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Wie einfach ist die Implementierung der Reisekostenabrechnung?

Projektleitung für Implementierung und Ausschreibungen

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Wie läuft eine Implementierung ab?

Die Software selbst ist schnell konfiguriert. Moderne Systeme sind innerhalb weniger Stunden einsatzfähig. Gerade vor wenigen Tagen haben wir innerhalb von zwei Wochen einen lauffähigen Yokoy Prototypen für Deutschland und Italien kundenindividuell konfiguriert übergeben bekommen.

Implementierungen der Reisekostenabrechnung dauern üblicherweise drei bis vier Monate, egal mit welchem System.

Viele kleine Aufgaben im Projekt brauchen einfach Zeit. Und die neue Lösung soll ja auch sorgfältig getestet werden, um in guter Qualität an den Start zu gehen.

Unsere Mitarbeitenden sind mit der der Implementierung der Reisekostenabrechnung bestens vertraut.

Experten für Reisekostenabrechnung Implementierung

So wird die Implementierung der Reisekostenabrechnung erfolgreich!

Die Implementierung einer neuen Software zur Reisekostenabrechnung ist eigentlich ganz einfach, wenn das Projekt gut strukturiert ist. Bis zu 25 Fachbereiche reden mit und wollen mitgestalten. Die Verantwortung ist oft geteilt zwischen Personalwesen, Finanzwesen und IT.

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Michael Zwickl

Ihr Weg zum Erfolg: Implementierung der Reisekostenabrechnung

Seit 2003 unterstütze ich Unternehmen bei der Einführung von Travel Management Systemen für Reisebuchung und Reisekostenabrechnung.

Meine Erfahrung hat gezeigt, dass Implementierungen auch schnell und einfach sein können, wenn das Projekt gut strukturiert ist.

Wie läuft so eine Implementierung üblicherweise?

  • Abstimmung der Anforderungen verschiedener Abteilungen
    Dauer ab zwei Wochen
  • IT-Aufgaben, um die Schnittstellen zum neuen System herzustellen
    (Personalstammdaten laden, Controlling Struktur laden, Kreditkarten Anbindung, Ergebnisse an die Finanzbuchhaltung senden, Ergebnisse an Payroll senden)
    Dauer ab vier Wochen
  • Parallel dazu: Konfiguration des Systems
    Dauer: ab zwei Wochen
  • Tests von Konfiguration und Schnittstellen
    Dauer: ab drei Wochen
  • Optional: Admin Trainings, Key User Trainings, End User Trainings
  • Aufbau der Produktivumgebung
    Dauer: ab zwei Wochen
  • Go Live
  • Hypercare
    Dauer ab 4 Wochen

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Das richtige Team

Für die Implementierung einer Software zur Reisekostenabrechnung empfehlen wir ein internes Projektteam mit Mitarbeitern aus Personalabteilung, Finanzbuchhaltung und der IT Abteilung.

Die Projektleitung kann eine Person aus dem Kernteam übernehmen, oder bei uns als externen Beratern.

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Klare Ziele

  • Warum genau führen Sie die neue Software ein?
  • Welche Aufgaben wollen Sie lösen?
  • Welche Ergebnisse möchten Sie sehen?

Eine klare Definition der Ziele hilft, den richtigen Weg zu gehen und das Projekt zum Erfolg zu führen.

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bekannte Anforderungen

Projekte gehen oft dann schief, wenn unterwegs festgestellt wird, dass wesentliche Anforderungen nicht bekannt sind oder nicht durchdacht sind. Wir nehmen uns die Zeit zu Beginn, um Anforderungen aufzunehmen und abzugleichen. Das spart Diskussionen und Krisenmanagement später im Projekt.

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Kommunikation ist wichtig

Sehr wichtig für das Projekt ist eine offenen und transparente Kommunikation innerhalb des Projektteams, an mitwirkende Fachabteilungen und an die Stakeholder.Ein regelmäßiger Austausch löst Probleme, bevor sie entstehen. Ein guter Kommunikationsplan ist daher für uns das wichtigste Instrument.

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Projektmethodik: Projektplan war gestern

Agil oder Waterfall? Die Projektmethode wird im Wesentlichen vom Anbieter bestimmt. Wir sehen Waterfall Projektplanung mittlerweile als recht nutzlos an, da sich viele auch wesentliche Inhalte des Projekts zur Laufzeit ändern. Eine verlässliche Planung über mehr als vier Wochen hinaus ist meist nicht möglich. Die agile Methodik wiederum ist leider für Projekte mit verteilten Ressourcen an mehreren Standorten nicht anwendbar, da wesentliche Elemente der Methode auf persönlichen Meetings beruhen. Die Lösung für uns sind hybride Projekte: Das Gesamtprojekt hat eine Grobplanung, nur die nächsten Wochen sind genauer geplant. Für jede Woche gibt es Lieferobjekte auf Kundenseite und für den Anbieter, die im Status Call abgestimmt werden. So kommen Sie schnell zum Erfolg.

Die richtige Wahl!

externe Unterstützung für die Implementierung der Reisekostenabrechnung

Unsere Projektleiter kennen alle gängigen Produkte und haben langjährige Erfahrung. Wir sind in ganz Deutschland mit festangestellten Mitarbeitern vertreten und bestimmt auch in Ihrer Nähe.

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