Travel Management - derGeschäftsreiseprozess
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Der Geschäftsreiseprozeß

1

Reiseanmeldung
(Vorbereitung)

2

Reisebuchung
(Organisation)

3

Reise
(Durchführung)

4

Reiseabrechnung

5

Verarbeitung

6

Reporting
(Auswertung)

Reiseanmeldung

Mit einem neuen Termin kommt die Notwendigkeit zur Vorbereitung der Reise. Nicht jede Reise kann einfach so angetreten werden. Heute gibt es viele verschiedene gesetzliche und organisatorische Vorgaben. Sorgfältige Vorbereitung noch vor der Buchung kann erforderlich sein.

Durch die Hintertür ergibt sich damit die Notwendigkeit, alle internationalen Reisen vor der Abreise in einem System zu erfassen. Nur so können Sie alle Teilprozesse starten und teure Fehler vermeiden.

Ene Genehmigung durch den Vorgesetzten ist nicht mehr zeitgemäß

Alternativen

Videokonferenzen können Reisen ergänzen, aber nicht ersetzen. Emotionen werden nur unzureichend übermittelt, Interaktion ist stark reduziert. Und mal ehrlich: die wichtigsten Dinge im Termin passieren „inoffiziell“ während der Kaffeepause.

Viele Trainings oder Projektmeetings können schon heute sicher auch ohne Verluste in der Qualität per Video durchgeführt werden.

Für viele andere Aktivitäten ist persönlicher Kontakt aber weiterhin wichtig und unverzichtbar. Geschäftsleute werden auch in Zukunft reisen, um durch persönliche Kontakte Vertrauen aufzubauen, Produktionsschritte live zu begleiten und interkulturellen Austausch zu fördern.

Geschäftsreisen werden aber weniger, und die Reise selbst wird sich radikal ändern.

Als Travel Manager sollten Sie darauf vorbereitet sein, in Zukunft die Rolle eines Collaboration Managers wahrzunehmen.

Wertermittlung

Bisher bewerten nur wenige Unternehmen den Nutzen einer Reise im Vorfeld.

Ist die Reise inhaltlich und wirtschaftlich sinnvoll? Sind die Kosten angemessen? Sind die gesundheitlichen Risiken vertretbar?

Kann die Reise auch als Videotermin stattfinden, oder ist Präsenz unbedingt erforderlich?

expenseBrain hat eine strukturierte Methodik erarbeitet, mit der Sie den Nutzen einer Reise messen und dokumentieren können. Bei Interesse sprechen Sie uns bitte an.

Einreisebestimmungen

Vielfältige rechtliche Rahmenbedingungen behindern die Mobilität Ihrer Mitarbeiter.

Je nach Nationalität, Wohnort und Land des Arbeitgebers sind für das Reiseziel ein oder mehrere unterschiedliche Dokumente nötig. Mögliche Arten von Dokumenten sind Arbeitsvisa, Aufenthaltsgenehmigungen, Sozialversicherungsnachweise, Einreiseregistrierungen oder Arbeitsgenehmigungen. Die Dokumente können mitführungspflichtig sein. Weitere Dokumente wie Arbeitsverträge oder Beschäftigungsnachweise können zusätzlich erforderlich sein.

Fehlen diese Dokumente, können neben der verhinderten Einreise teilweise empfindliche Strafen gegen das Unternehmen und den Mitarbeiter verhängt werden.

Haben Sie alle Reisen im Blick?

Und ganz aktuell kommen medizinische Tests nicht älter als 48 Stunden als Herausforderung...

Fürsorge

Vor, während und nach der Reise haben Ihre Mitarbeiter einen Anspruch auf Fürsorge.

Dazu gehören medizinische Dienste wie vorbeugende Impfungen. Auch Risikomanagement durch Länderinformationen und Notfallpläne sollte bei Unternehmen mit internationalen Reisen etabliert sein.

Steuern

Dienstreisen können Auswirkungen auf die Einkommenssteuern des Mitarbeiters oder die Gewerbesteuern des Unternehmens haben.

In manchen Ländern ist der Reisende ab dem ersten Arbeitstag vor Ort einkommenssteuerpflichtig. Verantwortlich ist meist der Reisende, nicht das Unternehmen. Aber woher soll Ihr Mitarbeiter das wissen? Und haben Sie alle Länder mit steuerlichen Risiken im Blick?

Auch das Unternehmen kann unerkannte Betriebsstätten im Ausland haben, wenn regelmässig Mitarbeiter in das Land geschickt werden. Oder das Unternehmen wird registrierungspflichtig im Zielland.

Travel Management Systeme helfen Ihnen dabei, Risiken zu identifizieren und vorbeugend zu handeln.

Reisebuchung

Sind Sie startklar?

Alle Dokumente sind beantragt. Jetzt kann die Rese gebucht werden.

DAs Travel Management System findet die besten Routen und Preise. Der Mitarbeiter stellt die Leistungen selbst zusammen und kann direkt buchen. Natürlich alles innerhalb Ihrer Reiserichtlinie.

Wo wird gebucht?

Versuchen Sie immer, Ihr Reisevolumen so gut es geht zu steuern und auf bevorzugte Anbieter zu lenken. Es geht dabei nicht unbedingt darum, für jede Buchung den allerbesten Preis zu haben. Aber Sie müssen das Volumen als Ganzes im Griff haben und lenken können.

Für die Buchung von Flügen wird sehr schnell die Beteiligung eines Reisebüros sinnvoll. Die unkoordinierte Buchung direkt beim Anbieter bietet Ihnen nicht den Überblick, den Sie brauchen. Tarife mit anderen Anbietern oder anderen Strecken können viel günstiger sein. Ein Online Booking System oder ein Vertragsreisebüro senken in jedem Fall Ihre Flugkosten.

Für die Buchung von Hotels nutzen Sie am besten die Portale der Vermittler mit einer Firmenregistrierung. So erhalten Sie Zugriff auf nichtöffentliche Firmenraten und sparen bis zu 30% bei gleicher Leistung.

Auch für Mietwagen ist mindestens die Registrierung als Firma direkt beim Anbieter sinnvoll. Sie können Fahrzeuge über das Reisebüro oder über Direktschnittstellen buchen. Vermittler wie in der Hotellerie gibt es im Mietwagenbereich nicht.

Wenn Sie oft mit der Bahn fahren, profitieren Sie im Firmenportal der Bahn von Grosskundenrabatten.

In Zukunft werden Spracherkennung oder Kalenderintegration Ihren Reisewunsch erkennen und die Vorbereitung übernehmen.

Taxis und Transfers können schnell und bequem über die Apps gebucht werden, wenn diese an Ihren Zielen angeboten werden. Vorteil sind die korrekten Rechnungen, die Ihnen in der Buchhaltung viel Zeit sparen. Die Nutzung von alternativen Transferdienstleistern scheitert oft an der langen Vorausbuchungsfrist.

Unterwegs

Alle erforderlichen Dokumente wurden erstellt. Jetzt kann’s losgehen. Sie müssen nur noch den Koffer selbst packen. Vor und während der Reise könnren Ihre Daten genutzt werden, um die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Auch unterwegs können Daten gesammelt werden, die Versand und Abholung ganz neuer Informationen in Echtzeit ermöglichen werden.

Automatische Reisekostenabrechnung

Bereits heute können Sie schon unterwegs Belege fotografieren und so Ihre Reisekostenabrechnung aufbauen. Reisedaten aus der Buchung und Kreditkarten Zahlungen sind auch schon in der Abrechnung bekannt. Alle Zahlungen und Reisedaten werden in Zukunft während der Reise elektronisch gesammelt und an das Travel Management System übergeben. Ihre Reisekostenabrechnung ist dann bereits erstellt.

Traveler Engagement

Push Nachrichten während der Reise halten den Mitarbeiter informiert. Wertvolle Tipps zum Verhalten oder zur Einhaltung der Richtlinien können in Echtzeit übermittelt werden. Auch Staus, Störungen im Reseverlauf, Verspätungen und Sicherheitshinweise können sofort übermittelt werden.

Das erhöht die Sicherheit der Reisenden und minimiert Verspätungen.

Verarbeitung

Die Reise war erfolgreich. Alle Eingaben für die Abrechnung sind erstellt. Aber wie geht's weiter?

Travel Management Systeme erkennen alle weiteren Schritte und geben die Daten zur Verarbeitung an die richtige Stelle weiter.

Erfassung

Der Reisende überprüft die Eingaben, die während der Reise gesammelt wurden und bestätigt die Richtigkeit. Ergänzende Eingaben und Korrekturen können jetzt nach der Reise gemacht werden. Alle Belege liegen digital vor. Das System rechnet die Pauschalen automatisch.

Die Reise wird abgeschlossen und zur weiteren Verarbeitung in den Prozess gegeben. Das System erkennt notwendige Einzelschritte automatisch und leitet die Reise an den richtigen Bearbeiter weiter.

Genehmigung

Alle Reisen oder nur Reisen mit Abweichungen können zur Information ode rzur Genehmigung an den Vorgesetzten gesendet werden. Der Vorgesetzte prüft den Geschäftszweck und die Kostenzuordnung.

Prüfung

Das System erkennt Reisen, die eine manuelle Prüfung benötigen und gibt diese an ein qualifiziertes Service Team. Alle anderen Reisen werden direkt zur Zahlung freigegeben.

Die Prüfer bewerten die sachliche und fachliche Richtigkeit der Eingaben nach gesetzlichen und internen Richtlinien. Die Reise kann abgelehnt, geändert oder zur Zahlung freigeeben werden.

Finanzbuchhaltung

Die Reisekosten werden an die Buchhaltung übergeben und auf die richtigen Sachkonten und Kostenträger gebucht.

Lohn & Gehalt

Steuerpflichtige Anteile der Reise können zur Versteuerung an das Payroll System übergeben werden. Mit der nächsten Gehaltszahlung werden Steuern einbehalten oder besondere Situationen dokumentiert.

Erstattung

Die Erstattung auf das Bankkonto des Mitarbeiters erfolgt im nächsten Zahllauf, idealerweise mindestens wöchentlich.

Auswertungen

Alle Reiseaktivitäten des Unternehmens sind jetzt in mehreren Systemen verfügbar. Intelligente Auswertungen sorgen dafür, daß Sie informiert bleiben.

Einkauf

Alle Ihre in Anspruch genommenen Leistungen sind entweder als Buchung im Reisebüro, als Buchung beim Anbieter, als Kreditkartenzahlung oder in der Reisekostenabrechnung verfügbar. Das Reporting des Travel Management Systems kann Ihnen pro Anbieter, pro Strecke oder pro Hotel alle Daten liefern, die Sie für besseren Einkauf brauchen.

Management

Wie entwickeln sich die Reisekosten im Vergleich zum Vorjahr, oder in Relation zum Umsatz? Wieviele Reisekosten wurden von welcher Abteilung verursacht?

Ihre Kosten werden jetzt detailliert sichtbar. Das hilft Ihnen, die strategischen Ziele zu erreichen.

Compliance

Alle Ihre Reisen sind zentral für Auswertungen verfügbar. So wird es viel einfacher, die Kontrolle über gesetzliche Themen zu behalten.