Travel Management | Prozesse optimieren spart Geld
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Travel Management Prozess optimieren

Beschleunigen Sie jetzt ganz bequem alle Schritte einer Geschäftsreise.

Geschäftsreisen sind für alle modernen Unternehmen einfach unverzichtbar. Organisation und Verwaltung kosten dabei viel wertvolle Zeit und vor allem Geld. Reisekosten sind heute ein wichtiger Faktor für den Erfolg, aber auch ein besonderer strategischer Hebel. Mit modernem Travel Management und einfacheren Abläufen senken Sie Kosten schnell und nachhaltig.

Wir sind erfolgreich darin, Ihre Geschäftsreisen noch besser zu gestalten und Ihre Kosten zu senken. Mit unserem ganzheitlichen Ansatz analysieren wir alle Bereiche Ihres Unternehmens und schaffen für Sie einen individuellen Erfolg.

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Reiserichtlinie

Eine moderne Reiserichtlinie ist eine gute Basis für alle Geschäftsreisen. Sie regelt Verantwortlichkeiten, erlaubte Leistungen und zulässige Ausgaben während der Reise.

Auch die Vorgehensweise zur Genehmigung und Prüfung wird hier festgelegt.

Klare Formulierungen in der Reiserichtlinie geben den Mitarbeitern Sicherheit. Unsere Experten helfen Ihnen dabei, Ihre Reiserichtlinie modern zu gestalten und weiter zu optimieren.

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weg damit: der Reiseantrag

In vielen Unternehmen gibt es immer noch den guten alten Antrag vor der Reise. Und im echten Alltag wird die Mehrzahl einfach ohne Prüfung akzeptiert. Wofür also das Ganze?

Information des Vorgesetzten und Dokumentation sind mit einer leichten Info-Mail noch besser erreicht. Diese einfache Umstellung spart bereits wertvolle Zeit Ihrer Führungskräfte, die sich auch finanziell bewerten lässt.

Empfehlung: Schaffen Sie die Genehmigung ab. Vergessen Sie "geschätzte Kosten". Buchen Sie Geschäftsreisen effizient und kostengünstig sofort zum besten verfügbaren Preis. Alle Buchungen sind im Reisebüro oder der Online Booking Engine sind ohnehin innerhalb Ihrer aktuellen Reiserichtlinie.

Nutzen Sie die passive Information des Vorgesetzten per E-Mail sofort nach Buchung. Dieses Verfahrens ist schnell und effizient.

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Leider neu: die Reiseanmeldung

Gesetzlich sollten Sie heute jede internationale Reise vorher in einem modernen System erfassen und dokumentieren. Bis zu 12 Prozesse greifen auf diese Daten zu: Visa Erstellung, Einreiseregistrierung, A1-Formular, E-101 Formular, Arbeitserlaubnis, Einkommenssteuer, Gewerbesteuer, Risikomanagement, medizinische Fürsorge, Fuhrpark, ...

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit diesen Anforderungen schnell und effizient umgehen können und analysieren Ihren Bedarf.

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weg damit: Vorschüsse

Der Vorschuss ist mit ca. 40 EUR je Vorgang der teuerste Teilprozess. Beantragen und bezahlen Sie Vorschüsse elektronisch.

Reduzieren Sie Vorschüsse durch Firmenkreditkarten und zentrale Reisestellenkarten. Definieren Sie Regeln und Limits. Überwachen Sie die Verrechnung in einem modernen System.

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her damit: Reisebuchung online

Online-Buchung durch den Mitarbeiter ist schnell, sicher und spart bares Geld. Alle Buchungen passen genau zu Ihren Richtlinien.

Die Online-Buchung ist auch für Hotels und Mietwagen bequem, effizient und günstig.

Das Reisebüro berechnet für automatisch erstellte Tickets immer sehr viel niedrigere Serviceentgelte. Sie sparen damit 15 bis 40 EUR – je Buchung!

Durch die neue Transparenz behalten Sie den Überblick über alle Reisekosten. Sie erhalten Einblicke zu Ihren häufigsten Reisezielen und Verkehrsmitteln und kennen immer die Anzahl Ihrer Hotelbuchungen. Sie können Ihr Reisevolumen besser steuern und vermeiden überflüssige Kosten.

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Reisekosten erfassen

Elektronische Erfassung, Genehmigung und Prüfung sparen Geld und verbessern die Datenqualität. Digitale Belege sind seit 2019 allgemein zulässig.

Der Reisende möchte eine moderne und einfache Buchung und Abrechnung von Reisen. Eine schnelle Erstattung ist immens wichtig für die Akzeptanz.

Transparente Richtlinien und Prozesse tragen dazu bei, dass alle Aufgaben intuitiv und effizient erledigt werden können. Die automatische Überprüfung von Daten während und nach der Eingabe sorgt auch ohne Fachkenntnisse für eine Erfassung in bester Qualität. Das beschleunigt Prüfung und Erstattung erheblich.

Die Mitarbeiter können sich jetzt noch besser auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Travel Management Systeme kennen heute bereits viele Daten der Reise. Eine schnelle Anreicherung und Prüfung bereits vorhandener Daten erfolgt nach der Reise. Alle Pauschalen werden sofort automatisch berechnet.

Der Mitarbeiter sendet die Belege elektronisch an den Vorgesetzten zur Information. Die qualifizierte Prüfung erfolgt in der Prüfstelle.

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Reisekosten prüfen

Muss jede Reisekostenabrechnung wirklich geprüft werden? Wir sind der Meinung: ja. Aber nicht von Menschen.

Viele der heute manuellen Prüfungen können mit einfacher Logik auf Systeme verlagert werden. Bereits bei der Erfassung können Prüfregeln und Warnmeldungen für die Einhaltung der gesetzlichen und internen Richtlinien durch den Erfasser sorgen. Dadurch reduziert sich bereits die Fehlerquote für die Prüfung der Reisekosten.

Intelligente Regeln helfen Ihnen, bestimmte Reisen gezielt zur Prüfung zu senden. Sie werden weniger Reisen zur Prüfung erhalten, können diese aber genauer und besser prüfen. Als Resultat erhalten Sie eine wesentlich bessere Einhaltung der Richtlinien und signifikant gesteigerte Effizienz.

Die Reisen werden zur Zahlung freigegeben und in der Finanzbuchhaltung verbucht. Abgerechnete Reisen werden an das FI-System zur Erstattung übergeben. Eine Versteuerung in Lohn und Gehalt erfolgt automatisiert.

Empfehlung: Viele Reisekostenabrechnungen sind heute den Aufwand zur manuellen Prüfung nicht wert. Vereinfachen Sie Ihre Abläufe, indem Sie Mindestwerte zur Prüfung und weitere Regeln definieren. Ein ausgeklügeltes automatisiertes Regelwerk kann dazu beitragen, dass Sie nur 20 % aller Reisekostenabrechnungen manuell prüfen müssen - den Rest erledigt das System automatisch, bei strikter Einhaltung Ihrer Regeln.

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Umsatzsteuer-Rückforderung

Holen Sie sich 10% Ihrer Ausgaben zurück!

Umsatzsteuer für ausländische Ausgaben kann zurückgefordert werden. Seit 2016 ist hierfür das einheimische Finanzamt zuständig. Grundsätzlich ist die Rückforderung zwar arbeitsintensiv, aber mit hohen Rückzahlungen durch das Finanzamt verbunden. Wir schlagen vor, ein Business Case zu erstellen und zu prüfen, ob der Prozessschritt in Eigenregie umgesetzt oder an einen Dienstleister vergeben werden kann.