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Travel Management Consulting by expenseBrain

Travel Management im Mittelstand

Reisen schneller abrechnen

Kennen Sie das auch? Die Belege stapeln sich, der Vorgesetzte ist nicht im Haus und kann nicht genehmigen. Der Reisende beschwert sich, weil die Erstattung seit 18 Wochen überfällig ist. Die Motivation auf eine Geschäftsreise zu gehen nimmt ab. Der unternehmerische Erfolg ist in Gefahr.

Gerade im Mittelstand gibt es besondere Anforderungen an Kosten und Effizienz für das Travel Management. Wir helfen Ihnen dabei Ihren individuellen Weg zu finden, der auf Sie, Ihre Reisenden und Ihre Prozesse angepasst ist.

Belege digitalisieren

Seit Ende 2019 dürfen Sie Reisekosten ohne Papierbelege verarbeiten und ausschliesslich digitale Belege nutzen. Die Papierbelege können sofort vernichtet werden. Versand und Archivierung entfallen ersatzlos.

Die Voraussetzungen dafür sind simpel, wenn Ihr Reisekosten System ein paar einfache Anforderungen erfüllt und Ihr Prozess transparent und sicher ist.

Wann dürfen wir Ihnen bei der Digitalisierung helfen?

Termin vereinbaren

Kosten senken

Ob internationales Unternehmen oder mittelständische Firma: Ein optimiertes Travel Management macht sich immer bezahlt.

Fehlende Richtlinien, mangelnde Nachvollziehbarkeit oder dezentrale Zahlungsabwicklungen sorgen für hohe Kosten und ineffiziente Prozesse.

Besonders kleinere Unternehmen stellen sich dann immer wieder die Frage, ob sich eine Travel Management Lösung bei ihrer Firmengröße denn überhaupt lohnt.

Die klare Antwort lautet: Ja! Viele Produkte und Systeme sind genau auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Bereits durch einfache Lösungen lassen sich 30% der Kosten oder sogar mehr einsparen.

Wir helfen Ihnen dabei Ihren individuellen Weg zu finden, der auf Sie, Ihre Reisenden und Ihre Prozesse angepasst ist.

Wie geht Travel Management im Mittelstand?

Wie überall: Ganz einfach!

Nur wenn Sie wissen, wer mit welchen Leistungen wo hin reist, können Sie unnötige Ausgaben stoppen. Eine Steuerung der Buchungswege und Reiseanbieter hilft Ihnen dabei, Kosten zu senken. Moderne Systeme verschlanken Ihre Prozesse und achten auf Einhaltung der Richtlinien. So können Sie mit einfachen Mitteln schneller und besser werden.

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Was ist so besonders im Mittelstand?

Der Mittelstand hat immer viel Geld für Geschäftsreisen ausgegeben. Bei vielen Unternehmen fehlen aber immer noch gute und moderne Reisemanagement Systeme und aktuelle Reiserichtlinien.

Die Thematik ist heute wichtiger als jemals zuvor. Die Herausforderungen an professionelle Verwaltung von Geschäftsreisen haben sich geändert. Für neue Einreisebestimmungen und Dokumentationspflichten brauchen Sie mehr Überblick als bisher.

Manchmal sind die Lösungen ganz einfach, aber im Unternehmen gar nicht bekannt. Sparen Sie mit uns.

Gerne zeigen wir Ihnen, was heute möglich ist und zu Ihnen passt.

Kostenloses Erstgespräch

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Reisebuchung: Geht oft besser

Kennen Sie das? Unterschiedlichste Reiseanbieter und Buchungswege, unzählige Anrufe beim Reisebüro und stundenlanges Sortieren von Belegen mit anschließendem Postversand. Darunter leiden nicht nur Kosten und Effizienz, sondern vor allem auch die Motivation der Mitarbeiter. Die Bereitschaft zu verreisen sinkt.

Moderne Systeme können ihnen dabei helfen, ihre Prozesse zu verschlanken, Buchungswege zu steuern und Kosten zu sparen. Auch Anrufe beim Reisebüro sind nicht mehr nötig, und selbst die Reisekostenabrechnung kann der Reisende bequem und sicher über eine App bearbeiten.

All diese Szenarien sind längst keine reine Zukunftsvision mehr, und lange nicht so kompliziert wie oftmals angenommen wird.

Gerne beraten wir Sie und sorgen dafür, dass auch Ihr Unternehmen von den Vorteilen und Möglichkeiten im Travel Management profitiert.

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Reiseabrechnung: Gibt es Alternativen zu Excel?

Aber sicher! Die Zukunft Ihrer Reisekostenabrechnung liegt in der Cloud. Hier gibt es viele Standard Produkte, die Sie sofort nutzen können.

Besonders wichtig ist, dass die Lösung schnell starten kann und im Betrieb leicht zu verwalten ist.

Für besondere Anforderungen können eigene Einstellungen vorgenommen werden. Sie erhalten mehr Komfort für Ihre Reisenden, und Ihre Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit.

Stellen Sie sich vor, der Mitarbeitende erstellt von unterwegs mit Belegfotos schnell, sicher und bequem seine Reisekostenabrechnung. Postversand entfällt. Die Genehmigung und Prüfung können sofort nach der Erfassung im System stattfinden. Und schon morgen ist die Erstattung auf dem Konto.

Klingt gut? Ist es auch.

Wir geben Ihnen gerne einen Überblick über Anbieter, Systeme und Prozesse im Travel Management.

Video Workshop: Systemauswahl

Die richtige Wahl!

System Auswahl Workshop:

In einem Termin vor Ort legen wir gemeinsam Ihre Ziele fest und erstellen eine Vorauswahl. Dabei können wir Ihnen auch gängige Systeme vorstellen. Anschließend erstellen wir eine Bewertung und besprechen die Ergebnisse.

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Bundesverband mittelständische Wirtschaft

expenseBrain ist Mitglied im Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW). Als führender berufs- und branchenübergreifender Unternehmerverband vertritt der BVMW die Interessen mittelständischer Unternehmen und repräsentiert eines der bedeutendsten Unternehmernetzwerke in Deutschland und Europa.

Der BVMW vertritt gemeinsam mit kooperierenden Fach- und Branchenverbänden rund 270.000 Unternehmen mit über neun Millionen Beschäftigten. Der BVMW ist damit die größte freiwillig organisierte Kraft des deutschen Mittelstands und gilt als größtes Unternehmens-Netzwerk seiner Art weltweit.

expenseBrain ist seit 2020 zertifizierter Partner im Beraternetzwerk Mittelstand des BVMW.

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BAFA Förderung

Seit 2021 sind wir als Berater beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gelistet.

Damit können Sie für unsere Beratung unter bestimmten Voraussetzungen Förderleistungen erhalten.

Seit Januar 2021 ist die "Förderung unternehmerischen Know-Hows" mit bis zu 80% förderfähig, maximal 3.200 EUR.

Geeignete Leistungen sind beispielsweise unsere Workshops zu Travel Management oder Digitalisierung.

Gemeinsam finden wir mit Sicherheit die passende Lösung und das richtige Konzept für Ihre individuellen Anforderungen.

Kostenloses Erstgespräch