Deutschland ist für die Reisekostenabrechnung eines der drei schwierigsten Länder der Welt. Vor allem die korrekte Berechnung vom Verpflegungsmehraufwand stellt Unternehmen und Mitarbeiter vor Herausforderungen.
Raucht Ihnen auch der Kopf beim Gedanken daran? Wir erklären die wichtigsten Regelungen und zeigen Ihnen, welche Systeme für Deutschland funktionieren.
Alle wichtigen Apps am Markt kommen mit den gesetzlichen Anforderungen recht gut klar. Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten werden automatisch berechnet. Digitale Belege nach GOBD sind mit allen führenden Apps möglich.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl von Apps und Software. Als Berater, Implementierer und Projektleiter machen wir Ihre Reisekostenabrechnung schnell und effizient.
Wir haben für Sie die wichtigsten Regelungen zusammengefasst.
"Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist, liegt eine auswärtige berufliche Tätigkeit vor." (EStG §9 Abs. 4a)
Dienstreisen sind in Deutschland im Einkommenssteuergesetz (EStG) definiert. Wie in vielen Ländern Europas gibt es dabei gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschalen, hier als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Auch die Pauschalen für Übernachtungen und dienstlich gefahrene Kilometer im In- und Ausland sind festgelegt.
Jegliche Abwesenheit vom Büro oder von zuhause, egal wie kurz, gilt damit als Dienstreise. Interessanterweise greift diese Defnition auch bei "mobilem Arbeiten" im Kaffeehaus an der Ecke anstatt im Home Office. Wenn Sie also trotz Pandemie eine Hotel Lobby, ein Kaffee oder ein Restaurant gefunden haben, in dem Sie mehr als 8 Stunden arbeiten wollen, dann können Sie theoretisch die Kilometerpauschale und den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten beim Finanzamt geltend machen oder bei Ihrem Arbeitgeber als Reisekosten einreichen.
Die Verpflegungspauschale, richtigerweise Verpflegungsmehraufwand, wird nach der Anzahl Stunden am Kalendertag berechnet. Bei eintägigen Reisen werden ab einer Reisedauer von 8:01 Stunden den Verpflegungsmehraufwand für das Land des Aufenthalts gewährt.
Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gibt es am An- und Abreisetag ab der ersten Minute der Verpflegungsmehraufwand des Landes, das vor Mitternacht erreicht wurde. Zwischentage werden ebenfalls mit dem Verpflegungsmehraufwand des letzten Landes vor Mitternacht berechnet. Bei Flugreisen gilt die Landung am Zielflughafen. Am Rückreisetag gilt der Verpflegungsmehraufwand des letzten ausländischen Tätigkeitsortes.
Unentgeltlich vom Arbeitgeber (nicht: von Dritten!) erhaltene Mahlzeiten unterwegs kürzen den Verpflegungsmehraufwand um gesetzlich festgelegte Werte, die mit der Pauschale verrechnet werden. Gibt es für diesen Tag keinen Verpflegungsmehraufwand, wird der festgelegte Sachbezugswert von der Erstattung abgezogen oder über den Lohn versteuert.
Einer der Höhepunkte der deutschen Reisekostenabrechnung: wird dasselbe Ziel öfters besucht, kann es sein, dass der Verpflegungsmehraufwand ab dem 90. Kalendertag steuerpflichtig wird. Bedingung dafür ist zu Beginn ein Aufenthalt von mindestens drei Kalendertagen in einer Woche. Diese Tage müssen nicht am Stück sein. Ist diese Bedingung erfüllt, beginnt eine Periode der Beobachtung. Wird dieses Ziel innerhalb von 28 Tagen erneut besucht, bleibt die Beobachtung bestehen. Anderenfalls endet die Beobachtung. Und so geht es weiter, bis 90 Kalendertage ab dem ersten zu beobachtenden Reisetag erreicht sind. Ab dann wird der Verpflegungsmehraufwand individuell steuerpflichtig.
Im Extremfall reichen also die ersten drei Tage und drei weitere einzelne Tage, um die Steuerpflicht, dann ab dem siebten Tag am sleben Ziel, zu begründen. Umgekehrt können Sie das ganze Jahr jede Woche zwei Tage am Ziel verbringen, ohne jemals steuerpflichtig zu werden.
Nur wenige Apps bieten eine zuverlässige Früherkennung oder verlässliche Reports zur Unterstützung dieser Regel
Viele weitere Regeln befassen sich mich Ausnahmesituationen rund um Bewirtungen, doppelte Haushaltsführung, Umzugskostenerstattung, geldwerten Vorteilen, Privatanteilen und vielem mehr. Vollständige Rechtssicherheit ist auch mit modernen Systemen nur schwer zu erreichen - auch weil die Regelungen teilweise so kompliziert sind, dass dazu keine automatische Prüfung programmiert werden KANN. Wir sehen erheblichen Reformbedarf, sind uns aber auch sicher, dass wir das so schnell nicht erleben werden.
