Wie sehen Geschäftsreisen in drei Jahren aus?
Viele neue Themen werden die Branche bewegen: Sharing Economy, neue Mobilität, NDC, Biometrie, Reisesicherheit, ... - sind Sie darauf vorbereitet?Hier gibt es direkte Auswirkungen auf Ihre Reisekosten - und auch auf das Verhalten Ihrer Mitarbeiter.
Wir schauen mit Ihnen in die Zukunft und gestalten die Roadmap, um schnell und angemessen auf Neuerungen reagieren zu können.
Ihre Reiserichtlinie sollte modernisiert werden? Und wo können oder sollen die Reiseleistungen überhaupt gebucht werden?
Nutzen Sie für alle Reiseleistungen die besten möglichen Zahlungswege? Und wie ist das doch gleich mit digitalen Belegen oder der Margenbesteuerung?
Wir haben die Antworten auf viele Ihrer Fragen. Als Berater zu allen Themen im Geschäftsreiseprozess oder als Projektleiter bei einer Implementierung helfen wir Ihnen gerne weiter. Unsere Stärke ist die Kombination von Berater und Projektleiter in einer Person.
Wollen Sie Ihre Prozesse verbessern und die Reisenden entlasten?
Unser Team bietet Ihnen langjährige Erfahrung und fundiertes Fachwissen über Technologien im Bereich Geschäftsreisen. Dies hilft Ihnen, auf bewährte Konzepte und Innovationen aus anderen Branchen zurückgreifen.
Wir haben bereits vielen Unternehmen aller Branchen und Grössen geholfen, besser zu werden. Auch für Sie erarbeiten wir gerne die richtige Lösung.
Travel Management bewegt sich im Spannungsfeld zwischen Personalwesen, Finanzwesen, Einkauf und IT. Diese Komplexität braucht eine abgestimmte Strategie.
Wir unterstützen Sie bei der (Neu-) Bewertung Ihrer bisherigen Strategie oder entwickeln mit Ihnen gemeinsam neue strategische Ziele.
Wie möchten Sie in Zukunft Kosten einsparen, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Prozesse gestalten? Wie stellen Sie sicher, dass hre Reisenden auch während der Reise jederzeit gut betreut sind? Und wie sichern Sie die Qualität der Dienstleister?
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung IHrer Strategie.
Einheitliche Prozesse sind in globalen Unternehmen wichtig für die organisatorische und betriebswirtschaftliche Optimierung und die Umsetzung der Strategie.
Durch Digitalisierung und Automatisierung wird die Datenqualität verbessert. Viele Arbeitsschritte können entfallen.Ihre Mitarbeiter können sich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Vision und erarbeiten eine passende Strategie und Handlungsempfehlungen für die Buchung und Abrechnung Ihrer Geschäftsreisen. Dabei decken wir Fragestellungen rund um passende Prozesse oder Systeme ab und erarbeiten konkrete Schritte zum weiteren Vorgehen. So gestalten wir mit Ihnen den globalen End-to-End Prozess der Zukunft für Ihr Unternehmen.
Digital werdenViele Anforderungen ändern sich im Laufe des Projekts, sei es durch gesetzliche Regelungen oder neue Marktgegebenheiten.
Wir unterstützen Sie in allen Bereichen des Projektes auf inhaltlicher und technischer Ebene.
Neue Systeme und Prozesse bedeuten Veränderung. Im Travel Management Projekt arbeiten viele Beteiligte mit komplett unterschiedlichen und widersprüchlichen Interessen mit. Jeder Mitarbeiter ist betroffen, jeder kennt das Thema, und jeder hat eine eigene Meinung dazu. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig, offen und transparent zu kommunizieren.
Gemeinsam mit Ihrem Projektteam erarbeiten wir die notwendigen Kommunikationsstrategien und planen die Maßnahmen zur Umsetzung. Gestalten Sie jetzt die Zukunft Ihrer Reisekostenabrechnung.
Das Themenfeld Travel Management ist komplex. Bis zu 25 Fachabteilungen sind am Geschäftsreiseprozess beteiligt.
Travel Management ist bestenfalls Kernaufgabe des Travel Managers - wenn diese Position im Unternehmen überhaupt existiert. Aber auch der Travel Manager ist oft kein IT-Experte oder Lohnbuchhalter. Keiner der Beteiligten kann Experte für den gesamten Prozess sein.
Und für genau diese Lücke kommen wir ins Spiel. Wir teilen unser Fachwissen gerne mit Ihnen und helfen IHnen dabei, besser zu werden.
Digitale Belege sind schneller, effizienter und genauso sicher. Die Corona-Krise beschleunigt auch die Notwendigkeit zur Digitalisierung.
Das BMF Schreiben vom November 2020 hat endlich Rechtssicherheit für digitale Belege geschaffen.
Voraussetzung für digitale Belege ist eine steuerliche Verfahrensbeschreibung. Die Systembeschreibungen der Anbieter sind hierfür nicht ausreichend.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Spesenprozess zu digitalisieren und zu dokumentieren. Eventuelle Änderungen in Ihrem System stimmen wir gerne auch mit dem Anbieter ab.
Unsere Dokumentation dient als Grundlage für die steuerliche Verfahrensbeschreibung und kann mit geringem Aufwand von Ihrem Steuerberater, Ihrer Finanzabteilung oder Ihrem Finanzamt freigegeben werden.
Sie möchten oder müssen verreisen? Prima! Ihr Vorgesetzter stimmt formlos zu, nachdem Sie ihm Ihren Reisewunsch geschildert haben. Jetzt können Sie die Reise buchen.
Aber halt: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben und veränderter Anforderungen an Sicherheit und Dokumentation ist jetzt die Reiseanmeldung als neuer Prozess erforderlich. Sie benötigen bis zu acht Dokumente. Moderne Systeme helfen Ihnen dabei, diese automatisiert zu erhalten oder die Daten weiterzugeben.
In unserem Travel Compliance Workshop zeigen wir Ihnen, welche Regularien bei Geschäftsreisen gelten und wie Sie damit umgehen sollten.
Firmen mit internationaler Reisetätigkeit sind immer mehr Risiken ausgesetzt. Umso wichtiger wird es, Risiken bereits im Vorfeld zu erkennen. Bisher haben die wenigsten Unternehmen geeignete Prozesse für alle Situationen. Neben den Ausweisdokumenten können Visa, Sozialversicherungsnachweise, A1-Formulare, Vorab-Registrierungen, aber künftig auch Gesundheitstests erforderlich sein.
Was brauchen Sie? Wie bekommen Sie die Reise mit? Und woher kommen die Daten? Wie können Sie das erforderliche Wissen darüber bekommen und aktuell halten? Und wie informieren Sie Ihre Reisenden über die Erfordernisse?
Wir zeigen Ihnen Wege und Anbieter, um diese teilweise neuen Prozesse gestalten und betreiben zu können.
Helfen Sie Ihren Reisenden, indem Sie Ihre Reiserichtlinie zeitgemäß, nachvollziehbar und klar formulieren. Beseitigen Sie historische Altlasten, die „schon immer so“ gemacht wurden.
Nutzen Sie unsere Expertise, um gemeinsam frischen Wind in Ihre Richtlinie zu bringen.
Auch im Mittelstand wird professionelles Travel Management immer wichtiger. Schon mit einfachen Mitteln können Sie Ihre Kosten senken und die Prozesse verbessern. Wir unterstützen Sie dabei.
Die Margenbesteuerung war ursprünglich als Vereinfachung für Reiseveranstalter gedacht, wird aber aufgrund neuer EU-Richtlinien den Einkauf von Reiseleistungen ab 2020 komplizierter und teurer machen.
Wir haben für Sie Fallbeispiele zusammengestellt und erklären die Thematik.
Durch die Auswahl eines neuen Cloud Systems können Sie Ihre Systemlandschaft einfacher, einheitlicher und moderner gestalten.
Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir die Anforderungen und wählen den m besten passenden Anbieter.
Gerne erarbeiten wir Lastenhefte, Spezifikationen, Supportkonzepte, Betriebskonzepte, Datenflussmodelle und Migrationskonzepte im Geschäftsreiseprozess. Wir helfen Ihnen bei Systemen zur Reisebuchung, Reisekostenabrechnung, Event Management, Fuhrpark Verwaltung und vieles mehr.
Bei der Einführung neuer Systeme (Reisebuchung, Reiseabrechnung, Event Management, ...) oder bei der Migration zu anderen Anbieter (Reisebüro, Kreditkarte, ...) unterstützen wir Sie als Projektleiter für die Gesamtprojektleitung, als Teilprojektleiter IT, Teilprojektleiter der Fachabteilung oder als Projekt Management Office.
Kommunikation ist wichtig. Wir erarbeiten mit Ihnen einen Kommunikationsplan und erstellen die Texte für Intranet Artikel, Newsletter und die gesamte Kommunikation. Auf Wunsch gestalten wir für Sie auch Werbemittel wie Flyer, Roll-Ups oder Gummibärchentüten.
Wir erstellen mit Ihnen individuelle Testfälle und betreuuen Ihre Anwender während der Durchführung. Gerne übernehmen wir auch das Defect Management mit den Fachabteilungen und Anbietern.
Wir erarbeiten für Sie Traningskonzepte und ermitteln den Schulungsbedarf. Massgeschneiderte Schulungsunterlagen als Printversion oder fürs Intranet bilden genau Ihren Prozess und Ihr System ab. AufWunsch erstellen wir für Sie auch individuelle Schulungsvideos.
In Präsenzterminen vor Ort oder als Webinar schulen wir Ihre Administratoren, Multiplikatoren und Endanwender auf allen gängigen Systemen.
Fordern Sie jetzt unser Angebot an.
Sie beschäftigen sich mit Travel Management und möchten mehr über Prozesse, Systeme oder Best Practises wissen?
Wir beschleunigen und verbessern Ihre Prozesse, oder gestalten komplett neue Abläufe.
Viele Vorgaben bei der Reisebuchung und Reisekostenabrechnung können global definiert werden. Auf Länderebene gibt es meist nur wenige gesetzliche oder interne Anforderungen, die von einer globalen Vorlage abweichen können.
Damit liegt es nahe, wesentliche Elemente eines neuen Geschäftsreiseprozesses zunächst global zu definieren. Der Trick dabei ist, lokale Abweichungen bewusst zuzulassen, aber effizient zu verwalten. Die globale Definition vereinfacht die Implementierung eines Systems und den Roll-Out in die Länder erheblich.
Alle Einstellungen und Erweiterungen weltweit werden zentral erfasst und verwaltet. Die einzelnen Länder/ Marken/ Gesellschaften können hierbei Teilfunktionen aktivieren oder ausschalten.
Frontend, Einstellungen und Prozesse werden zentral definiert, lassen aber Spielraum für lokale Anpassungen. Alle lokalen Anpassungen stehen für alle weiteren Einheiten optional, aber einheitlich, zur Verfügung. „Gesetzliche“ oder „Globale“ Felder/ Bereiche gelten für das gesamte Template. „Optionale“ oder „Lokale“ Felder/ Bereiche können je Einheit aktiviert oder entfernt werden.
Für die Erstellung eines globalen Templates bringen wir gerne unsere Erfahrung mit. Dafür haben wir ein Beratungspaket zum Festpreis definiert.
Sie benötigen 18 Wochen zur Auszahlung der Reisekosten?
Ihre Reisekosten Abteilung erstickt in Papierbelegen?
Sie spielen Angebots-Ping Pong mit dem Reisebüro?
Dann sollten wir uns gemeinsam über neue und bessere Prozesse unterhalten.
Der Travel Manager hat heute mehr Themen auf dem Tisch als jemals zuvor.
Um in dieser neuen Rolle erfolgreich arbeiten zu können, ist sorgfältige Abstimmung mit bis zu 25 Fachabteilungen erforderlich. Sie benötigen dafür eine gute Regelkommunikation und klare Verantwortlichkeiten.
Wir sorgen dafür, dass Sie Ihre neue Rolle wahrnehmen können und Ihre neuen Kompetenzen sinnvoll einsetzen.
expenseBrain ist auch Partner der Industrie.
Wir helfen Ihnen dabei, die Kundenwünsche besser zu kennen und Lösungen dafür zu entwickeln. Innovation passiert nicht von selbst.
Viele unserer Ideen sind in heutigen Produkten bereits umgesetzt.
Wir beraten Sie bei allen Fragestellungen rund um den Markteintritt für Deutschland, Österreich und die Schweiz.
Dabei prüfen wir den Reifegrad Ihres Produkts für den Einsatz im Zielmarkt und zeigen erforderliche oder mögliche Verbesserungen auf. Wenn wir überzeugt sind, dass Ihr Produkt "vor Ort" funtkionieren kann, stellen wir Sie gerne auch einigen Key Playern in den Ländern und unserem Kundennetzwerk vor.
Unsere Referenzen dazu unterliegen (Leider) der Geheimhaltung.
Wir kennen die gesetzlichen Anforderungen vieler Länder, und wir kennen die häufigen internen Anforderungen der Kunden.
Gerne werden wir gemeinsam mit Ihnen innovativ, um Ihr Produkt zu verbessern. Wir verstehen uns dabei als Think Tank, als Inkubator und Beschleuniger.
Wir testen für Sie den Reifegrad Ihres Produkts im Hinblick auf gesetzlich und branchenübliche Kundenanforderungen. Für neue Funktionen oder Release Wechsel können wir als Tester ebenfalls gerne unterstützen.
Englisch