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Travel Management im Mittelstand

Reisen schneller abrechnen

Kennen Sie das auch? Die Belege stapeln sich, der Vorgesetzte ist unterwegs und kann nicht genehmigen. Der Reisende beschwert sich, weil die Erstattung seit 18 Wochen überfällig ist. Die Motivation auf eine Geschäftsreise zu gehen nimmt ab. Der unternehmerische Erfolg ist in Gefahr.

Gerade im Mittelstand gibt es besondere Anforderungen an Kosten und Effizienz für das Travel Management. Wir helfen Ihnen dabei Ihren individuellen Weg zu finden, der auf Sie, Ihre Reisenden und Ihre Prozesse angepasst ist.

Häufig werden wir von mittelständischen Unternehmen gefragt, ob sich End-toEnd-Lösungen für Ihre Firmengröße bereits lohnen. Die Fragestellungen drehen sich immer um ähnliche Themen, die individuell und im Gesamtbild betrachtet werden sollten.

Finden Sie hier unsere Antworten auf häufige Fragen.

Was ist so besonders im Mittelstand?

Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien zeichnen viele kleinere Unternehmen aus. Oft leidet dabei aber die Dokumentation.

Fehlende Richtlinien oder mangelnde Nachvollziehbarkeit können dazu führen, dass Sie für die Reiseleistungen mehr Geld ausgeben als erforderlich. Schon die Nutzung festgelegter Buchungswege, wie Firmenportale für Hotel und Bahn, kann 10% bis 30% weniger kosten.

Manchmal sind die Lösungen ganz einfach, aber im Unternehmen gar nicht bekannt. Wir helfen Ihnen zu sparen.

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Gibt es Alternativen zu Excel?

Aber sicher! Die Zukunft Ihrer Reisekostenabrechnung liegt in der Cloud. Hier gibt es viele Standard Produkte, die Sie sofort nutzen können.

Für besondere Anforderungen können eigene Einstellungen vorgenommen werden. Sie erhalten mehr Komfort für Ihre Reisenden, und Ihre Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Genehmigung, Prüfung und Auszahlung der Reisekosten kann in wenigen Schritten erfolgen. Papierbelege können durch digitale Belege ersetzt werden.

Klingt gut? Ist es auch. Bereits ab 2 Euro pro Abrechnung können Sie ein modernes System bekommen.

Wir geben Ihnen gerne einen Überblick über Anbieter, Systeme und Prozesse im Travel Management.

Video Workshop: Systemauswahl
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Lohnt sich Travel Management?

Auf jeden Fall! Nur wenn Sie wissen, wer mit welchen Leistungen wo hin reist, können Sie unnötige Ausgaben stoppen. Eine Steuerung der Buchungswege und Reiseanbieter hilft Ihnen dabei, Kosten zu senken. Moderne Systeme verschlanken Ihre Prozesse und achten auf Einhaltung der Richtlinien. So können Sie mit einfachen Mitteln schneller und besser werden.

Wir zeigen Ihnen gerne die Vorteile und Möglichkeiten von professionellem Travel Management.

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Brauche ich eine Reiserichtlinie?

Gerne. Schon kleine Stellschrauben sorgen für einen großen Effekt. Eine zeitgemäße und aktuelle Reiserichtlinie hilft dabei, Prozesse zu verschlanken und Geld zu sparen. Die Steuerung von Dienstleistern senkt IhHre Reisekosten um bis zu 30%. Und Ihre Mitarbeiter sehen verbindlich, welche Ausgaben zulässig sind und welche nicht.

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Reiserichtlinie zu erstellen oder zu modernisieren.

Video Workshop:
Reiserichtlinien gestalten
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Was muss ich vor der Reise tun?

Der Reiseantrag ist dank Corona zurück. Anders als früher ist der Zweck nicht mehr die Genehmigung durch den Vorgesetzten, sondern die Erkennung von Risiken.

Eine Reiseanmeldung in einem System hilft Ihnen dabei herauszufinden, wer für seine Reise ein Visum, eine Einreiseregstrierung, eine Arbeitsgenehmigung, eine A1 Bescheinigung oder medizinische Dienste benötigt. Während der Reise wissen Sie immer, wo Ihre Mitarbeiter sind und können im Krisenfall schnell reagieren.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit den aktuellen Anforderungen an Reisesicherheit umgeheen können.

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Wie können wir Reisen schneller und besser buchen?

Auch als kleines Unternehmen brauchen Sie Systeme und Prozesse, um Reisen schnell buchen zu können. Anrufe im Reisebüro sind heute nicht mehr nötig. Systeme zur Online Buchung werden von den Anbietern oder dem Reisebüro oft kostenlos bereitgestellt. Sie sparen damit Zeit und Geld.

Der Komfort für den Reisenden wird durch die Möglichkeit selbst zu buchen wesentlich erhöht. Schon die Nutzung eines Hotel Buchungsportals kann Ihre Hotelkosten um bis zu 30% senken. Und IHre Richtlinien sind in den Systemen bereits hinterlegt. So können Sie Reisen einfacher, schneller und günstiger buchen.

Wir helfen Ihnen von Anfang an dabei, eine gut strukturierte Lösung zu gestalten.

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Sollten wir die Reisekosten digitalisieren?

Stellen Sie sich vor, der Mitarbeiter erstellt von unterwegs mit Belegfotos schnell, sicher und bequem seine Reisekostenabrechnung. Die Erfassung und Bearbeitung wird erheblich beschleunigt. Postversand entfällt. Die Genehmigung und Prüfung kann sofort nach der Erfassung im System stattfinden, ohne auf den Posteingang zu warten. Und schon morgen kann der MItarbeiter die Erstattung auf seinem Konto haben.

Szenarien von morgen? Nein! Diese Lösungen sind heute schon verfügbar und von den Finanzämtern anerkannt.

Wir zeigen Ihnen gerne wie Sie papierlos werden können.

Beratungspaket GoBD
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Gibt es Lösungen für den Mittelstand?

Na klar! Viele Produkte und Systeme sind genau auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Besonders wichtig ist, dass die Lösung schnell starten kann und im Betrieb leicht zu verwalten ist.

Kosteneinsparungen sind im Einkauf, über die Nutzung passender Buchungssysteme und in der Steuerung des Reiseverhaltens leicht zu erzielen.

Zusammen erarbeiten wir passende Lösungen. Mit einer intelligenten Kommunikation der Veränderungen erreichen wir Reisende, Betriebsräte, Vorstand, Buchhaltung, IT und Abrechnungsstelle. expenseBrain schafft Erfolg.

Wir helfen Ihnen als strategische, fachliche und organisatorische Berater dabei, ein erfolgreiches Travel Management einzurichten.

Die richtige Wahl!

System Auswahl Workshop:

In einem Termin vor Ort legen wir gemeinsam Ihre Ziele fest und erstellen eine Vorauswahl. Dabei können wir Ihnen auch gängige Systeme vorstellen. Anschließend erstellen wir eine Bewertung und besprechen die Ergebnisse.

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Bundesverband mittelständische Wirtschaft

expenseBrain ist Partner des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft (BVMW). Als führender berufs- und branchenübergreifender Unternehmerverband vertritt der BVMW die Interessen mittelständischer Unternehmen und repräsentiert eines der bedeutendsten Unternehmernetzwerke des Mittelstands in Deutschland und Europa.

Der BVMW vertritt gemeinsam mit seinen kooperierenden Fach- und Branchenverbänden rund 270.000 Unternehmen mit über neun Millionen Beschäftigten. Der BVMW ist damit die größte freiwillig organisierte Kraft des deutschen Mittelstands und gilt als größtes Unternehmens-Netzwerk seiner Art weltweit.

Gemeinsam finden wir mit Sicherheit die passende Lösung und das richtige Konzept für Ihre individuellen Anforderungen.