Der Geschäftsreiseprozeß

Videokonferenzen können Reisen ergänzen, aber nicht ersetzen. Emotionen werden nur unzureichend übermittelt, Interaktion ist stark reduziert. Und mal ehrlich: die wichtigsten Dinge im Termin passieren „inoffiziell“ während der Kaffeepause.

Viele Trainings oder Projektmeetings können schon heute sicher auch ohne Verluste in der Qualität per Video durchgeführt werden.

Für viele andere Aktivitäten ist persönlicher Kontakt aber weiterhin wichtig und unverzichtbar. Geschäftsleute werden auch in Zukunft reisen, um durch persönliche Kontakte Vertrauen aufzubauen, Produktionsschritte live zu begleiten und interkulturellen Austausch zu fördern.

Geschäftsreisen werden aber weniger, und die Reise selbst wird sich radikal ändern.

Als Travel Manager sollten Sie darauf vorbereitet sein, in Zukunft die Rolle eines Collaboration Managers wahrzunehmen.

Bisher bewerten nur wenige Unternehmen den Nutzen einer Reise im Vorfeld.

Ist die Reise inhaltlich und wirtschaftlich sinnvoll? Sind die Kosten angemessen? Sind die gesundheitlichen Risiken vertretbar?

Kann die Reise auch als Videotermin stattfinden, oder ist Präsenz unbedingt erforderlich?

expenseBrain hat eine strukturierte Methodik erarbeitet, mit der Sie den Nutzen einer Reise messen und dokumentieren können. Bei Interesse sprechen Sie uns bitte an.

Vielfältige rechtliche Rahmenbedingungen behindern die Mobilität Ihrer Mitarbeiter.

Je nach Nationalität, Wohnort und Land des Arbeitgebers sind für das Reiseziel ein oder mehrere unterschiedliche Dokumente nötig. Mögliche Arten von Dokumenten sind Arbeitsvisa, Aufenthaltsgenehmigungen, Sozialversicherungsnachweise, Einreiseregistrierungen oder Arbeitsgenehmigungen. Die Dokumente können mitführungspflichtig sein. Weitere Dokumente wie Arbeitsverträge oder Beschäftigungsnachweise können zusätzlich erforderlich sein.

Fehlen diese Dokumente, können neben der verhinderten Einreise teilweise empfindliche Strafen gegen das Unternehmen und den Mitarbeiter verhängt werden.

Haben Sie alle Reisen im Blick?

Und ganz aktuell kommen medizinische Tests nicht älter als 48 Stunden als Herausforderung...

Vor, während und nach der Reise haben Ihre Mitarbeiter einen Anspruch auf Fürsorge.

Dazu gehören medizinische Dienste wie vorbeugende Impfungen. Auch Risikomanagement durch Länderinformationen und Notfallpläne sollte bei Unternehmen mit internationalen Reisen etabliert sein.

Dienstreisen können Auswirkungen auf die Einkommenssteuern des Mitarbeiters oder die Gewerbesteuern des Unternehmens haben.

In manchen Ländern ist der Reisende ab dem ersten Arbeitstag vor Ort einkommenssteuerpflichtig. Verantwortlich ist meist der Reisende, nicht das Unternehmen. Aber woher soll Ihr Mitarbeiter das wissen? Und haben Sie alle Länder mit steuerlichen Risiken im Blick?

Auch das Unternehmen kann unerkannte Betriebsstätten im Ausland haben, wenn regelmässig Mitarbeiter in das Land geschickt werden. Oder das Unternehmen wird registrierungspflichtig im Zielland.

Travel Management Systeme helfen Ihnen dabei, Risiken zu identifizieren und vorbeugend zu handeln.

Das System erkennt Reisen, die eine manuelle Prüfung benötigen und gibt diese an ein qualifiziertes Service Team. Alle anderen Reisen können direkt zur Zahlung freigegeben werden.

Die Prüfer bewerten die sachliche und fachliche Richtigkeit der Eingaben nach gesetzlichen und internen Richtlinien. Die Reise kann abgelehnt, geändert oder zur Zahlung freigeeben werden.

Alle Reisen oder nur Reisen mit Abweichungen können zur Information oder zur Genehmigung an den Vorgesetzten gesendet werden. Der Vorgesetzte prüft nur noch den Geschäftszweck und die Kostenzuordnung.

Die Reisekosten werden an die Buchhaltung übergeben und auf die richtigen Sachkonten und Kostenträger gebucht.

Alle Angaben zur Umsatzsteuer sind im System bekannt und werden mit verbucht. Zusätzlich können ausländische Belege an einen Dienstleister zur Erstattung weitergegeben werden.

Steuerpflichtige Anteile der Reise können zur Versteuerung an das Payroll System übergeben werden. Mit der nächsten Gehaltszahlung werden Steuern einbehalten oder besondere Situationen dokumentiert.

Die Erstattung auf das Bankkonto des Mitarbeiters erfolgt im nächsten Zahllauf, idealerweise mindestens wöchentlich.