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Papierformulare sind toll!

Neun Gründe, warum die Spesenabrechnung mit Papier und Excel einfacher und schneller ist

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Papier ist effizient!

Die Digitalisierung ist im vollen Gange. In den vergangenen Wochen und Monaten haben viele Unternehmen gelernt, dass eine dezentrale Welt genauso gut funktionieren kann wie ein zentrales Arbeiten in einem Büro.

Aber welche Anpassungen sollten für ein dezentrales Arbeiten gemacht werden? Auf gar keinen Fall darf die gute alte Reisekostenabrechnung auf Papier oder über Excel angefasst werden. Dieses System hat so viele Vorteile, dass die ganzen spezialisierten Systeme im Markt ihm niemals das Wasser reichen können.

Wir zeigen Ihnen 10 (nicht ganz ernstgemeinte) Gründe, warum wir dieser Argumentation zu 100% folgen müssen.

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Jeder findet Excel toll

Excel ist ein Tool, welches einfach und schnell bedient werden kann. Jeder User nutzt das System mit größter Freude, weil eine Tabellenkalkulation logisch und klar strukturiert sind. Rechnungen, Summen und weitere Einstellungen sind möglich, die der Endnutzer in anderen Systemen nicht vornehmen kann.

2

Meine Buchhaltung hat Zeit ohne Ende

Unsere Buchhaltung hat durch die gesamte Digitalisierung in den vergangenen Jahren am meisten profitiert. Entsprechend habe ich eh Überkapazitäten in diesem Bereich. So kann beim Übertragen der Excel-Listen sofort überprüft werden, ob die Angaben korrekt sind. Der Mitarbeiter unterschreibt auf seiner Abrechnung was eine weitere Verbindlichkeit gibt.

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Berufliche Apps? Nutzt niemand!

Mitarbeiter nutzen im Privatleben eine Vielzahl unterschiedlicher Apps – aber ganz ehrlich – wer nutzt schon freiwillig Apps in der Geschäftswelt. Hier müsste ich mich ja einlesen und die App verstehen lernen – das brauche ich nicht, denn Excel kann jeder bedienen.

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Insellösungen sind super!

Wir verzichten gezielt auf eine automatische Verknüpfung und Schnittstellen zwischen unseren Systemen. Wir sparen damit grossen großen Programmieraufwand und damit Kosten. Wir kopieren Daten lieber manuell in unsere Buchhaltungssoftware – so haben wir direkt eine Qualitätskontrolle und können falsche Daten sofort korrigieren. Falsche Daten sind somit nur in einem System und zerschießen nicht direkt unsere komplette IT-Landschaft.

5

Haben wir schon immer so gemacht

Ich will meinen Mitarbeitern keine neue Software zumuten. Die Kolleginnen und Kollegen haben sich in den vergangenen Jahren an unsere Excel-Datei gewöhnt und sind sollen sich nicht schon wieder an eine neue Eingabemaske gewöhnen müssen. Auch unsere Abrechnungsabteilung hat sich an das Excel gewöhnt und wird nicht bereit sein etwas zu ändern. Neue Prozesse und Systeme haben immer die Gefahr, dass Mitarbeiter unzufrieden werden.

6

Manuelle Anpassungen machen Spaß

Die paar Pauschalen, die sich im Jahr ändern – das habe ich in meiner Excel-Datei doch schnell geändert. Für die 38 neuen Pauschalen für 2020 habe ich nur 10 Minuten gebraucht. Anschließend ging eine E-Mail an unsere Reisenden, dass nur noch dieses Update genutzt werden soll und schon fertig. Ab und zu muss die Buchhaltung nun halt die Pauschalen korrigieren, aber dafür sind die ja da.

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Das ist doch alles viel zu teuer...

Die Pflege der Daten, die Schnittstellen, die Mobile App etc. kosten eine Unmenge an Zeit und Geld. Ich kann doch keine tausende im Jahr dafür ausgeben, dass ich eine gut eingeführte Excel-Datei gegen etwas eintausche was deutlich teurer ist und fast nur Nachteile hat. Die Kosten für so ein System können ja niemals wirtschaftlich aufgeholt werden und beschränken meine Investitionen in anderen Bereichen.

8

Ich möchte die Kontrolle behalten

Excel hat das beste Sicherheitskonzept. Excel kann nicht "gecloud" werden. Bei einem Fremdsystem verliere ich doch die Kontrolle. Meine Daten liegen auf einem fremden Server – und wer garantiert mir, dass meine Daten nicht irgendwo anders landen? Bei Änderungen, Schnittstellen und sonstigen Themen möchte ich auch selbst etwas ändern können und nicht auf einen Software-Provider angewiesen sein.

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Kein System ist so gut wie das eigene

Mein System, meine Logik. Die Excel-Datei ist auf meine Anforderungen genau angepasst – warum sollte ich daran etwas ändern? Jedes System das ich von der Stange kaufe, kann nicht so gut auf uns angepasst sein wie mein Excel. Jede Pauschale ist genauso eingestellt, wie wir Sie zahlen wollen und andere Informationen sind für mich direkt ersichtlich – die Übergabe an die Buchhaltung ist einfach gewährleistet.

Die richtige Wahl!

System Auswahl Workshop:

In einem Termin vor Ort legen wir gemeinsam Ihre Ziele fest und erstellen eine Vorauswahl. Dabei können wir Ihnen auch gängige Systeme vorstellen. Anschließend erstellen wir eine Bewertung und besprechen die Ergebnisse.

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