftsreisen um als ein Hersteller von medizinischen Überwachungsgeräten. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat auch dazu einen anderen Ansatz als ein mittelständischer Maschinenbauer dessen Exporttätigkeit hauptsächlich nach Asien orientiert ist.

Grundsätzlich stehen aber alle Unternehmen aktuell vor der Herausforderung der Reisedurchführung. Es besteht Unsicherheit hinsichtlich der Planung und Durchführbarkeit von Geschäftseisen. Die Reisebüros können hierbei unterstützen, jedoch muss sehr viel mehr Aufwand in die Reiseplanung gesteckt werden, den sich die Reisebüros auch vergüten lassen.

Das Fazit dieser Lounge: Das Gesicht der Geschäftsreise hat sich deutlich verändert. Die Einschränkungen und Sparmaßnahmen überwiegen deutlich den positiven Ausblick. Auch nach erfolgreicher Impfphase der globalen Bevölkerung wird nicht mit einem sprunghaften Anstieg der Geschäftsreiseaktivität gerechnet – vielmehr werden neben den üblichen ökonomischen Überlegungen, ökologische Auswirkungen und grundsätzliche Sinnhaftigkeit von Geschäftsreisen stärker hinterfragt und in den Entscheidungsprozess eingebunden.

Wie verändern sich die Aufgaben des Travel Managers mit CoVid-19

Gastredner: James Küng

Im Unternehmen hat sich bereits vor 2-3 Jahren die Frage gestellt, wie die Reisebewegung reduziert werden kann, da sehr viele Meetings intern stattfinden. Ausgelöst durch Corona arbeiten heute bereits wesentlich mehr Mitarbeiter im Home Office. Das Reisevolumen geht zurück. Insofern macht es Sinn, die Rolle des Travel Managers durch weitere Elemente anzureichern.

Die Rolle wandelt sich zum Collaboration Manager und verändert die Inhalte der Arbeit:

Technologielösungen und Prozessoptimierungen bleiben erhalten (z.B. Implementierung einer OBT). Parallel ist aber mehr Arbeit zur Koordination und für Lösungen zur Kommunikation zu erwarten. Es geht darum, die Kollaboration so einfach und angenehm wie möglich zu machen. Unternehmensziele bleiben im Fokus, nicht nur wirtschaftliche, sondern auch soft factors.

Im Unternehmen gibt es eine große Kooperationsbereitschaft anderer Bereiche außerhalb des Travel Managements, an dem Thema zu arbeiten. Je nach Unternehmen mag es zu Überschneidungen mit anderen Fachbereichen kommen, die erst geklärt werden müssen.

Zur Ermittlung, ob eine Reise wirklich notwendig ist, verwendet das Unternehmen auch bereits seit einiger Zeit einen (manuellen) Entscheidungsbaum Eine technische Lösung gibt es für diese Fragestellung noch nicht, auch keine gezielte Zusammenarbeit mit einem Technologie Provider. Das Mindset der Reisenden ist entscheidender.

Well being ist bereits ein Thema seit Jahren und aufgrund von Corona sehr präsent. Im Unternehmen wird dem Reisenden immer weniger vorgeschrieben, wie er reisen darf. Es wird dem Reisenden überlassen, was genau der Bedarf ist. Durch Meßsysteme wurden Veränderungen bei den Durchschnittspreisen festgestellt, die aber nicht negativ zu deuten sind.

Eine eigenentwickelte Door to Door App bietet eine gute Möglichkeit, seine Reiseoptionen zu verstehen und anstelle per Flugzeug anders zu reisen.

Wie verändern sich die Entscheidungen rund ums Reisen?

expenseBrain hat eine Bewertungsmatrix zur Evaluierung der Notwendigkeit einer Geschäftsreise ausgearbeitet und stelt diese vor.

Kundenfeedback: Die Methodik allein ist nicht ausreichend. Ziel ist, mit passenden Anbietern deren Dienstleistung in bestehende Prozesse und Technologielösungen zu integrieren. Noch ist nicht bekannt, welcher Anbieter eine spruchreife Lösung anbieten kann.

Unternehmen stellen von passiven auf aktive Genehmigungsprozesse um, da die Fragestellung nach der Notwendigkeit der Reise durch Covid 19 noch entscheidender geworden ist. „Quick Assessment“ Prozesse sind teilweise bereits intern definiert und implementiert worden. Wenn vorhanden, sind Bereiche wie Konzernsicherheit, Betriebssicherheit und Gesundheitswesen verantwortlich und hinsichtlich der Risiko Klassifizierung und Regeln zur Genehmigung zu involvieren.

Informationen zu Einreisebestimmungen und Gesundheitswesen werden, wenn möglich, sofort im aktuellen (Genehmigungs)Prozess und vorhandenen Technologie Lösungen mit eingebunden (z.B. in OBT, Verlinkungen in Sharepoint etc). Auch wird es weiterhin Reisen geben, die keine Genehmigung erfordern.

Reisegenehmigungen werden nicht (mehr) ausschließlich von Vorgesetzten erteilt. Bereiche wie HR, Betriebsärzte, Steuerexperten o.a. müssen hinzugezogen werden.

Herausfordernd bleibt, aktuellste und verbindliche Informationen zu den verschiedenen Ländern und deren Bedingungen zu erhalten. Informationen von heute können morgen schon obsolet sein.

Unternehmen lernen aus der Krise und werden zukünftig weiterhin deutlich mehr Meetings virtuell abhalten. Investiert wird in verbesserte Tools, um für Flexibilität und Stabilität virtueller Meetings zu sorgen.

Es wurde von positiven Erfahrungen mit Anbietern wie z.B. „Bluejeans“ (Kapazität von bis zu 15.000 Teilnehmer) berichtet. Virtuelle Meetings funktionieren!

Nicht an allen Standorten ist virtuelles Arbeiten ohne Probleme möglich, weil technische Ausstattung (Notebooks) fehlen und noch aufgerüstet werden muss.

Vermehrte Home Office Tätigkeit führt zu Desk Sharing in den Büros, was nicht den Covid 19 Regeln entspricht. Wünschenswert wäre eine Buchung eines virtuellen Meetings direkt im Buchungstool. Wird eine Buchungsanfrage für nicht erforderlich gewertet, wird der Prozess für die Buchung des virtuellen Meetings gleich gestartet.

Neue Mobilitätskonzepte, Reisevolumen in der Zukunft: Aktuell beobachten wir einen deutlichen Shift auf den Pkw oder den Mietwagen als Reisemittel. Zukünftig ist wieder mehr Verkehr und damit Staus auf den Straßen zu erwarten, Unklar ist noch, inwieweit das Thema Home Office dieser Problematik entgegen wirken wird.

Es wird seitens aller Teilnehmer mit weniger Reisen gerechnet, was Auswirkungen auf alle beteiligten Anbieter hat (TMC, OBT Provider, Expense Anbieter)

Die Branche ist aktuell fokussiert auf den „restart“ der Reisen, aber wir wissen nicht, wie genau sich das Reisen eigentlich in der Zukunft gestaltet.

Fazit:

Corona löst weiterhin in allen Unternehmen erforderliche Anpassungen und damit vielfältige Aufgaben aus. Je nach Unternehmenskultur werden leicht differenzierte Wege eingeschlagen. Das Wohl der Mitarbeiter steht immer im Fokus. Prozessanpassungen sind erforderlich. Technologielösungen werden noch vermisst. Kurzarbeit und nicht erreichbare Partner oder Experten erschweren die Situation.

Viren und Ängste, Politiker und Mediziner – wie geht es weiter?

Gastredner: Prof. Dr. Alexander Dingeldey von der DHBW Ravensburg.

Rationalität versus Irrationalität

Uns ging es nie besser: vielfach weniger Hungertote, höhere Lebenserwartung, Europa als Reiseweltmeister, weniger Terroropfer, ...

Vergleicht man Zahlen von Todesfällen, sterben noch immer mehr Menschen in Deutschland pro Tag an Unfällen im Haushalt als an Corona. Tödliche Krankheiten wie verschiedene Grippewellen, Masern, Malaria, Alkohol, Krankenhauskeime und andere fordern statistisch gesehen mehr Tote.

Die irrationale Seite des Menschen lässt uns mit einem Mundschutz sicherer fühlen, auch wenn Virologen einer anderen Meinung sind. Die Medien unterstützen unsere Ängste, da fast nur noch ausschließlich über Corona berichtet wird.

Die (schwierige) Rolle der Travel Manager

Der Travel Manager ist umgeben von unterschiedlichsten Stakeholdern, die an ihm zerren.

Verschiedene Wissenschaftler, die sich inhaltlich nicht einmal einig sind.

Politiker, die in den Ländern mit verschiedenen Haltungen aufwarten.

Leistungsträger, von denen wir nicht wissen, wer die Krise überstehen wird.

Reisende, die Ängste haben.

Wie können wir in Zukunft reisen? Als neue Themen erfordern Sicherheits- und Hygienekonzepte, neue Einreisebestimmungen, verringerte Verfügbarkeit von Verkehrsmitteln, Quarantänebestimmungen und Ansteckungsrisiken veränderte und verbesserte Prozesse.

Bisherige Notfallpläne funktionieren nicht mehr, da einige Grundannahmen nicht mehr erfüllt sind.

Besondere Fragestellungen, die in Zukunft wichtig werden: wie zuverlässig sind Corona (Schnell-) Tests? Welche Flugtarife machen in Zukunft mehr Sinn? Welche Hygienepläne sind realistisch? Welche Guidelines muss das Unternehmen erstellen oder anpassen? Welcher meiner Partner ist aktuell überhaupt erreichbar?

Wie schnell vergisst der Mensch?

Nach Terroranschlägen dauert es ca. 2 Jahre bis eine Destination wieder besucht wird. Der Mensch ist gut im Vergessen und Verdrängen, Medien sind ein großer Beeinflusser.

Fazit: Corona selbst wird voraussichtlich schneller wieder vergessen als die Beeinflussung der wirtschaftlichen Situation.

Heute ist die ganze Welt ein Hotspot!

Gastsprecher: Niklas Zeller, CEO viselio (Visa-Service Unternehmen)

Zusätzliche Aufgaben in der Verwaltung für Beantragung oder Dokumentation von Dienstreisen warten auf die Unternehmen. Für die Erlaubnis zu Einreise und Transit werden Gesundheitsinformationen künftig eine erhebliche Rolle spielen. Nicht alle bisherigen Anbieter und Strecken werden wie gewohnt zur Verfügung stehen.

Staaten werden gegenseitig neue Vertrauenslevel einführen, welche die Einreise durch Dokumentations- und Nachweispflichten erschweren werden. Unterwegs wird es an mehreren Stellen Gesundheitschecks geben, beispielsweise auch beim Boarding oder Betreten von Gebäuden.

Bluttests, Temperaturmessungen, Fragebögen, gesonderte Betrachtung und Befragung von Risikogruppen wurden bereits innerhalb kürzester Zeit Realität. Aber wie zuverlässig ist ein Schnelltest aus einheimischer Produktion? Und wie kann der Reisende es schaffen, einen Nachweis nicht älter als 24 Stunden bis 4 Tage vorweise zu können? Wie werden die Bedingungen für einen Antikörpertest, einen Immunitätsnachweis, zugelassene Labore, nationale Regelungen und/oder internationale Akzeptanz (Formate, Sprache, Beglaubigung) sein?

Zu erwarten für Einreisen in viele Länder sind neue Krankenversicherungsnachweise, die auch Leistungen wie 4 Wochen Intensivbehandlung abdecken. Viele Länder werden nur Nachweise akzeptieren, die sie für ihr Land als gut bewertet haben.

Reisen wird massiv erschwert.

Der Reisende wird mehr und neue Dokumente benötigen. Die entsprechenden Anforderungen werden sich zunächst ständig ändern. Der Aufwand zur Beschaffung aktueller Informationen ist enorm! Reisende werden gefordert sein, andere, neue Informationen und sensible Gesundheitsdaten von sich preiszugeben.

Reisen werden gänzlich durch virtuelle Meetings ersetzt. Die Erfahrungen zur virtuellen Zusammenarbeit sind überraschend positiv. Das Volumen der Gesamtreisen wird auch langfristig deutlich abnehmen. Anforderungen an Reisende werden jedoch zunehmen.

Intensivere Kooperation zwischen dem Travel Management und dem HR Bereich wird zwingend erforderlich. Fürsorge und Vorsorge mit den neuen Prozessen Duty of Care, Risk Management und Travel Insurances müssen zunehmen. Neue Elemente müssen in den End-to-End Geschäftsreiseprozess eingebunden werden. Der Travel Manager wird stärker gefordert werden. Neue Richtlinien sind erforderlich.

Arbeitgeber müssen sich fragen, wie sie sich hinsichtlich des Datenschutzes aufstellen. Welche Informationen müss(t)en Arbeitnehmer preisgeben? Reisende benötigen künftig auch einen konkreten Ansprechpartner während der Reise.

Die Notwendigkeit von Reisen muss künftig intensiv bewertet werden. Kein Reisender kann zur Reise gezwungen werden.

Hygienevorschriften und -lösungen werden ab sofort ausschlaggebend für die Auswahl von Hotels und Beförderungsmitteln sein.

Und erneut die Frage: welche der heutigen Anbieter werden die Krise überleben und damit für zukünftige Kooperationen und Leistungen überhaupt noch zur Verfügung stehen?

Luftfahrt in der Krise

Lassen Sie uns gemeinsam über die Auswirkungen des Stillstands auf die Anbieter und Ihr Angebot sein könnten. Wird es noch alle Anbieter, Strecken und Frequenzen geben? Und wie können Unternehmen und deren Reisende darauf reagieren?

Die Handhabung von Erstattungen durch die Airlines ist unbefriedigend. Die Kommunikation ist schwierig, die Prozesse sind umständlich.

Die Erkenntnis, dass viele Airlines keine oder nur wenig Rücklagen haben, ist überraschend und erschütternd. Airlines sind nicht in der Lage, die Verluste wieder einzuholen, da in 2020 kaum mehr mit (internationalem) Flugverkehr zu rechnen ist.

Unternehmen werden darüber nachdenken, Geschäft weiterhin virtuell abzudecken, was nur weiter die negative Entwicklung des Flugverkehrs verschärft.

Für die Hotellerie wird "das grosse Beben" noch erwartet. Bis zu 50% der Hotels werden nicht überleben.

Die meisten TMCs sind in Kurzarbeit und teilweise nur schwer erreichbar. Travel Manager müssen Aufgaben des Reisebüros übernehmen. Aber wo liegt denn dann der Mehrwert? Die gängigen Preismodelle verursachen für die TMCs eine äusserst schwierige Situation. Dennoch sollten TMCs die Zeit nutzen und an der Weiterentwicklung Ihrer digitalen Arbeitsweise und Ihres Geschäftssmodells arbeiten.

Das Geschäftsreisevolumen wird signifikant sinken.

Virtuelle Meetings können als Ersatz genutzt werden und werden beibehalten, wenn das Reisen teurer und aufwändiger wird und länger dauert.

Die aktuelle Situation wirft auch die Frage auf, wie künftig bewertet werden kann, ob eine Reise überhaupt stattfinden muss. Viele Unternehmen lernen gerade, dass Videokonferenzen auch mit vielen Teilnehmern problemlos möglich sind. Eine OBT sollte als Alternative gleich ein virtuelles Meeting mit anbieten. Virtuelle Meetings können jedoch nicht für alle Reisegründe eine Alternative sein.

Auch Home Office ist für viele Unternehmen neu. Persönlicher Austausch am Standort wird weiterhin als wichtig erachtet, die Zukunft scheint im Mix aus Home Office und Büro zu liegen.

Durch weniger Reisen steigen Effizienz und Produktivität. Damit kann dem Fachkräftemangel entgegen gearbeitet werden.

Für die Zukunft werden nur 30%, maximal 80% der bisherigen Reisen erwartet.

Reisende werden aus Sicherheitsgründen und Hygiene wieder vermehrt auf den eigenen PKW oder einen Mietwagen ausweichen. Der Verkehr wird wieder auf die Straße verlegt. Noch ist das gut möglich, weil durch die Ausgehbeschränkungen die Straßen leer sind. Mobilitätskonzepte müssen daher neu betrachtet und bewertet werden. Was ist das richtige Verkehrsmittel für wen zu welchem Zweck?

Was haben Sie gemacht? Wie haben Sie reagiert? War das gut und rechtzeitig, oder würden Sie heute anders reagieren?

Fehlende Kulanz der Hotels bei gebuchten Räumen und Seminaren sorgt für Unmut, auch wenn Verständnis für die Lage der Hotels vorhanden ist.
Wie kann künftig der Mindestabstand in Tagungsräumen eingehalten werden?

Es gibt derzeit keine Lösung für die Versteuerung zur nicht nutzbaren BahnCard 100.

Preise werden eher steigen, da weniger Anbieter zur Verfügung stehen werden.

Mobilität verschiebt sich weg vom ÖPNV wegen Gesundheitsrisiken.

Neue Verhaltensregeln für Reisende werden entstehen.

Die Vorbereitung von Reisen wird komplexer, da für die Einreisebestimmungen auch medizinische Themen berücksichtigt werden müssen.

Reisebeschränkungen

Reisen werden schwieriger! Bereiten Sie sich auf neue Hürden bei Einreise, Rückreise und im Transit vor.

Zu den Einreisebestimmungen kommen neben Visa und Arbeitserlaubnis jetzt auch medizinische Zeugnisse hinzu, die fallweise beschafft werden müssen. Ihre Mitarbeiter werden aktuelle Gesundheitszeugnisse mitführen müssen. Die Erlaubnis zum Betreten von Gebäuden oder Verkehrsmitteln wird an spontanen Gesundheitstests unterwegs festgemacht werden.

Mobilität wird eingeschränkt: medizinische Zugangskontrollen bei Einreise, aber auch am Flughafen oder Bahnhof können sehr schnell Alltag werden. Die Änderung kann spontan "jederzeit" erfolgen, was die Reiseplanung und den Reiseverlauf erschwert. Auch muss jederzeit sichergestellt sein, dass die Reisenden über Änderungen informierbar sind.

Bei der Bewertung von Reiserisiken ist nicht mehr nur das Zielland zu bewerten, sondern auch der Weg dorthin. Reiseziele und Reisestrecken müssen dokumentiert sein, um im Krisenfall Risiken erkennen und bewerten zu können. Und Reisende aus bestimmten Zielländern haben vielleicht besondere Bedingungen bei der Wiedereinreise. Spannend wird damit auch die Frage, unter welchen Bedingungen Sie wieder zurück nach Hause dürfen.

Als Probleme werden sich zwei Situationen herausstellen: nicht alle Tests werden von allen beteiligten Stellen akzeptiert, und die Bedingungen können sich spontan auch während der Reise ändern. Der Aufwand wird erheblich!

Reiseanbieter

Nicht alle Anbieter werden überleben.

Für den Reisenden ergeben sich dadurch längere Wege und Reisezeiten, da nicht mehr alle Strecken auf der gewohnten Route oder im bisherigen Takt bedient werden. Nicht alle bisher gewohnten Leistungen werden verfügbar sein. Es wird weniger Auswahl an Anbietern und Servicestufen geben. Öffnungszeiten sind vor allem in den Randzeiten reduziert. Aufgrund der Hygienebestimmungen ergeben sich an vielen Punkten während der Reise neue Wartezeiten.

Bye Bye, Airline

Fluggesellschaften werden weniger, die verbleibenden haben Ihre Flotten um ca. 40% geschrumpft. Ganz klar: nicht alle bisherigen Direktverbindungen können wieder angeboten werden. Auch die Rennstrecken werden nicht mehr in der bisherigen Frequenz bedient. Umsteigeverbindungen werden häufiger. Und die Preise werden steigen, da das Angebot insgesamt knapper ist und weniger Wettbewerb auf den Strecken herrscht.

Ob gewährte Staatshilfen langfristig das Überleben sichern können, ist nochmal eine ganz andere Frage. Nicht gewährte Staatshilfen können in sofortiger Einstellung enden - wie bei South African oder Virgin Australia.

Mobilität

Car Sharing Dienste sind stark betroffen. Verbleibende Anbieter werden Ihre Flotten und Service Gebiete geschrumpft haben. Es wird damit schwieriger, Car Sharing Dienste sinnvoll geschäftlich nutzen zu können.

Öffentliche Verkehrsmittel werden weniger genutzt werden. Reisende und Pendler werden unnötige Wege vermeiden, aber auch aus hygienischen Befürchtungen auf den Individualverkehr umsteigen. Bei Dienstreisen wird es sicherlich auch eine Verschiebung geben: bei der Mittelstrecke vom Flugzeug auf die Bahn, bei Kurzstrecken von der Bahn zum Mietwagen.

Apropos Bahn: im April gab es nur noch 15% Fahrgäste, aber trotzdem waren nur 82% der Züge pünktlich. Reife Leistung.

Hotels

Hotels haben oft gar keine andere Wahl als den Betrieb "irgendwie" weiterzuführen. Dummerweise hat das Verhalten einiger Hotels bei Stornierungen (vor allem bei Meetings) für erhebliche Verärgerung bei vielen Firmenkunden geführt. Für diese Hotels wird es nach der Krise schwierig, das Vertrauen zurückzugewinnen. In Zukunft werden also weniger Gäste unterwegs sein. Die Folge sind fallende Preise, eventuell aber gebunden an Einschränkungen bei der Stornierung.

Aus Kundensicht können wir nur empfehlen, die Nutzung stornierbarer Raten zumindest bei Auslandsreisen auch in der Reiserichtlinie festzuschreiben. Es kann in Zukunft nicht verlässlich sichergestellt werden, dass Ihr Mitarbeiter sein Ziel erreicht.

Nicht noch ein Beitrag zu COVID-19

Viele Beiträge und Einschätzungen zur Corona Pandemie und der Auswirkung auf den Geschäftsreisebereich bestimmen aktuell die Medien. Unsere Message: Verirren Sie sich nicht allein in den Corona Herausforderungen und Einschränkungen. Nutzen Sie die Zeit und das Potenzial Ihr Travel Management für morgen zu rüsten.

Informationen fehlen

Umfassende Informationen für die Planung und Durchführung von Geschäftsreisen sind (noch) nicht verfügbar.

Einreise

Einreisebestimmungen wurden nach Ausbruch der weltweiten Pandemie deutlich restriktiver gefasst. EU- und Schengen-Grenzen haben keine einheitliche Regelung für Ein- und Ausreisen gefunden, was in Anbetracht der unterschiedlichen Pandemieverläufe verständlich ist. Trotz der Aufhebung der Reisewarnung für Länder des europäischen Wirtschaftsraums ist bis heute nicht klar, welcher Staatsbürger aus welchem Grund in ein Land einreisen darf und ob er sich nach der Ein- bzw. Rückreise in eine mindestens 14-tägige Quarantäne begeben muss. Es ist nicht abschließend geregelt, wann die jeweiligen Staaten die Einreisebestimmungen lockern werden und an welche Bedingungen und Reisegründe diese geknüpft sind.

Hygiene

Hygienerichtlinien für die verschiedenen Leistungsbereiche werden aktuell entwickelt (Hotels, Fluggesellschaften, Bahn, etc.), sind aber noch nicht durchgehend harmonisiert. Ein Lichtblick stellen die Empfehlungen der EASA und ECDC dar (hier Link zum Dokument), die einen Handlungsrahmen für Airlines hinsichtlich der Hygiene an Bord abstecken. Erste Berichte zeigen, dass Ideen, darunter ein freier Mittelplatz, mit wachsender Reisetätigkeit nicht realistisch sind. Hotelketten und Branchenverbände (DEHOGA) haben Standards erarbeitet, hierzu ist eine landesübergreifende Regelung jedoch ausstehend. Ob diese Konzepte nur auf dem Papier bestehen, oder auch gelebt werden und langfristig Bestand haben, wird uns die Zukunft zeigen.

Dokumentation

Es wird äußerst spannend, inwiefern Nachweise zum Gesundheitszustand (Antikörpertests), Krankenversicherungsdeckung und Bewegungsprofile ein geforderter Bestandteil von (Einreise-) Dokumentationen werden. Interessante Gedanken hierzu finden Sie hier. Sowohl von Reisenden als auch von Travel Managern wird ein Spagat zwischen gesundheitlicher Dokumentation und bestehendem Datenschutz gefordert.

Neue Prozesse erforderlich

Neue Anforderungen an Systeme und Prozesse sind dringend nötig, können aber derzeit von keinem System korrekt abgebildet werden. Weitere Angaben für die Profile der Reisenden sind erforderlich, können im Moment aber nirgends erfasst, gespeichert oder verarbeitet werden. Anbieter setzen derzeit auf eine vollständig manuelle Verarbeitung von Buchungsdaten, um dem Kunden die notwendigen Informationen und Dokumente zu beschaffen.

Keiner der Anbieter oder deren Systeme können derzeit die erforderlichen Informationen in der Ergebnisliste einer Suchanfrage anzeigen. Wesentliche Informationen, die eine Kaufentscheidung beeinflussen können (bspw. bei Umsteigeverbindungen und erforderlichen Transitbestimmungen), stehen dem Reisenden vor Buchung nicht integriert zur Verfügung. Eine Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich der Gesundheitsrisiken wird nicht integriert und muss über externe Quellen recherchiert werden. Dies sollte in einem Genehmigungsverfahrung für eine Dienstreise ein relevantes Kriterium sein.

In Zukunft wird eine Beurteilung, ob eine Geschäftsreise erforderlich oder sinnvoll ist, vor der Buchung zu treffen sein. Geeignete Methoden zur Messbarkeit des Nutzens einer Dienstreise existieren bisher aber noch nicht.

Die Pandemie beschleunigt

In den vergangenen drei Monaten sind viele Dinge passiert, die unser Leben nachhaltig verändert haben. Aber fast alle Veränderungen wären in den kommenden drei bis fünf Jahren ohnehin eingetreten. Die Pandemie lenkt jetzt vielleicht auch das Augenmerk auf die großartigen Potentiale, um den Travel Management Prozess zu optimieren.

Künstliche Intelligenz ist heute in der Lage, eine Vielzahl der Reiseprozesse zu optimieren und bietet echte Mehrwerte für den Reisenden und den Travel Manager. Eine automatische Prüfung von Reiseabrechnungen, die Vorhersage von Preissenkungen durch eine Verschiebung des Ticketing-Zeitpunktes bei Flugreisen oder das Hedging von Auslandswährungen auf einer virtuellen Kreditkarte gelten als Paradebeispiele für die Nutzung von künstlicher Intelligenz im Travel Management. Eine Vielzahl von neuen Modellen und innovativen Anbietern stehen bereit, um den Geschäftsreiseprozess nachhaltig zu verändern und dem Travel Management dadurch wichtige Freiräume zu schaffen.

Auch die Digitalisierung von Belegen erfährt durch die zunehmende Home Office Nutzung einen echten Schub. Seit November 2019 ist dies generell zulässig.

Denken Sie schon heute über mögliche Optimierungen Ihrer Travel Management Prozesse und Lösungen nach. Nutzen Sie die Zeit der aktuellen Neuorientierung, um der der Corona Pandemie gerecht zu werden, um Innovationen von morgen bereits mit anzudenken und einzuflechten. Wir helfen gerne. Bleiben Sie gesund!

Gestalten Sie jetzt die Zukunft Ihrer Dienstreisen

expenseBrain schafft Erfolg. Wir sind Deutschlands größte anbieterneutrale Beratung für den Travel Management Prozess und helfen unseren Kunden dabei, besser zu werden.

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