Travel Management | strategische und fachliche Beratung
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Travel Management Consulting

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strategisch

Wie sehen Geschäftsreisen in drei Jahren aus?

Viele neue Themen werden die Branche bewegen: Sharing Economy, neue Mobilität, NDC, Biometrie, Reisesicherheit, ... - sind Sie darauf vorbereitet?
Hier gibt es direkte Auswirkungen auf Ihre Reisekosten - und auch auf das Verhalten Ihrer Mitarbeiter.

Wir schauen mit Ihnen in die Zukunft und gestalten die Roadmap, um schnell und angemessen auf Neuerungen reagieren zu können.

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fachlich

Ihre Reiserichtlinie sollte modernisiert werden? Und wo können oder sollen die Reiseleistungen überhaupt gebucht werden?

Nutzen Sie für alle Reiseleistungen die besten möglichen Zahlungswege? Und wie ist das doch gleich mit digitalen Belegen oder der Margenbesteuerung?

Wir haben die Antworten auf viele Ihrer Fragen. Als Berater zu allen Themen im Geschäftsreiseprozess oder als Projektleiter bei einer Implementierung helfen wir Ihnen gerne weiter. Unsere Stärke ist die Kombination von Berater und Projektleiter in einer Person.

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organisatorisch

Verbessern Sie jetzt Ihre Prozesse und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter!

Unser Team bietet Ihnen langjährige Erfahrung und fundiertes Fachwissen über Technologien im Bereich virtuelle Zusammenarbeit, Kollaboration und Geschäftsreisen. Dies hilft Ihnen, auf bewährte Konzepte und Innovationen aus anderen Branchen zurückgreifen.

Wir haben bereits vielen Unternehmen aller Branchen und Grössen geholfen, besser zu werden. Auch für Sie erarbeiten wir gerne die richtige Lösung.

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Mittelstand

Gerade im Mittelstand gibt es besondere Anforderungen an Kosten und Effizienz für das Travel Management. Wir helfen Ihnen dabei Ihren individuellen Weg zu finden, der auf Sie, Ihre Reisenden und Ihre Prozesse angepasst ist.

Häufig werden wir von mittelständischen Unternehmen gefragt, ob sich End-to-End-Lösungen für Ihre Firmengröße bereits lohnen. Die Fragestellungen drehen sich immer um ähnliche Themen, die individuell und im Gesamtbild betrachtet werden sollten.

Strategische Beratung

Travel Management bewegt sich im Spannungsfeld zwischen Personalwesen, Finanzwesen, Einkauf und IT. Diese Komplexität braucht eine abgestimmte Strategie.

Wir unterstützen Sie bei der (Neu-) Bewertung Ihrer bisherigen Strategie oder entwickeln mit Ihnen gemeinsam neue strategische Ziele.

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Ziele festlegen

Was möchten Sie erreichen?

Mehr Videokonferenzen? Weniger Reisekosten? Mehr Kontrolle? Mehr Komfort für die Mitarbeiter? Digitalisierung? Oder vielleicht alles zusammen? Die möglichen Ziele im Travel Management sind vielseitig. Umso wichtiger ist es, die richtigen Definitionen und Heransgehensweisen gut zu wählen.

Unser Unternehmen ist spezialisiert auf die Steuerung, Optimierung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Unsere Experten unterstüzen Sie dabei, Ihre Vorgaben zu erstellen und umzusetzen. expenseBrain schafft Erfolg.

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Strategie entwickeln

Welche übergeordneten Strategien existieren bereits im Unternehmen? Und welche Auswirkungen ergeben sich daraus auf die Travel Management Strategie? Was sind die Stärken und Schwächen Ihrer aktuellen Organisation?

Eine neue Strategie zu entwickeln bedeutet, die langfristigen Ziele vorzugeben, aber auch den Weg dorthin aufzuzeigen. Auch die möglichen Kosten zur Umsetzung der Strategie sollten von Anfang an ermittelt und berücksichtigt werden.

Unsere Experten zeigen Ihnen mögliche Wege. Gemeinsam analyseren wir die für Ihr Unternehmen beste Lösung.

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Lösungen entwerfen

Wie möchten Sie in Zukunft Kosten einsparen, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Prozesse gestalten? Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden auch während der Reise jederzeit gut betreut sind? Und wie sichern Sie die Qualität der Dienstleister?

Einheitliche Prozesse sind in globalen Unternehmen wichtig für die organisatorische und betriebswirtschaftliche Optimierung und die Umsetzung der Strategie.

Durch Digitalisierung und Automatisierung wird die Datenqualität verbessert. Viele Arbeitsschritte können entfallen.
Ihre Mitarbeiter können sich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Vision und erarbeiten passende Handlungsempfehlungen für die Organisation der Zusammenarbeit im Unternehmen. Dabei berücksichtigen wir Prozesse, Technologie und Dienstleister rund um Buchung und Abrechnung Ihrer Geschäftsreisen. Mit konkreten Schritte zum weiteren Vorgehen gestalten wir Ihren globalen End-to-End Prozess der Zukunft für Ihr Travel Management.

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Strategie umsetzen

"Wir wollen besser werden" - dieses einfache Ziel hat Auswirkungen auf viele Bereiche im Unternehmen.

Die einzelnen Aufgaben sind voneinander abhängig und müssen sorgfältig geplant werden.

Ihre Aufbau Organisation und die Ablauf Organisation müssen vielleicht angepasst werden, um die richtigen Prozesse effizient abbilden zu können. Ihre Reiserichtlinie muss aktualisiert werden, um die neuen Ziele erreichen zu können. Vielleicht brauchen Sie neue oder andere Dienstleister, um überhaupt starten zu können. Und viele Anforderungen ändern sich im Laufe des Projekts, sei es durch gesetzliche Regelungen oder neue Marktgegebenheiten.

Wir begleiten Sie bei der Umsetzung Ihrer strategischen Aufgaben in allen Bereichen auf inhaltlicher und technischer Ebene. expenseBrain schafft Erfolg.

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Veränderung kommunizieren

Neue Systeme und Prozesse bedeuten Veränderung. Im Travel Management arbeiten viele Fachabteilungen mit komplett unterschiedlichen und widersprüchlichen Interessen mit. Jeder Mitarbeiter ist betroffen, jeder kennt das Thema, und jeder hat eine eigene Meinung dazu. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig, offen und transparent zu kommunizieren.

Wir erarbeiten mit Ihnen die notwendigen Kommunikationsstrategien und planen die Maßnahmen zur Umsetzung. Damit Ihr Vorhaben ein Erfolg wird.

Fachliche Beratung

Das Themenfeld Travel Management ist komplex. Bis zu 25 Fachabteilungen sind am Geschäftsreiseprozess beteiligt.

Travel Management ist bestenfalls Kernaufgabe des Travel Managers - wenn diese Position im Unternehmen überhaupt existiert. Aber auch der Travel Manager ist oft kein IT-Experte oder Lohnbuchhalter. Keiner der Beteiligten kann Experte für den gesamten Prozess sein.

Und für genau diese Lücke kommen wir ins Spiel. Wir teilen unser Fachwissen gerne mit Ihnen und helfen IHnen dabei, besser zu werden.

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Digitale Belege mit GOBD

Digitale Belege sind schneller, effizienter und genauso sicher. Die Corona-Krise beschleunigt auch die Notwendigkeit zur Digitalisierung.

Das BMF Schreiben vom November 2020 hat endlich Rechtssicherheit für digitale Belege geschaffen.

Voraussetzung für digitale Belege ist eine steuerliche Verfahrensbeschreibung. Die Systembeschreibungen der Anbieter sind hierfür nicht ausreichend.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Spesenprozess zu digitalisieren und zu dokumentieren. Eventuelle Änderungen in Ihrem System stimmen wir gerne auch mit dem Anbieter ab.

Unsere Dokumentation dient als Grundlage für die steuerliche Verfahrensbeschreibung und kann mit geringem Aufwand von Ihrem Steuerberater, Ihrer Finanzabteilung oder Ihrem Finanzamt freigegeben werden.

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Reiseanmeldung und Einreisebestimmungen, A1-Formular

Sie möchten oder müssen verreisen? Prima! Ihr Vorgesetzter stimmt formlos zu, nachdem Sie ihm Ihren Reisewunsch geschildert haben. Jetzt können Sie die Reise buchen.

Aber halt: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben und veränderter Anforderungen an Sicherheit und Dokumentation ist jetzt die Reiseanmeldung als neuer Prozess erforderlich. Sie benötigen bis zu acht Dokumente. Moderne Systeme helfen Ihnen dabei, diese automatisiert zu erhalten oder die Daten weiterzugeben.

In unserem Travel Compliance Workshop zeigen wir Ihnen, welche Regularien bei Geschäftsreisen gelten und wie Sie damit umgehen sollten.

Fragen an den Travel Manager

Firmen mit internationaler Reisetätigkeit sind immer mehr Risiken ausgesetzt. Umso wichtiger wird es, Risiken bereits im Vorfeld zu erkennen. Bisher haben die wenigsten Unternehmen geeignete Prozesse für alle Situationen. Neben den Ausweisdokumenten können Visa, Sozialversicherungsnachweise, A1-Formulare, Vorab-Registrierungen, aber künftig auch Gesundheitstests erforderlich sein.

Was brauchen Sie? Wie bekommen Sie die Reise mit? Und woher kommen die Daten? Wie können Sie das erforderliche Wissen darüber bekommen und aktuell halten? Und wie informieren Sie Ihre Reisenden über die Erfordernisse?

Wir zeigen Ihnen Wege und Anbieter, um diese teilweise neuen Prozesse gestalten und betreiben zu können.

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Reiserichtlinien optimieren

Eine gute Reiserichtlinie hilft Ihnen, Kosten zu senken und gibt Kontrolle.

Helfen Sie Ihren Reisenden, indem Sie Ihre Reiserichtlinie zeitgemäß, nachvollziehbar und klar formulieren. Beseitigen Sie historische Altlasten, die „schon immer so“ gemacht wurden.

Nutzen Sie unsere Expertise, um gemeinsam frischen Wind in Ihre Richtlinie zu bringen.

Zum Reiserichtlinien Workshop

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Travel Management im Mittelstand

Auch im Mittelstand wird professionelles Travel Management immer wichtiger. Schon mit einfachen Mitteln können Sie Ihre Kosten senken und die Prozesse verbessern. Wir unterstützen Sie dabei.

Details: Mittelstand

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Margenbesteuerung TOMS

Die Margenbesteuerung war ursprünglich als Vereinfachung für Reiseveranstalter gedacht, wird aber aufgrund neuer EU-Richtlinien den Einkauf von Reiseleistungen ab 2020 komplizierter und teurer machen.

Wir haben für Sie Fallbeispiele zusammengestellt und erklären die Thematik.

Details: Margenbesteuerung

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Systeme auswählen

Durch die Auswahl eines neuen Cloud Systems können Sie Ihre Systemlandschaft einfacher, einheitlicher und moderner gestalten.

Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir die Anforderungen und wählen den m besten passenden Anbieter.

Zum System Auswahl Workshop

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Technische Unterlagen

Gerne erarbeiten wir Lastenhefte, Spezifikationen, Supportkonzepte, Betriebskonzepte, Datenflussmodelle und Migrationskonzepte im Geschäftsreiseprozess. Wir helfen Ihnen bei Systemen zur Reisebuchung, Reisekostenabrechnung, Event Management, Fuhrpark Verwaltung und vieles mehr.

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Projektleitung zur Implementierung

Bei der Einführung neuer Systeme (Reisebuchung, Reiseabrechnung, Event Management, ...) oder bei der Migration zu anderen Anbieter (Reisebüro, Kreditkarte, ...) unterstützen wir Sie als Projektleiter für die Gesamtprojektleitung, als Teilprojektleiter IT, Teilprojektleiter der Fachabteilung oder als Projekt Management Office.

Details: Projektleitung

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Change Management

Kommunikation ist wichtig. Wir erarbeiten mit Ihnen einen Kommunikationsplan und erstellen die Texte für Intranet Artikel, Newsletter und die gesamte Kommunikation. Auf Wunsch gestalten wir für Sie auch Werbemittel wie Flyer, Roll-Ups oder Gummibärchentüten.

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Test Unterstützung

Wir erstellen mit Ihnen individuelle Testfälle und betreuuen Ihre Anwender während der Durchführung. Gerne übernehmen wir auch das Defect Management mit den Fachabteilungen und Anbietern.

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Training

Wir erarbeiten für Sie Traningskonzepte und ermitteln den Schulungsbedarf. Massgeschneiderte Schulungsunterlagen als Printversion oder fürs Intranet bilden genau Ihren Prozess und Ihr System ab. AufWunsch erstellen wir für Sie auch individuelle Schulungsvideos.

In Präsenzterminen vor Ort oder als Webinar schulen wir Ihre Administratoren, Multiplikatoren und Endanwender auf allen gängigen Systemen.

Fordern Sie jetzt unser Angebot an.

organisatorische Beratung

Sie beschäftigen sich mit Travel Management und möchten mehr über Prozesse, Systeme oder Best Practises wissen?

Wir beschleunigen und verbessern Ihre Prozesse, oder gestalten komplett neue Abläufe.

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Die neue Rolle des Travel Managers

Der Travel Manager hat heute mehr Themen auf dem Tisch als jemals zuvor.

Um in dieser neuen Rolle erfolgreich arbeiten zu können, ist sorgfältige Abstimmung mit bis zu 25 Fachabteilungen erforderlich. Sie benötigen dafür eine gute Regelkommunikation und klare Verantwortlichkeiten.

Wir sorgen dafür, dass Sie Ihre neue Rolle wahrnehmen können und Ihre neuen Kompetenzen sinnvoll einsetzen.

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Prozesse optimieren

Sie benötigen 18 Wochen zur Auszahlung der Reisekosten?

Ihre Reisekosten Abteilung erstickt in Papierbelegen?

Sie spielen Angebots-Ping Pong mit dem Reisebüro?

Dann sollten wir uns gemeinsam über neue und bessere Prozesse unterhalten.

Workshop

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Prozesse global gestalten

Viele Vorgaben bei der Reisebuchung und Reisekostenabrechnung können global definiert werden. Auf Länderebene gibt es meist nur wenige gesetzliche oder interne Anforderungen, die von einer globalen Vorlage abweichen können.

Damit liegt es nahe, wesentliche Elemente eines neuen Geschäftsreiseprozesses zunächst global zu definieren. Der Trick dabei ist, lokale Abweichungen bewusst zuzulassen, aber effizient zu verwalten. Die globale Definition vereinfacht die Implementierung eines Systems und den Roll-Out in die Länder erheblich.

Die Vision:

Alle Einstellungen und Erweiterungen weltweit werden zentral erfasst und verwaltet. Die einzelnen Länder/ Marken/ Gesellschaften können hierbei Teilfunktionen aktivieren oder ausschalten.

Das Ziel:

  • möglichst einheitliche Prozesse
  • möglichst einheitliches Layout
  • reduzierter Aufwand für Implementierung, Roll-Outs und Betrieb
  • Höchstmaß an Flexibilität

Die Umsetzung:

Frontend, Einstellungen und Prozesse werden zentral definiert, lassen aber Spielraum für lokale Anpassungen. Alle lokalen Anpassungen stehen für alle weiteren Einheiten optional, aber einheitlich, zur Verfügung. „Gesetzliche“ oder „Globale“ Felder/ Bereiche gelten für das gesamte Template. „Optionale“ oder „Lokale“ Felder/ Bereiche können je Einheit aktiviert oder entfernt werden.

Unser Angebot:

Für die Erstellung eines globalen Templates bringen wir gerne unsere Erfahrung mit. Dafür haben wir ein Beratungspaket zum Festpreis definiert.

Für Anbieter & TMCs

expenseBrain ist auch Partner der Industrie.

Wir helfen Ihnen dabei, die Kundenwünsche besser zu kennen und Lösungen dafür zu entwickeln. Innovation passiert nicht von selbst.

Viele unserer Ideen sind in heutigen Produkten bereits umgesetzt.

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Enablement und Markteintritt

Wir beraten Sie bei allen Fragestellungen rund um den Markteintritt für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

Dabei prüfen wir den Reifegrad Ihres Produkts für den Einsatz im Zielmarkt und zeigen erforderliche oder mögliche Verbesserungen auf. Wenn wir überzeugt sind, dass Ihr Produkt "vor Ort" funtkionieren kann, stellen wir Sie gerne auch einigen Key Playern in den Ländern und unserem Kundennetzwerk vor.

Unsere Referenzen dazu unterliegen (Leider) der Geheimhaltung.

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Produktentwicklung

Wir kennen die gesetzlichen Anforderungen vieler Länder, und wir kennen die häufigen internen Anforderungen der Kunden.

Gerne werden wir gemeinsam mit Ihnen innovativ, um Ihr Produkt zu verbessern. Wir verstehen uns dabei als Think Tank, als Inkubator und Beschleuniger.

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Produkttests

Wir testen für Sie den Reifegrad Ihres Produkts im Hinblick auf gesetzlich und branchenübliche Kundenanforderungen. Für neue Funktionen oder Release Wechsel können wir als Tester ebenfalls gerne unterstützen.