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Travel Management im Mittelstand

Reisen schneller abrechnen

Kennen Sie das auch? Die Belege stapeln sich, der Vorgesetzte ist unterwegs und kann nicht genehmigen. Der Reisende beschwert sich, weil die Erstattung seit 18 Wochen überfällig ist. Die Motivation auf eine Geschäftsreise zu gehen nimmt ab. Der unternehmerische Erfolg ist in Gefahr.

Gerade im Mittelstand gibt es besondere Anforderungen an Kosten und Effizienz für das Travel Management. Wir helfen Ihnen dabei Ihren individuellen Weg zu finden, der auf Sie, Ihre Reisenden und Ihre Prozesse angepasst ist.

Häufig werden wir von mittelständischen Unternehmen gefragt, ob sich End-to-End Lösungen für Ihre Firmengröße bereits lohnen. Die Fragestellungen drehen sich immer um ähnliche Themen, die individuell und im Gesamtbild betrachtet werden sollten.

Finden Sie hier unsere Antworten auf häufige Fragen.

Was ist so besonders im Mittelstand?

Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien zeichnen viele kleinere Unternehmen aus. Oft leidet dabei aber die Dokumentation.

Fehlende Richtlinien oder mangelnde Nachvollziehbarkeit können dazu führen, dass Sie für die Reiseleistungen mehr Geld ausgeben als erforderlich. Schon die Nutzung festgelegter Buchungswege, wie Firmenportale für Hotel und Bahn, kann 10% bis 30% weniger kosten.

Manchmal sind die Lösungen ganz einfach, aber im Unternehmen gar nicht bekannt. Wir helfen Ihnen zu sparen.

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Gibt es Alternativen zu Excel?

Aber sicher! Die Zukunft Ihrer Reisekostenabrechnung liegt in der Cloud. Hier gibt es viele Standard Produkte, die Sie sofort nutzen können.

Für besondere Anforderungen können eigene Einstellungen vorgenommen werden. Sie erhalten mehr Komfort für Ihre Reisenden, und Ihre Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Genehmigung, Prüfung und Auszahlung der Reisekosten kann in wenigen Schritten erfolgen. Papierbelege können durch digitale Belege ersetzt werden.

Klingt gut? Ist es auch. Bereits ab 2 Euro pro Abrechnung können Sie ein modernes System bekommen.

Wir geben Ihnen gerne einen Überblick über Anbieter, Systeme und Prozesse im Travel Management.

Video Workshop: Systemauswahl
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Wie geht Travel Management im Mittelstand?

Nur wenn Sie wissen, wer mit welchen Leistungen wo hin reist, können Sie unnötige Ausgaben stoppen. Eine Steuerung der Buchungswege und Reiseanbieter hilft Ihnen dabei, Kosten zu senken. Moderne Systeme verschlanken Ihre Prozesse und achten auf Einhaltung der Richtlinien. So können Sie mit einfachen Mitteln schneller und besser werden.

Auch als kleines Unternehmen brauchen Sie Systeme und Prozesse, um Reisen schnell buchen und abrechnen zu können. Anrufe im Reisebüro sind heute nicht mehr nötig. Systeme werden von den Anbietern oder dem Reisebüro manchmal sogar kostenlos bereitgestellt. Sie sparen damit Zeit und Geld.

Und stellen Sie sich vor, der Mitarbeiter erstellt von unterwegs mit Belegfotos schnell, sicher und bequem seine Reisekostenabrechnung. Erfassung und Bearbeitung werden erheblich beschleunigt. Postversand entfällt. Die Genehmigung und Prüfung kann sofort nach der Erfassung im System stattfinden, ohne auf den Posteingang zu warten. Und schon morgen kann der MItarbeiter die Erstattung auf seinem Konto haben.

Szenarien von morgen? Nein! Diese Lösungen sind heute schon verfügbar und von den Finanzämtern anerkannt.

Wir zeigen Ihnen gerne die Vorteile und Möglichkeiten von professionellem Travel Management.

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Gibt es Lösungen für den Mittelstand?

Na klar! Viele Produkte und Systeme sind genau auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Besonders wichtig ist, dass die Lösung schnell starten kann und im Betrieb leicht zu verwalten ist.

Kosteneinsparungen sind im Einkauf, über die Nutzung passender Buchungssysteme und in der Steuerung des Reiseverhaltens leicht zu erzielen.

Zusammen erarbeiten wir passende Lösungen. Mit einer intelligenten Kommunikation der Veränderungen erreichen wir Reisende, Betriebsräte, Vorstand, Buchhaltung, IT und Abrechnungsstelle. expenseBrain schafft Erfolg.

Wir helfen Ihnen als strategische, fachliche und organisatorische Berater dabei, ein erfolgreiches Travel Management einzurichten.

Die richtige Wahl!

System Auswahl Workshop:

In einem Termin vor Ort legen wir gemeinsam Ihre Ziele fest und erstellen eine Vorauswahl. Dabei können wir Ihnen auch gängige Systeme vorstellen. Anschließend erstellen wir eine Bewertung und besprechen die Ergebnisse.

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Bundesverband mittelständische Wirtschaft

expenseBrain ist Partner des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft (BVMW). Als führender berufs- und branchenübergreifender Unternehmerverband vertritt der BVMW die Interessen mittelständischer Unternehmen und repräsentiert eines der bedeutendsten Unternehmernetzwerke des Mittelstands in Deutschland und Europa.

Der BVMW vertritt gemeinsam mit seinen kooperierenden Fach- und Branchenverbänden rund 270.000 Unternehmen mit über neun Millionen Beschäftigten. Der BVMW ist damit die größte freiwillig organisierte Kraft des deutschen Mittelstands und gilt als größtes Unternehmens-Netzwerk seiner Art weltweit.

Gemeinsam finden wir mit Sicherheit die passende Lösung und das richtige Konzept für Ihre individuellen Anforderungen.