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Travel Management Consulting by expenseBrain

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Die expenseBrain Lounge

Travel Management Networking mit Kollegen

Lounge 2022

Unsere beliebte virtuelle expenseBrain Travel Networking Lounge findet auch 2022 wieder statt. Teilnehmer sind Travel Manager und Prozessverantwortliche aus verschiedenen Unternehmen ...

Zusammenfassung Staffel 2 (2020)

In unserer zweiten Staffel der Lounge befassen wir uns mit einem Ausblick auf die neue Normalität der Dienstreisen.

Wie gestalten Sie jetzt und wie sehen Sie zukünftig den Einkauf von Reiseleistungen?

Gastredner: Andrea Zimmermann, btm4u

Wie gehen Sie aktuell vor und welche Erfahrungen konnten Sie bereits sammeln? Mit welchen Unwägbarkeiten haben Sie zu kämpfen? Worauf können Sie sich einstellen? Welche Chancen sehen Sie jetzt auf den Markt zuzugehen? Haben Sie die Zeit genutzt, Ihre voraussichtlichen Reisevolumen für 2021 und danach zu analysieren?

Wie sind die Auswirkungen von CoVid-19 auf Art und Menge der Dienstreisen?

Gastredner: Inge Pirner, VDR

Gemeinsam mit Inge Pirner, Travel & Fleetmanagerin bei der DATEV eG und Vizepräsidentin des VDR, haben wir einen Ausblick auf die Situation und die Entwicklung der Geschäftsreisen gewagt.

Grundsätzlich wurde betont, dass die Pandemie eine deutliche Auswirkung auf die Geschäftsreiseaktivät der Unternehmen hat. Dies hat sich auch im Anschluss in der Diskussion der Teilnehmer gezeigt.

Wie nachhaltig und dauerhaft diese Entwicklung ist scheint aber unklar. Klar ist, dass Geschäftsreisen zum Business-Alltag dazugehören und für viele Zwecke der Zusammenarbeit unverzichtbar sind. Dies sei auch dann gültig, wenn wir das signifikant gestiegene Volumen an Online-Besprechungen ins Kalkül ziehen.

Es ist jedoch wichtig, bereits heute die Weichen für eine verantwortungsvolle Geschäftsreisetätigkeit zu stellen. Ein dauerhaftes Ausweichen auf Reisen mit dem Auto, ist ökologisch nicht vertretbar. Und es werden auch nicht alle Reisen mit der Bahn durchführbar sein, die darüber hinaus noch mit der Umsetzung eines Hygienekonzeptes zu kämpfen hat.

Die teilnehmenden Travel Manager beurteilen die Situation grundsätzlich ähnlich, wenn auch mit Unterschieden. Es wurde klar. dass die aktuellen und geplanten Geschäftsreiseaktivitäten stark vom Geschäftszweck und der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens abhängig sind. Ein Automobilzulieferer geht sehr viel restriktiver mit der Durchführung von Geschäftsreisen um als ein Hersteller von medizinischen Überwachungsgeräten. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat auch dazu einen anderen Ansatz als ein mittelständischer Maschinenbauer dessen Exporttätigkeit hauptsächlich nach Asien orientiert ist.

Grundsätzlich stehen aber alle Unternehmen aktuell vor der Herausforderung der Reisedurchführung. Es besteht Unsicherheit hinsichtlich der Planung und Durchführbarkeit von Geschäftseisen. Die Reisebüros können hierbei unterstützen, jedoch muss sehr viel mehr Aufwand in die Reiseplanung gesteckt werden, den sich die Reisebüros auch vergüten lassen.

Das Fazit dieser Lounge: Das Gesicht der Geschäftsreise hat sich deutlich verändert. Die Einschränkungen und Sparmaßnahmen überwiegen deutlich den positiven Ausblick. Auch nach erfolgreicher Impfphase der globalen Bevölkerung wird nicht mit einem sprunghaften Anstieg der Geschäftsreiseaktivität gerechnet – vielmehr werden neben den üblichen ökonomischen Überlegungen, ökologische Auswirkungen und grundsätzliche Sinnhaftigkeit von Geschäftsreisen stärker hinterfragt und in den Entscheidungsprozess eingebunden.

Zusammenfassung Staffel 1 (2020)

Die expenseBrain Lounge wurde ins Leben gerufen, um Travel Managern und Branchenexperten einen kostenlosen und neutralen Austausch zu ermöglichen. In diesem Video fassen wir die Ergebnisse der ersten Termine von April bis August 2020 zusammen.

Gemeinsam mit Inge Pirner, Travel & Fleetmanagerin bei der DATEV eG und Vizepräsidentin des VDR, haben wir einen Ausblick auf die Situation und die Entwicklung der Geschäftsreisen gewagt.

Grundsätzlich wurde betont, dass die Pandemie grundsätzlich eine deutliche Auswirkung auf die Geschäftsreiseaktivät der Unternehmen hat. Dies hat sich auch im Anschluss in der Diskussion der Teilnehmer gezeigt.

Wie nachhaltig und dauerhaft diese Entwicklung ist scheint aber unklar. Klar ist, dass Geschäftsreisen zum Business-Alltag dazugehören und für viele Zwecke der Zusammenarbeit unverzichtbar sind. Dies sei auch dann gültig, wenn wir das signifikant gestiegene Volumen an Online-Besprechungen ins Kalkül ziehen.

Es ist jedoch wichtig, bereits heute die Weichen für eine verantwortungsvolle Geschäftsreisetätigkeit zu stellen. Ein dauerhaftes Ausweichen auf Reisen mit dem Auto, ist ökologisch nicht vertretbar. Und es werden auch nicht alle Reisen mit der Bahn durchführbar sein, die darüber hinaus noch mit der Umsetzung eines Hygienekonzeptes zu kämpfen hat.

Die teilnehmenden Travel Manager beurteilen die Situation grundsätzlich ähnlich, wenn auch mit Unterschieden. Es wurde klar. dass die aktuellen und geplanten Geschäftsreiseaktivitäten stark vom Geschäftszweck und der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens abhängig sind. Ein Automobilzulieferer geht sehr viel restriktiver mit der Durchführung von Geschäftsreisen um als ein Hersteller von medizinischen Überwachungsgeräten. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat auch dazu einen anderen Ansatz als ein mittelständischer Maschinenbauer dessen Exporttätigkeit hauptsächlich nach Asien orientiert ist.

Grundsätzlich stehen aber alle Unternehmen aktuell vor der Herausforderung der Reisedurchführung. Es besteht Unsicherheit hinsichtlich der Planung und Durchführbarkeit von Geschäftseisen. Die Reisebüros können hierbei unterstützen, jedoch muss sehr viel mehr Aufwand in die Reiseplanung gesteckt werden, den sich die Reisebüros auch vergüten lassen.

Das Fazit dieser Lounge: Das Gesicht der Geschäftsreise hat sich deutlich verändert. Die Einschränkungen und Sparmaßnahmen überwiegen deutlich den positiven Ausblick. Auch nach erfolgreicher Impfphase der globalen Bevölkerung wird nicht mit einem sprunghaften Anstieg der Geschäftsreiseaktivität gerechnet – vielmehr werden neben den üblichen ökonomischen Überlegungen, ökologische Auswirkungen und grundsätzliche Sinnhaftigkeit von Geschäftsreisen stärker hinterfragt und in den Entscheidungsprozess eingebunden.

Wie verändern sich die Aufgaben des Travel Managers mit CoVid-19

Gastredner: James Küng

Im Unternehmen hat sich bereits vor 2-3 Jahren die Frage gestellt, wie die Reisebewegung reduziert werden kann, da sehr viele Meetings intern stattfinden. Ausgelöst durch Corona arbeiten heute bereits wesentlich mehr Mitarbeiter im Home Office. Das Reisevolumen geht zurück. Insofern macht es Sinn, die Rolle des Travel Managers durch weitere Elemente anzureichern.

Die Rolle wandelt sich zum Collaboration Manager und verändert die Inhalte der Arbeit:

Technologielösungen und Prozessoptimierungen bleiben erhalten (z.B. Implementierung einer OBT). Parallel ist aber mehr Arbeit zur Koordination und für Lösungen zur Kommunikation zu erwarten. Es geht darum, die Kollaboration so einfach und angenehm wie möglich zu machen. Unternehmensziele bleiben im Fokus, nicht nur wirtschaftliche, sondern auch soft factors.

Im Unternehmen gibt es eine große Kooperationsbereitschaft anderer Bereiche außerhalb des Travel Managements, an dem Thema zu arbeiten. Je nach Unternehmen mag es zu Überschneidungen mit anderen Fachbereichen kommen, die erst geklärt werden müssen.

Zur Ermittlung, ob eine Reise wirklich notwendig ist, verwendet das Unternehmen auch bereits seit einiger Zeit einen (manuellen) Entscheidungsbaum Eine technische Lösung gibt es für diese Fragestellung noch nicht, auch keine gezielte Zusammenarbeit mit einem Technologie Provider. Das Mindset der Reisenden ist entscheidender.

Well being ist bereits ein Thema seit Jahren und aufgrund von Corona sehr präsent. Im Unternehmen wird dem Reisenden immer weniger vorgeschrieben, wie er reisen darf. Es wird dem Reisenden überlassen, was genau der Bedarf ist. Durch Meßsysteme wurden Veränderungen bei den Durchschnittspreisen festgestellt, die aber nicht negativ zu deuten sind.

Eine eigenentwickelte Door to Door App bietet eine gute Möglichkeit, seine Reiseoptionen zu verstehen und anstelle per Flugzeug anders zu reisen.

Wie verändern sich die Entscheidungen rund ums Reisen?

expenseBrain hat eine Bewertungsmatrix zur Evaluierung der Notwendigkeit einer Geschäftsreise ausgearbeitet und stelt diese vor.

Kundenfeedback: Die Methodik allein ist nicht ausreichend. Ziel ist, mit passenden Anbietern deren Dienstleistung in bestehende Prozesse und Technologielösungen zu integrieren. Noch ist nicht bekannt, welcher Anbieter eine spruchreife Lösung anbieten kann.

Unternehmen stellen von passiven auf aktive Genehmigungsprozesse um, da die Fragestellung nach der Notwendigkeit der Reise durch Covid 19 noch entscheidender geworden ist. „Quick Assessment“ Prozesse sind teilweise bereits intern definiert und implementiert worden. Wenn vorhanden, sind Bereiche wie Konzernsicherheit, Betriebssicherheit und Gesundheitswesen verantwortlich und hinsichtlich der Risiko Klassifizierung und Regeln zur Genehmigung zu involvieren.

Informationen zu Einreisebestimmungen und Gesundheitswesen werden, wenn möglich, sofort im aktuellen (Genehmigungs)Prozess und vorhandenen Technologie Lösungen mit eingebunden (z.B. in OBT, Verlinkungen in Sharepoint etc). Auch wird es weiterhin Reisen geben, die keine Genehmigung erfordern.

Reisegenehmigungen werden nicht (mehr) ausschließlich von Vorgesetzten erteilt. Bereiche wie HR, Betriebsärzte, Steuerexperten o.a. müssen hinzugezogen werden.

Herausfordernd bleibt, aktuellste und verbindliche Informationen zu den verschiedenen Ländern und deren Bedingungen zu erhalten. Informationen von heute können morgen schon obsolet sein.

Unternehmen lernen aus der Krise und werden zukünftig weiterhin deutlich mehr Meetings virtuell abhalten. Investiert wird in verbesserte Tools, um für Flexibilität und Stabilität virtueller Meetings zu sorgen.

Es wurde von positiven Erfahrungen mit Anbietern wie z.B. „Bluejeans“ (Kapazität von bis zu 15.000 Teilnehmer) berichtet. Virtuelle Meetings funktionieren!

Nicht an allen Standorten ist virtuelles Arbeiten ohne Probleme möglich, weil technische Ausstattung (Notebooks) fehlen und noch aufgerüstet werden muss.

Vermehrte Home Office Tätigkeit führt zu Desk Sharing in den Büros, was nicht den Covid 19 Regeln entspricht. Wünschenswert wäre eine Buchung eines virtuellen Meetings direkt im Buchungstool. Wird eine Buchungsanfrage für nicht erforderlich gewertet, wird der Prozess für die Buchung des virtuellen Meetings gleich gestartet.

Neue Mobilitätskonzepte, Reisevolumen in der Zukunft: Aktuell beobachten wir einen deutlichen Shift auf den Pkw oder den Mietwagen als Reisemittel. Zukünftig ist wieder mehr Verkehr und damit Staus auf den Straßen zu erwarten, Unklar ist noch, inwieweit das Thema Home Office dieser Problematik entgegen wirken wird.

Es wird seitens aller Teilnehmer mit weniger Reisen gerechnet, was Auswirkungen auf alle beteiligten Anbieter hat (TMC, OBT Provider, Expense Anbieter)

Die Branche ist aktuell fokussiert auf den „restart“ der Reisen, aber wir wissen nicht, wie genau sich das Reisen eigentlich in der Zukunft gestaltet.

Fazit:

Corona löst weiterhin in allen Unternehmen erforderliche Anpassungen und damit vielfältige Aufgaben aus. Je nach Unternehmenskultur werden leicht differenzierte Wege eingeschlagen. Das Wohl der Mitarbeiter steht immer im Fokus. Prozessanpassungen sind erforderlich. Technologielösungen werden noch vermisst. Kurzarbeit und nicht erreichbare Partner oder Experten erschweren die Situation.

Viren und Ängste, Politiker und Mediziner – wie geht es weiter?

Gastredner: Prof. Dr. Alexander Dingeldey von der DHBW Ravensburg.

Rationalität versus Irrationalität

Uns ging es nie besser: vielfach weniger Hungertote, höhere Lebenserwartung, Europa als Reiseweltmeister, weniger Terroropfer, ...

Vergleicht man Zahlen von Todesfällen, sterben noch immer mehr Menschen in Deutschland pro Tag an Unfällen im Haushalt als an Corona. Tödliche Krankheiten wie verschiedene Grippewellen, Masern, Malaria, Alkohol, Krankenhauskeime und andere fordern statistisch gesehen mehr Tote.

Die irrationale Seite des Menschen lässt uns mit einem Mundschutz sicherer fühlen, auch wenn Virologen einer anderen Meinung sind. Die Medien unterstützen unsere Ängste, da fast nur noch ausschließlich über Corona berichtet wird.

Die (schwierige) Rolle der Travel Manager

Der Travel Manager ist umgeben von unterschiedlichsten Stakeholdern, die an ihm zerren.

Verschiedene Wissenschaftler, die sich inhaltlich nicht einmal einig sind.

Politiker, die in den Ländern mit verschiedenen Haltungen aufwarten.

Leistungsträger, von denen wir nicht wissen, wer die Krise überstehen wird.

Reisende, die Ängste haben.

Wie können wir in Zukunft reisen? Als neue Themen erfordern Sicherheits- und Hygienekonzepte, neue Einreisebestimmungen, verringerte Verfügbarkeit von Verkehrsmitteln, Quarantänebestimmungen und Ansteckungsrisiken veränderte und verbesserte Prozesse.

Bisherige Notfallpläne funktionieren nicht mehr, da einige Grundannahmen nicht mehr erfüllt sind.

Besondere Fragestellungen, die in Zukunft wichtig werden: wie zuverlässig sind Corona (Schnell-) Tests? Welche Flugtarife machen in Zukunft mehr Sinn? Welche Hygienepläne sind realistisch? Welche Guidelines muss das Unternehmen erstellen oder anpassen? Welcher meiner Partner ist aktuell überhaupt erreichbar?

Wie schnell vergisst der Mensch?

Nach Terroranschlägen dauert es ca. 2 Jahre bis eine Destination wieder besucht wird. Der Mensch ist gut im Vergessen und Verdrängen, Medien sind ein großer Beeinflusser.

Fazit: Corona selbst wird voraussichtlich schneller wieder vergessen als die Beeinflussung der wirtschaftlichen Situation.

Heute ist die ganze Welt ein Hotspot!

Gastsprecher: Niklas Zeller, CEO viselio (Visa-Service Unternehmen)

Zusätzliche Aufgaben in der Verwaltung für Beantragung oder Dokumentation von Dienstreisen warten auf die Unternehmen. Für die Erlaubnis zu Einreise und Transit werden Gesundheitsinformationen künftig eine erhebliche Rolle spielen. Nicht alle bisherigen Anbieter und Strecken werden wie gewohnt zur Verfügung stehen.

Staaten werden gegenseitig neue Vertrauenslevel einführen, welche die Einreise durch Dokumentations- und Nachweispflichten erschweren werden. Unterwegs wird es an mehreren Stellen Gesundheitschecks geben, beispielsweise auch beim Boarding oder Betreten von Gebäuden.

Bluttests, Temperaturmessungen, Fragebögen, gesonderte Betrachtung und Befragung von Risikogruppen wurden bereits innerhalb kürzester Zeit Realität. Aber wie zuverlässig ist ein Schnelltest aus einheimischer Produktion? Und wie kann der Reisende es schaffen, einen Nachweis nicht älter als 24 Stunden bis 4 Tage vorweise zu können? Wie werden die Bedingungen für einen Antikörpertest, einen Immunitätsnachweis, zugelassene Labore, nationale Regelungen und/oder internationale Akzeptanz (Formate, Sprache, Beglaubigung) sein?

Zu erwarten für Einreisen in viele Länder sind neue Krankenversicherungsnachweise, die auch Leistungen wie 4 Wochen Intensivbehandlung abdecken. Viele Länder werden nur Nachweise akzeptieren, die sie für ihr Land als gut bewertet haben.

Reisen wird massiv erschwert.

Der Reisende wird mehr und neue Dokumente benötigen. Die entsprechenden Anforderungen werden sich zunächst ständig ändern. Der Aufwand zur Beschaffung aktueller Informationen ist enorm! Reisende werden gefordert sein, andere, neue Informationen und sensible Gesundheitsdaten von sich preiszugeben.

Reisen werden gänzlich durch virtuelle Meetings ersetzt. Die Erfahrungen zur virtuellen Zusammenarbeit sind überraschend positiv. Das Volumen der Gesamtreisen wird auch langfristig deutlich abnehmen. Anforderungen an Reisende werden jedoch zunehmen.

Intensivere Kooperation zwischen dem Travel Management und dem HR Bereich wird zwingend erforderlich. Fürsorge und Vorsorge mit den neuen Prozessen Duty of Care, Risk Management und Travel Insurances müssen zunehmen. Neue Elemente müssen in den End-to-End Geschäftsreiseprozess eingebunden werden. Der Travel Manager wird stärker gefordert werden. Neue Richtlinien sind erforderlich.

Arbeitgeber müssen sich fragen, wie sie sich hinsichtlich des Datenschutzes aufstellen. Welche Informationen müss(t)en Arbeitnehmer preisgeben? Reisende benötigen künftig auch einen konkreten Ansprechpartner während der Reise.

Die Notwendigkeit von Reisen muss künftig intensiv bewertet werden. Kein Reisender kann zur Reise gezwungen werden.

Hygienevorschriften und -lösungen werden ab sofort ausschlaggebend für die Auswahl von Hotels und Beförderungsmitteln sein.

Und erneut die Frage: welche der heutigen Anbieter werden die Krise überleben und damit für zukünftige Kooperationen und Leistungen überhaupt noch zur Verfügung stehen?

Luftfahrt in der Krise

Lassen Sie uns gemeinsam über die Auswirkungen des Stillstands auf die Anbieter und Ihr Angebot sein könnten. Wird es noch alle Anbieter, Strecken und Frequenzen geben? Und wie können Unternehmen und deren Reisende darauf reagieren?

Die Handhabung von Erstattungen durch die Airlines ist unbefriedigend. Die Kommunikation ist schwierig, die Prozesse sind umständlich.

Die Erkenntnis, dass viele Airlines keine oder nur wenig Rücklagen haben, ist überraschend und erschütternd. Airlines sind nicht in der Lage, die Verluste wieder einzuholen, da in 2020 kaum mehr mit (internationalem) Flugverkehr zu rechnen ist.

Unternehmen werden darüber nachdenken, Geschäft weiterhin virtuell abzudecken, was nur weiter die negative Entwicklung des Flugverkehrs verschärft.

Für die Hotellerie wird "das grosse Beben" noch erwartet. Bis zu 50% der Hotels werden nicht überleben.

Die meisten TMCs sind in Kurzarbeit und teilweise nur schwer erreichbar. Travel Manager müssen Aufgaben des Reisebüros übernehmen. Aber wo liegt denn dann der Mehrwert? Die gängigen Preismodelle verursachen für die TMCs eine äusserst schwierige Situation. Dennoch sollten TMCs die Zeit nutzen und an der Weiterentwicklung Ihrer digitalen Arbeitsweise und Ihres Geschäftssmodells arbeiten.

Das Geschäftsreisevolumen wird signifikant sinken.

Virtuelle Meetings können als Ersatz genutzt werden und werden beibehalten, wenn das Reisen teurer und aufwändiger wird und länger dauert.

Die aktuelle Situation wirft auch die Frage auf, wie künftig bewertet werden kann, ob eine Reise überhaupt stattfinden muss. Viele Unternehmen lernen gerade, dass Videokonferenzen auch mit vielen Teilnehmern problemlos möglich sind. Eine OBT sollte als Alternative gleich ein virtuelles Meeting mit anbieten. Virtuelle Meetings können jedoch nicht für alle Reisegründe eine Alternative sein.

Auch Home Office ist für viele Unternehmen neu. Persönlicher Austausch am Standort wird weiterhin als wichtig erachtet, die Zukunft scheint im Mix aus Home Office und Büro zu liegen.

Durch weniger Reisen steigen Effizienz und Produktivität. Damit kann dem Fachkräftemangel entgegen gearbeitet werden.

Für die Zukunft werden nur 30%, maximal 80% der bisherigen Reisen erwartet.

Reisende werden aus Sicherheitsgründen und Hygiene wieder vermehrt auf den eigenen PKW oder einen Mietwagen ausweichen. Der Verkehr wird wieder auf die Straße verlegt. Noch ist das gut möglich, weil durch die Ausgehbeschränkungen die Straßen leer sind. Mobilitätskonzepte müssen daher neu betrachtet und bewertet werden. Was ist das richtige Verkehrsmittel für wen zu welchem Zweck?

Was haben Sie gemacht? Wie haben Sie reagiert? War das gut und rechtzeitig, oder würden Sie heute anders reagieren?

Fehlende Kulanz der Hotels bei gebuchten Räumen und Seminaren sorgt für Unmut, auch wenn Verständnis für die Lage der Hotels vorhanden ist.
Wie kann künftig der Mindestabstand in Tagungsräumen eingehalten werden?

Es gibt derzeit keine Lösung für die Versteuerung zur nicht nutzbaren BahnCard 100.

Preise werden eher steigen, da weniger Anbieter zur Verfügung stehen werden.

Mobilität verschiebt sich weg vom ÖPNV wegen Gesundheitsrisiken.

Neue Verhaltensregeln für Reisende werden entstehen.

Die Vorbereitung von Reisen wird komplexer, da für die Einreisebestimmungen auch medizinische Themen berücksichtigt werden müssen.

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Gemeinsam mit Ihnen wählen wir den am besten zu Ihren Anforderungen passenden Dienstleister aus und begleiten Sie bei der Einführung.

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