Der Gesetzgeber hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff in den Grundsätzen ordnungsgemässer digitaler Buchführung (GoBD) geregelt. Mit dem BMF Schreiben vom November 2019 wurde endlich in vielen Punkten Klarheit geschaffen.
Für viele Unternehmen ist die Digitalisierung ein wesentliches Unternehmensziel, um schneller und effizienter arbeiten zu können.
Dazu gehört auch das „mobile Scannen“ von Papierbelegen. Die Erfassung kann jetzt auch während der Reise mit Smartphones oder Tablets zeitnah erfolgen. Der Papierbeleg kann vernichtet werden, wenn der weitere Prozess die Vorgaben der GoBD erfüllt. In der Praxis empfehlen wir für mögliche Disputfälle oder Störungen, die Belege bis zur Erstattung der Reisekosten beim Mitarbeiter zu belassen.
Mobiles Scannen ist jetzt lediglich eine spezielle technische Ausprägung der „Elektronischen Erfassung von Papierbelegen“. Die Voraussetzungen dafür sind in der GoBD geregelt und werden von den gängigen Geräten erfüllt. Die GoBD unterscheidet nicht zwischen Geräteausführungen.
Es ist also nicht entscheidend, ob Sie die Erfassung mit einem Handgerät, einem Scanner oder einer Kamera vornehmen. Sie können zentral im Büro, dezentral im Home Office, stationär oder mobil scannen. Auch wird nicht zwischen Scannen im Inland oder im Ausland unterschieden. Ihr Reisender kann also unterwegs in China den Beleg fotografieren, und ein eventueller Scandienstleister könnte auch z.B. in Ungarn sitzen.
Damit Sie einen digitalen Prozess für Ihre Spesenbelege einsetzen können, müssen Sie einige organisatorische Voraussetzungen treffen: Art und Vorgehensweise des Scannens sollten in der Reiserichtlinie oder einer anderen Organisationsanweisung beschrieben sein. Und das Verfahren zur Handhabung der Digitalisate sollte in einer steuerlichen Verfahrensbeschreibung dokumentiert werden. Die systembezogenen Verfahrensbeschreibungen der Software Anbieter sind hierfür nicht ausreichend, können aber als Anlage mitgeltende Wirkung entfalten. Die Verfahrensbeschreibung muss nicht mehr beim Finazamt eingereicht werden, sie muss lediglich existieren.
Digitale Belege sind schneller, effizienter und genauso sicher. Die Corona-Krise beschleunigt die Notwendigkeit zur Digitalisierung erheblich. Voraussetzung für digitale Belege ist eine steuerliche Verfahrensbeschreibung. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir eine Prozess-Dokumentation als Grundlage für die steuerliche Verfahrensbeschreibung. Diese kann mit geringem Aufwand von Ihrem Steuerberater, Ihrer Finanzabteilung oder Ihrem Finanzamt freigegeben werden
Wir haben für Sie ein Beratungspaket zum Festpreis erstellt und erstellen gemeinsam mit Ihnen die Verfahrensdokumentation als Vorbereitung zur steuerlichen Verfahrensbeschreibung.
Wir stimmen mit Ihren Fachbereichen die Anforderungen ab und klären die Machbarkeit nach den Vorgaben der GoBD. Ihre internen Anforderungen an den Prozess und die verschiedenen Belegarten nehmen wir auf und dokumentieren sie. Sie erhalten eine umfassende Dokumentation, die von Ihrer fachlich verantwortlichen Stelle weiterbearbeitet werden oder freigegeben werden kann.
Wir dokumentieren Ihren neuen Prozess für Belege in Deutschland. Dieser Prozess gilt für alle Unternehmensbereiche.
Weitere Unternehmensbereiche oder Tochtergesellschaften mit abweichenden Anforderungen sind gegen Aufpreis möglich. Für die Länder Spanien und Frankreich haben wir bei anderen Kunden auch bereits Beschreibungen in deutscher oder englischer Sprache erstellt. Der Aufwand hierfür wird nach Tagessatz abgerechnet.
Beratungspaket zum Festpreis - ein Land, ein Prozess, eine Sprache - Abstimmung mit den Fachbereichen, Prozess-Dokumentation als Word Dokument, Management Summary PPT
steuerliche Beratung oder rechtliche Beratung sind ausgeschlossen, mehrere Länder oder Prozesse gegen Aufpreis
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