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In vielen Unternehmen gibt es gute Travel Manager und erfahrene Projektleiter.
Aber wie gut ist Ihr Travel Manager als Projektleiter, vor allem für komplizierte internationale Projekte? Und wie genau kennt Ihr Projektleiter die Prozesse rund um die Geschäftsreise?
Hier kommen wir ins Spiel: gemeinsam mit Ihrem Travel Manager und dem internen Projektleiter helfen wir Ihnen dabei, das Projekt und alle Beteiligten zu steuern. Wir haben schon viele globale Projekte für Reisebürowechsel, Online Buchung oder Reisekostenabrechnung begleitet und wissen, worauf es ankommt.
So tragen wir dazu bei, dass auch Ihr Projekt ein Erfolg wird: mit guter Kommunikation und Steuerung, mit verlässlicher Planung und sorgfältiger Aufnahme der Anforderungen aus allen Fachabteilungen und Ländern.
Lassen Sie uns doch jetzt über Ihr geplantes oder laufendes Vorhaben sprechen.
Sie möchten neue Systeme oder Anbieter im Geschäftsreiseprozess einführen, aber Ihr Travel Manager ist vollständig im Tagesschäft eingebunden? Alle Projektleitenden sind mit anderen Projekten beschäftigt? Und auch sonst hat niemand Zeit für Ihr Projekt, obwohl richtig viel Geld damit gespart werden könnte?
Schade. Aber dafür gibt es ja uns. Wir nehmen uns die Zeit, die Sie nicht haben.
Wir übernehmen für Sie das Programm Management, die Projektleitung, das Projekt Management Office oder unterstützen Sie bei fachlichen Fragen. So sichern wir den Projektfortschritt und die Qualität der Umsetzung.
Auch bei Projekten in der Krise unterstützen wir Sie gerne bei einer Neustruktierung der Aufgaben und der Kommunikation und lösen Ihre Probleme.
Unsere Mitarbeitenden sind mit der Komplexität von Projekten rund um die Geschäftsreise bestens vertraut.
Wann dürfen wir Ihnen helfen?
Sie möchten ein Travel Management Projekt starten oder fertigstellen, haben aber kein Budget für externe Unterstützung?
Vielleicht ist das zu kurzfristig gedacht?
Wir kennen die Situationen bei vielen Kunden aus allen Branchen und allen Grössen. Diese Erfahrungen sind ein Mehrwert für Ihr Projekt. Viele Dokumente, die Ihr internes Team erst von Grund auf erstellen muss, haben wir schon fertig griffbereit oder mit kleinen Anpassungen schnell verfügbar. Und so können im Handumdrehen aus acht internen Tagen sechs externe Stunden werden. Das ist günstiger und schont Ihr Gesamtbudget.
Wollen wir uns kennenlernen?
Travel Management Projekte sind umfangreich. Personalwesen, Finanzwesen, Einkauf und IT wollen mitgestalten. Mehr als 20 weitere Fachabteilungen und der Betriebsrat müssen eingebunden werden und an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Viele Bereiche im Unternehmen sind betroffen.
Der Projektleiter braucht umfangreiches Fachwissen und Zeit. Haben Ihre Mitarbeiter beides?
Ein Travel Management Projekt funktioniert nicht "nebenher". Meistens fehlt Ihren Mitarbeitern die Zeit, sich auch noch um das Travel Management Projekt kümmern zu können. expenseBrain schafft Erfolg.
Erfolgreiche Projekte benötigen initial eine Definition für Ziele, Funktionen und Vorgehensweise als Grundlage für eine verlässliche Planung.
Während des Projekts müssen zahlreiche Termine und Aufgaben mit vielen Beteiligten geplant, durchgeführt, überwacht und nachbearbeitet werden.
Interne und externe Mitarbeiter, oft von verschiedenen Anbietern, müssen koordiniert werden. Nur wenn alle Aufgaben rechtzeitig und richtig erledigt werden, kann das Projekt zum vorgesehenen Termin in der richtigen Qualität abgeschlossen werden.
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert Wissen, Kommunikation, Dokumentation und Kontrolle.
Nutzen Sie unsere Erfahrungen, und lassen Sie sich helfen. Wir setzen Ihr Projekt gemeinsam um.
Das fachliche Wissen alleine ist nutzlos - viel wichtiger sind Empathie und Methodik, um den Kunden zu beraten.
Wie denken der Kunde und seine Mitarbeiter, wie denken die eigenen Mitarbeiter, Wie denkt der Anbieter? Wie kann man mit den Fachbereichen und Stakeholdern kommunizieren?
Komplexe Sachverhalte müssen für alle Beteiligten nachvollziehbar und verständlich erklärt werden. Nur so können tragfähige Lösungen gefunden werden.
Unsere Mitarbeiter haben seit 2003 viele nationale und globale Travel Management Projekte zum Erfolg geführt. Auch nach der Implementierung vertrauen Kunden aus allen Branchen auf unsere Unterstützung.
Wir möchten auch Ihnen helfen, Ihr Projekt zum Erfolg werden zu lassen. Unsere Teammitglieder sind erfahrene Projekt Experten, die mit den Feinheiten im Travel Management und verschiedenen Projektmethoden vertraut sind. IAPM, PMI, SDLC, Hermes oder Scrum sind für uns keine Fremdworte.
Wir hören Ihnen zu und nehmen Ihre Anforderungen sorgfältig auf. Alle Fachbereiche werden aktiv beteiligt.
Widersprüchliche oder nicht umsetzbare Anforderungen werden im Vorfeld geklärt.
Alle Anforderungen und deren geplante Umsetzung werden dokumentiert.
Projektorganisation und Projektplan werden zu Beginn erstellt und bei Bedarf angepasst.
Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege müssen geklärt sein, bevor Anforderungen aufgenommen und Aufgaben verteilt werden können.
Das Projekt steht und fällt mit seinem Zeitplan.
Ein guter Zeitplan berücksichtigt Urlaubszeiten und Abwesenheiten von wichtigen Personen, aber auch Perioden mit hohem Arbeitsaufkommen und Wartungsarbeiten an System. Viele Verzögerungen in Projekten sind vermeidbar.
Wir erstellen auch den Plan für die Regelkommunikation und stellen die erforderlichen Informationen zur Durchführung bereit.
Alles ist Kommunikation. Stakeholder, Fachabteilungen und teilnehmende Länder wollen informiert werden.
Der Status des Projekts ist jederzeit transparent. Mitarbeiter haben einen Ansprechpartner bei Problemen oder Fragen. Der Projektmanager ist der Mittler zwischen allen Beteiligten.
Aufgaben, fertiggestellte Lieferobjekte und Fortschritte werden an alle Projektbeteiligten regelmässig und aktiv kommuniziert.
Alle wichtigen Informationen und Schritte werden schriftlich festgehalten. Dazu gehören Projektspezifikationen genauso wie Kontaktdaten, Zeitpläne und ein »Projektarchiv«, in dem Zwischenstände und wichtige Dateien festgehalten werden.
Aktionen aus den Terminen werden dokumentiert und in den Projektplan eingearbeitet. Der Fertigstellungsgrad der Aufgaben im Projektplan wird zeitnah überwacht und dokumentiert. Abweichungen werden erkannt und erfasst, der Status wird beim Bearbeiter nachgefragt. Daraus können sich Änderungen des Projektplans oder Eskalationen ergeben. Gemeinsam mit dem Projektteam werden Lösungen erarbeitet.
Im Projekt finden regelmässig Quality Gates als Prüfpunkt für die Qualität statt, um den Fortschritt im Projekt messbar und sichtbar zu machen.
Der Fertigstellungsgrad der Aufgaben im Projektplan wird zeitnah überwacht und dokumentiert. Abweichungen werden erkannt und erfasst, der Status wird beim Bearbeiter nachgefragt. Daraus können sich Änderungen des Projektplans oder Eskalationen ergeben. Gemeinsam mit dem Projektteam werden Lösungen erarbeitet.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Agenturen oder Kunden, in denen ein Projektleiter für ein bestimmtes Produkt gesucht wird.
Das macht in dieser Form keinen Sinn.
Es spielt für uns als Projektleiter keine Rolle, ob Sie SAP Concur, Amadeus cytric Travel & Expense, Chrome River oder ein anderes Produkt einführen wollen. Die Anforderungen des Kunden an alle Systeme sind gleich. Die Vorgehensweise als Projektleiter oder Teilprojektleiter auch.
Was sich unterscheidet, ist die Konfiguration der einzelnen Systeme und die Projektmethodik der Anbieter. Die Konfiguration ist nicht Aufgabe der Projektleitung, sondern wird vom Anbieter oder vom Implementierungspartner übernommen. Die Projektmethodik der verschiedenen Anbieter sowie deren Stärken und Schwächen kennen wir aus unseren bisherigen Projekten. Und die Funktionen der Produkte auch.
Viel wichtiger ist es, dass der Projektleiter Ihre Anforderugen und den Prozess versteht und notwendige Aufgaben rechtzeitig erkennt. Die Planung und Überwachung der Aufgaben ist hier wichtiger als die Kenntnis funktionaler Details der Konfiguration.
expenseBrain schafft Erfolg. Mit allen Produkten.
Unsere Projektleiter kennen alle gängigen Produkte und haben langjährige Erfahrung. Wir sind in ganz Deutschland mit festangestellten Mitarbeitern vertreten und bestimmt auch in Ihrer Nähe.
