Internationale Projekte zur Reisekostenabrechnung sind nicht das Kerngeschäft des Travel Managers. Vielleicht könnte sie oder er Unterstützung gebrauchen? Und wie genau kennt Ihr interner Projektleiter die Prozesse rund um die Geschäftsreise? Wieviele vergleichbare Projekte haben Sie schon durchgeführt?
Hier kommen wir ins Spiel: gemeinsam mit Ihrem internen Projektleiter steuern wir das Projekt. Seit vielen Jahren ist die Projektleitung für Reisekostenabrechnung unser Kerngeschäft. Wir kennen die Fallstricke, und wir wissen worauf es wirklich ankommt. So wird Ihr Vorhaben ein Erfolg. Schnell und effizient.
Lassen Sie uns doch jetzt gleich über Ihr geplantes Vorhaben sprechen.
Wir übernehmen für Sie oder mit Ihnen gemeinsam das Programm Management, die Projektleitung oder das Projekt Management Office. Gerne unterstützen wir Sie während der Umsetzung auch bei fachlichen Fragen zur Reisekostenabrechnung. Diese Kombination aus Projektleitung und Beratung macht uns einzigartig und bietet Ihnen einen echten Mehrwert.
Auch bei Projekten in der Krise unterstützen wir Sie gerne bei einer Neustruktierung der Aufgaben und der Kommunikation und lösen Ihre Probleme.
Unsere Mitarbeitenden sind mit der Komplexität von Projekten rund um die Reisekostenabrechnung bestens vertraut. Auch bei anderen HCM Projekten oder in der Digitalisierung von Prozessen können wir Ihnen zur Seite stehen.
Die Reisekostenabrechnung ist umfangreich. Personalwesen, Finanzwesen, Einkauf und IT wollen mitgestalten. Mehr als 20 weitere Fachabteilungen und der Betriebsrat müssen eingebunden werden und an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Viele Bereiche im Unternehmen sind betroffen.
Der Projektleiter braucht umfangreiches Fachwissen und Zeit. Haben Ihre Mitarbeiter beides?
Ein Reisekostenabrechnungs Projekt funktioniert nicht "nebenher". Meistens fehlt Ihren Mitarbeitern die Zeit, sich auch noch um das Projekt kümmern zu können. Wir machen Ihre Reisekostenabrechnung erfolgreich.
Erfolgreiche Projekte benötigen initial eine Definition für Ziele, Funktionen und Vorgehensweise als Grundlage für eine verlässliche Planung.
Während des Projekts müssen zahlreiche Termine und Aufgaben mit vielen Beteiligten geplant, durchgeführt, überwacht und nachbearbeitet werden.
Interne und externe Mitarbeiter, oft von verschiedenen Anbietern, müssen koordiniert werden. Nur wenn alle Aufgaben rechtzeitig und richtig erledigt werden, kann das Projekt zum vorgesehenen Termin in der richtigen Qualität abgeschlossen werden.
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert Wissen, Kommunikation, Dokumentation und Kontrolle.
Nutzen Sie unsere Erfahrungen in der Reisekostenabrechnung, und lassen Sie sich helfen. Wir setzen Ihr Projekt gemeinsam um.
Das fachliche Wissen alleine ist nutzlos - viel wichtiger sind Empathie und Methodik, um den Kunden zu beraten.
Wie denken der Kunde und seine Mitarbeiter, wie denken die eigenen Mitarbeiter, Wie denkt der Anbieter? Wie kann man mit den Fachbereichen und Stakeholdern kommunizieren?
Komplexe Sachverhalte müssen für alle Beteiligten nachvollziehbar und verständlich erklärt werden. Nur so können tragfähige Lösungen gefunden werden.
Unsere Mitarbeiter haben seit 2003 viele nationale und globale Reisekostenabrechnungs Projekte zum Erfolg geführt. Auch nach der Implementierung vertrauen Kunden aus allen Branchen auf unsere Unterstützung.
Wir möchten auch Ihnen helfen, Ihre Reisekostenabrechnung zum Erfolg werden zu lassen. Unsere Teammitglieder sind erfahrene Projekt Experten, die mit den Feinheiten der Reisekostenabrechnung und verschiedenen Projektmethoden vertraut sind.
Wir hören Ihnen zu und nehmen Ihre Anforderungen sorgfältig auf. Alle Fachbereiche werden aktiv beteiligt.
Widersprüchliche oder nicht umsetzbare Anforderungen werden im Vorfeld geklärt.
Alle Anforderungen und deren geplante Umsetzung werden dokumentiert.
Projektorganisation und Projektplan werden zu Beginn erstellt und bei Bedarf angepasst.
Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege müssen geklärt sein, bevor Anforderungen aufgenommen und Aufgaben verteilt werden können.
Das Projekt steht und fällt mit seinem Zeitplan.
Ein guter Zeitplan berücksichtigt Urlaubszeiten und Abwesenheiten von wichtigen Personen, aber auch Perioden mit hohem Arbeitsaufkommen und Wartungsarbeiten an System. Viele Verzögerungen in Projekten sind vermeidbar.
Wir erstellen auch den Plan für die Regelkommunikation und stellen die erforderlichen Informationen zur Durchführung bereit.
Alles ist Kommunikation. Stakeholder, Fachabteilungen und teilnehmende Länder wollen informiert werden.
Der Status des Projekts ist jederzeit transparent. Mitarbeiter haben einen Ansprechpartner bei Problemen oder Fragen. Der Projektmanager ist der Mittler zwischen allen Beteiligten.
Aufgaben, fertiggestellte Lieferobjekte und Fortschritte werden an alle Projektbeteiligten regelmässig und aktiv kommuniziert.
Alle wichtigen Informationen und Schritte werden schriftlich festgehalten. Dazu gehören Projektspezifikationen genauso wie Kontaktdaten, Zeitpläne und ein »Projektarchiv«, in dem Zwischenstände und wichtige Dateien festgehalten werden.
Aktionen aus den Terminen werden dokumentiert und in den Projektplan eingearbeitet. Der Fertigstellungsgrad der Aufgaben im Projektplan wird zeitnah überwacht und dokumentiert. Abweichungen werden erkannt und erfasst, der Status wird beim Bearbeiter nachgefragt. Daraus können sich Änderungen des Projektplans oder Eskalationen ergeben. Gemeinsam mit dem Projektteam werden Lösungen erarbeitet.
Im Projekt finden regelmässig Quality Gates als Prüfpunkt für die Qualität statt, um den Fortschritt im Projekt messbar und sichtbar zu machen.
Der Fertigstellungsgrad der Aufgaben im Projektplan wird zeitnah überwacht und dokumentiert. Abweichungen werden erkannt und erfasst, der Status wird beim Bearbeiter nachgefragt. Daraus können sich Änderungen des Projektplans oder Eskalationen ergeben. Gemeinsam mit dem Projektteam werden Lösungen erarbeitet.
Immer wieder erreichen uns Anfragen von Agenturen oder Kunden, in denen ein Projektleiter für ein bestimmtes System zur Reisekostenabrechnung gesucht wird.
Das macht in dieser Form keinen Sinn.
Es spielt für uns als Projektleiter keine Rolle, ob Sie SAP Concur, Amadeus cytric Travel & Expense, Chrome River oder ein anderes Produkt einführen wollen. Die Anforderungen des Kunden an alle Systeme sind gleich. Die Vorgehensweise als Projektleiter oder Teilprojektleiter auch.
Was sich unterscheidet, ist die Konfiguration der einzelnen Systeme und die Projektmethodik der Anbieter. Die Konfiguration ist nicht Aufgabe der Projektleitung, sondern wird vom Anbieter oder vom Implementierungspartner übernommen. Die Projektmethodik der verschiedenen Anbieter sowie deren Stärken und Schwächen kennen wir aus unseren bisherigen Projekten. Und die Funktionen der Produkte auch.
Viel wichtiger ist es, dass der Projektleiter Ihre Anforderugen und den Prozess versteht und notwendige Aufgaben rechtzeitig erkennt. Die Planung und Überwachung der Aufgaben ist hier wichtiger als die Kenntnis funktionaler Details der Konfiguration.
expenseBrain schafft Erfolg. Mit allen Produkten.
Unsere Projektleiter kennen alle gängigen Produkte und haben langjährige Erfahrung. Wir sind in ganz Deutschland mit festangestellten Mitarbeitern vertreten und bestimmt auch in Ihrer Nähe.
