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Travel Management leicht gemacht

Travel Management kurz erklärt

Business Travel Management bezeichnet den kompletten Verlauf der Buchung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen für Unternehmen.

Travel Management umfasst die Analyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen, die in Zusammenhang mit Geschäftsreisen notwendig sind. Im angelsächsischen Sprachraum ist die Bezeichnung Corporate Travel Management üblich.

Travel Management steuert die Kosten für Reiseleistungen und sichert Komfort und Effizienz für die Reisenden.

Lohnt sich Travel Management?

Auf jeden Fall! Nur wenn Sie wissen, wer mit welchen Leistungen wo hin reist, können Sie unnötige Ausgaben stoppen. Eine Steuerung der Buchungswege und Reiseanbieter hilft Ihnen dabei, Kosten zu senken. Moderne Systeme verschlanken Ihre Prozesse und achten auf Einhaltung der Richtlinien. So können Sie mit einfachen Mitteln schneller und besser werden.

Wir zeigen Ihnen gerne die Vorteile und Möglichkeiten von professionellem Travel Management.

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Brauche ich eine Reiserichtlinie?

Gerne. Schon kleine Stellschrauben sorgen für einen großen Effekt. Eine zeitgemäße und aktuelle Reiserichtlinie hilft dabei, Prozesse zu verschlanken und Geld zu sparen. Die Steuerung von Dienstleistern senkt IhHre Reisekosten um bis zu 30%. Und Ihre Mitarbeiter sehen verbindlich, welche Ausgaben zulässig sind und welche nicht.

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Reiserichtlinie zu erstellen oder zu modernisieren.

Video Workshop:
Reiserichtlinien gestalten
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Was muss ich vor der Reise tun?

Der Reiseantrag ist dank Corona zurück. Anders als früher ist der Zweck nicht mehr die Genehmigung durch den Vorgesetzten, sondern die Erkennung von Risiken.

Eine Reiseanmeldung in einem System hilft Ihnen dabei herauszufinden, wer für seine Reise ein Visum, eine Einreiseregistrierung, eine Arbeitsgenehmigung, eine A1 Bescheinigung oder medizinische Dienste benötigt. Während der Reise wissen Sie immer, wo Ihre Mitarbeiter sind und können im Krisenfall schnell reagieren.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit den aktuellen Anforderungen an Reisesicherheit umgehen können.

PDF: Beratungspaket Compliance
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Wie können wir Reisen schneller und besser buchen?

Auch als kleines Unternehmen brauchen Sie Systeme und Prozesse, um Reisen schnell buchen zu können. Anrufe im Reisebüro sind heute nicht mehr nötig. Mit Systemen zur Online Buchung sparen Sie Zeit und Geld. Schon die Nutzung eines Hotel Buchungsportals kann Ihre Hotelkosten um bis zu 30% senken. Und Ihre Richtlinien sind in den Systemen bereits hinterlegt. So können Sie Reisen einfacher, schneller und günstiger buchen.

Wir helfen Ihnen von Anfang an dabei, eine gut strukturierte Lösung zu gestalten.

Mehr dazu:
Systeme vergleichen
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Sollten wir die Reisekosten digitalisieren?

Stellen Sie sich vor, der Mitarbeiter erstellt von unterwegs mit Belegfotos schnell, sicher und bequem seine Reisekostenabrechnung. Die Erfassung und Bearbeitung wird erheblich beschleunigt. Postversand entfällt. Die Genehmigung und Prüfung kann sofort nach der Erfassung im System stattfinden, ohne auf den Posteingang zu warten. Und schon morgen kann der MItarbeiter die Erstattung auf seinem Konto haben.

Szenarien von morgen? Nein! Diese Lösungen sind heute schon verfügbar und von den Finanzämtern anerkannt.

Wir zeigen Ihnen gerne wie Sie papierlos werden können.

Beratungspaket GoBD
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Die Rolle des Travel Managers

Die Aufgaben eines Travel Managers sind vielfältig und ständig im Wandel.

Dabei muss der Travel Manager einen Ausgleich zwischen den Unternehmenszielen und der Zufriedenheit der Mitarbeiter schaffen. Die Geschäftsreise sollte effizient und kostensparend geplant werden, aber auch guten Komfort bieten.

Neben der früheren Hauptaufgabe, dem Einkauf von Reisedienstleistungen und Verhandeln von Verträgen, gehört heute unbedingt auch eine enge Zusammenarbeit mit Personalwesen, Finanzwesen und IT dazu. Oft ist der Travel Manager jetzt auch verantwortlich für Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnung und den Fuhrpark. Nachbereitung und Auswertung gewinnen immer mehr an Bedeutung. Auch Reisesicherheit, Reisemedizin und Events fallen oft in den Verantwortungsbereich des Travel Managers.

In naher Zukunft werden auch die Planung und Bereitstellung der mobilen Kommunikation, Beschaffung und Auswahl von Video Konferenz Systemen zu den Aufgaben des Travel Managers gehören. Das Berufsbild des Travel Managers wandelt sich gerade zum Collaboration Manager, auch beschleunigt durch die Pandemie.

Geschäftsreisen werden weniger, aber anspruchsvoller. Das Berufsbild des Travel Managers wird daher auch in Zukunft eine große Bedeutung haben.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre neue Rolle zu definieren und zu leben.