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Welches Travel Management System passt am besten zu Ihnen?

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Warum brauchen Sie ein Travel Management System?

Ganz einfach: Weil Sie damit Zeit und Geld sparen.

Online gebuchte Reisen sind immer günstiger. Sie bekommen bessere Preise und sparen an den Transaktionsentgelten für das Reisebüro. Die Kommunikation für Vergleichsangebote und Auswahl entfällt.

Mit digitalen Spesenbelegen in einem modernen System werden Erfassung, Genehmigung und Prüfung wesentlich schneller und einfacher. Sie können sofort genehmigen und prüfen. Ihre Mitarbeiter haben das Geld schon am nächsten Werktag auf dem Konto und sind zufrieden.

Reporting Funktionen geben Ihnen wertvolle Einblicke über alle Reiseaktivitäten im Unternehmen.

Cloud Systeme Wählen!

Neue Lösungen unterstützen den gesamten Prozess als End-to-End-Lösung („E2E“) und steigern die Effizienz. Vorhandene Systeme und Dienstleister können dabei integriert werden.

Die Reisebuchung ist schon immer in der Cloud. Innovative Systeme zur Reisekostenabrechnung seit vielen Jahren auch. Genau genommen haben Sie in diesem Punkt heute keine Wahl mehr.

Cloud Systeme sind schnell eingeführt und leicht zu betreiben. Die Abrechnung erfolgt je Transaktion. Zusätzliche Leistungen der Anbieter entlasten Ihre IT Abteilung.

Marktübersicht

Für Online Buchung und Reisekostenabrechnung gibt es mehr als 50 Systeme am Markt.

Bei der Online Buchung ist es wichtig, welche Reservierungssysteme genutzt werden können.

Für die Reisekostenabrechnung müssen die gesetzlichen Regelungen der Länder abgebildet sein, in denen Sie die Anwendung nutzen möchten. Deutschland und Österreich sind hier im internationalen Vergleich unglaublich kompliziert. Vor allem Produkte aus dem Ausland können die gesetzlichen Regelungen gar nicht abbilden.

Mit nur wenigen Fragen lässt sich die Auswahl leicht auf drei bis vier mögliche Systeme einschränken. Wir wählen gemeinsam mit Ihnen das am besten zu Ihren Anforderungen passende und wirtschaftlichste System.

Die folgenden Systeme halten wir in Deutschland für einsetzbar.

Test bestanden?

Wir empfehlen hier nur Systeme, die unsere internen Testfälle zur korrekten Erfassung und Berechnung der Pauschalen nach deutschem Recht bestanden haben. Im Wesentlichen testen wir ganz einfache Standardfälle für eintägige, zweitägige und mehrtägige Reisen im In- und Ausland. Wir erwarten, dass die Erfassung von Reisezielen und Grenzübertritten möglich ist, und dass die Berechnungen dazu korrekt sind. Bereits hier scheitern unerwartet viele Systeme.

Direktvertrag oder Reseller?

Alle Systeme sind direkt beim Anbieter erhältlich. Oft bieten aber auch Reisebüros oder andere Dienstleister als Partner des Herstellers ein attraktives Paket, bei dem Sie die Dienstleistung und das System unter einem Vertrag bekommen.

Bei einem Direktvertrag müssen Sie sich erst mal um den Support selbst kümmern. Die Reisebüros haben aber auch im Angebot, 1st und 2nd Level Support für „any“ OBE liefern zu können. Dafür haben Sie vollen Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen.

Der Resellervertrag bindet Sie sehr stark an den Dienstleister. Wenn Sie später den Partner wechseln wollen, der Ihnen die Software als Reseller angeboten hat, ist die Software und die gesamte Konfiguration „weg“ und muss vom Start weg in einem neuen Produkt neu aufgesetzt werden. Fast alle Reisebüros arbeiten mit vordefinierten Templates. Dies kann zu fehlenden oder eingeschränkten Funktionen führen – womit wir bei Ihrem Reiseverhalten wären. Für Punkt zu Punkt Flüge in Europa sicherlich OK, bei hohem Langstrecken Anteil mit mehreren Umsteigeverbindungen zur Wahl kommen diese Setups gerne mal an Ihre Grenzen. Reisebüros neigen auch dazu, Hotels über GDS in die Reseller Produkte einzubauen und die Nutzung von HRS oder Booking.com vertraglich zu verhindern, obwohl technisch verfügbar. Hier bitte ganz genau hinschauen oder nachfragen!

Bei ausreichendem Volumen empfehlen wir den Direktvertrag, um Ihr Investment langfristig zu sichern und bestmöglich nutzen zu können. Bei einigen Produkten gibt es auch Hybride wie „Travel vom TMC“ und „Expense direkt“.

Unsere Empfehlung:

„Go with the Leaders“

Systeme etablierter Anbieter verfügen über bessere Funktionalitäten. Weiterentwicklung, Betrieb und Support sind hier besser sichergestellt als bei weniger führenden oder kleinen Unternehmen.

Fragen Sie mindestens zwei Anbieter nach Preisen für den Einsatz des Expense Moduls, unter Berücksichtigung aller Kosten für Implementierung, Schnittstellen und Betrieb. Beachten Sie eventuelle Mindestabnahmen/ Preisstaffeln.

Fragen Sie unbedingt auch nach einer möglichen Timeline zur Implementierung. Lassen Sie sich dabei die Verfügbarkeit des Implementierungsteams ausdrücklich zusichern.

Travel Management mit System

Sind Sie startklar für die Zukunft?

Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen zu den besten Systemen zusammengestellt.

Diese Systeme sind in Deutschland einsetzbar und gesetzeskonform.

Wir begleiten Auswahl und Implementierungen seit 2003 und kennen die Stärken und Schwächen.

Unsere Beratung ist immer anbieterneutral. Mit den meisten Anbietern sind wir regelmässig im Kontakt.

System Auswahl Workshop

End-to-End Systeme (E2E)

Ein End-to-End System ist ein Travel Management System, bei dem Reiseantrag, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung auf einem einzigen System abgebildet werden. Der Vorteil liegt darin, dass die Mitarbeiterprofile nur ein einziges Mal angelegt werden müssen. Das Reporting über alle Teilbereiche ist in einem einzigen System verfügbar. Viele System haben ein Partnernetzwerk, das mit den Reisedaten aus Ihrem System weitere Teilprozesse wir Reisesicherheit oder Mehrwertsteuer Rückerstattung unterstützt.

End-to-End ist aus unserer Sicht ein PROZESS, nicht zwingend (genau) ein SYSTEM. Schnittstellen und Architekturen haben sich weiterentwickelt. Moderne Technologie sorgt dafür, dass Systeme kombinierbar sind. Dies ermöglicht es, die perfekte Lösung für Ihre Ansprüche zu finden.

Viele Anbieter haben Standardschnittstellen zu SAP HR oder workday, und natürlich auch in die SAP Finanzbuchhaltung.

Für den Einsatz der Systeme entstehen üblicherweise Transaktionskosten je Buchung oder Abrechnung. Dazu kommen die Kosten für Implementierung und Support.

End-to-End ist für Kunden aller Grössen geeignet, die ein hohes Reisevolumen für Flüge oder Hotels haben.

Amadeus cytric Travel & Expense

Das führende System zur Reisebuchung in Europa ist jetzt global aufgestellt. Die bewährte Online Buchung von cytric ist voll integriert mit dem eigenen Reisekosten Modul. In Ausschreibungen ist auch die Reiseabrechnung seit Jahren auf gleichem Niveau wie andere Marktführer.

Das Produkt bietet viele Länderversionen und globalen Support durch Amadeus.

Standort des Rechenzentrums ist Deutschland. Implementierung und Support sind deutschsprachig, teilweise unter Mithilfe von Mitarbeitern aus Frankreich.

expenseBrain ist mit Amadeus cytric Travel & Expense seit vielen Jahren vertraut und begleitet immer wieder gerne Projekte für internationale Implementierungen.

Demo anfragen | Anbieterseite

SAP Concur

SAP Concur Travel & Expense ist das strategische Produkt der SAP für den Travel Management Prozess.

SAP Concur gilt weltweit als Marktführer und weist viele Innovationen vor allem im Bereich Expense auf.

Zahlreiche Länderversionen und Sprachen sorgen für einen optimalen Einsatz des Systems in Deutschland und bei international aufgestellten Unternehmen. SAP Concur ist nahtlos in eine bestehende SAP OnPremise oder S4/HANA Systemlandschaft integrierbar.

Das Preismodell ist transaktionsbasiert mit einer festen Mindestabnahme je Quartal und einem Einrichtungsentgelt. Standort des Rechenzentrums ist in der EU. Implementierung und Support sind teilweise deutschsprachig, oft unter Mithilfe von Mitarbeitern aus Tschechien, UK, Irland und den USA.

expenseBrain ist mit SAP Concur seit vielen Jahren vertraut und hat seit 2016 viele internationale Implementierungen von SAP Concur begleitet. Als neutrale Berater dürfen wir jedoch im Moment kein offizieller Implementierungspartner von SAP Concur werden.

Atlatos

Das Travel Management System Atlatos Profi Traveller ist eine Lösung für den Mittelstand und den öffentlichen Dienst. Alle Funktionen sind in guter Qualität vorhanden.

Das System ermöglicht eine leichte Online-Buchung unter Berücksichtigung von Reiserichtlinien, Buchungsfreigaben und Firmenkonditionen des Unternehmens. Von der Reisegenehmigung über die Reisebuchung bis hin zur Reisekostenabrechnung werden alle Prozesse abgebildet.

Atlatos ist auch über einige Reisebüros als Reseller Lösung erhältlich.

KDS und traveldoo

KDS und traveldoo erfüllen die deutschen Anforderungen und bieten interessante Funktionen, konnten sich aber bisher am deutschen Markt nicht so richtig durchsetzen. Wir haben Einführungen dieser Systeme bereits begleitet und beobachten die weitere Entwicklung sorgfältig.

Stand: Frühjahr 2020

Systeme zur Reisebuchung

Anrufe im Reisebüro oder Angebots-Ping Pong kosten Zeit und Geld. Das geht heute schneller und besser, wenn Sie ein System zur Reisebuchung nutzen. Auch für Unternehmen mit wenigen Reisen gibt es passende Lösungen.

Reiseleistungen sind in verschiedenen Systemen verfügbar: Reservierungssysteme des Reisebüros, Vermittlern wie HRS oder Booking.com, oder direkt beim Anbieter. Neu sind Dienstleister wie Egencia, Lanes & Planes oder comtravo, bei denen das Reisebüro "im Hintergrund" eingebunden ist.

Zur Reisebuchung können Sie natürlich auch die entsprechenden Module der End-to-End Systeme verwenden. Amadeus cytric, SAP Concur, KDS, traveldoo und Atlatos können auch nur für die Buchung genutzt werden. Auch onesto ist eine sehr gute Lösung. Online Booking Engines können nämlich verschiedene Systeme durchsuchen. Der Mitarbeiter bekommt gemäss Ihrer Reiserichtlinie Leistungen angezeigt und kann diese direkt buchen.

kleine Unternehmen bis 1.000 Mitarbeiter

Oft hilft Ihnen schon ein Firmenkunden Portal für Hotels. Auch bei wenigen Reisenden sollten Sie auf jeden Fall ein Hotelportal nutzen - Sie bekommen nämlich Zugriff auf Firmenraten, die in den Privatkundenportalen nicht angezeigt werden. So sparen Sie bis zu 30% pro Nacht.

Wenn Sie viele Bahnfahrten haben, sollten Sie über das Firmenkundenportal der Bahn nachdenken.

Und wenn Sie öfters ins Ausland fliegen, sind Sie mit den Lösungen von Egencia, Lanes&Planes oder comtravo gut unterwegs.

Unternehmen mit 1.000 bis 5.000 Mitarbeitern

Je nach Art und Anzahl Ihrer Reisen kann jetzt ein Vertragsreisebüro und eine Reseller Lösung für ein professionelles Online Booking Tool interessant werden. Prüfen Sie Ihr Reiseverhalten und wählen Sie einen passenden Service.

Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern

Sie sollten auf jeden Fall eine umfassende Online Booking Lösung mit Integration zur Reiseabrechnung einsetzen.

Systeme zur Reisekostenabrechnung

Für die Reisekostenabrechnung steht Ihnen eine breite Auswahl von über 50 Systemen zur Verfügung. Aber Achtung: vor allem Systeme aus dem Ausland sind meist nur Lösungen zur Belegerfassung und kommen mit den komplexen gesetzlichen Vorgaben für Deutschland (und Österreich) nicht klar. Auch viele Start-Ups stolpern mit unausgereiften Produkten durch den Markt.

Für Prozesse vor der Reise kann bei den meisten Systemen ein Reiseantrag erstellt und versendet werden. Oft ist auch die Integration von Lösungen zur Reisebuchung möglich.

Die meisten Systeme verfügen über webbasierte Schnittstellen zu Personalwesen und Finanzbuchhaltung.

Vordefinierte Lösungen können schon in wenigen Wochen bei Ihnen live sein!

Neben den oben gezeigten End-to-End Systemen sind noch weitere Systeme für den Einsatz in Deutschland geeignet:

Chrome River by Emburse

Chrome River ist ein aufstrebender Anbieter aus den USA und Teil der Emburse Unternehmensgruppe. Das Produkt ist sehr flexibel und ideal auch für internationalen Einsatz geeignet.

Chrome River bietet Reiseantrag und Reisekostenabrechnung ohne eigene Online Booking Engine an. Eine Integration zu Amadeus cytric und anderen Lösungen zur Reisebuchung ist möglich. Die Lösung basiert auf einem fully responsive design ohne Abhängigkeiten zu Geräten oder Betriebssystemen. Die Architektur ist modern und flexibel. Kundenindividuelle Entwicklungen sind begrenzt möglich.

Chrome River ist mit webbasierten Standard Schnittstellen nahtlos in eine bestehende SAP Systemlandschaft integrierbar. Zahlreiche Länderversionen und Sprachen sorgen für einen optimalen Einsatz des Systems in Deutschland und für international aufgestellte Unternehmen.

Standort des Rechenzentrums ist Irland. Implementierung und Support sind teilweise deutschsprachig unter Mithilfe von Mitarbeitern aus UK und den USA.

expenseBrain begleitet Chrome River Projekte bei Kunden seit 2017, als erstes Beratungshaus in Deutschland.

Zuletzt getestet März 2020

Demo anfragen | Anbieterseite

MobileXpense

MobileXpense ist auf dem deutschen Markt etabliert und kommt aus Belgien. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größe. MobileXpense ist schnell zu implementieren und leicht zu betreiben. Auch die Preisgestaltung halten wir für attraktiv.

MobileXpense ist auch international einsetzbar und kann selbst österreichische Regelungen im Standard gut abbilden.

MobileXpense bietet den Reiseantrag und die Reisekostenabrechnung an. Eine Integration zu fast allen Produkten zur Online Buchung ist möglich.

Standort des Rechenzentrums ist in der EU. Implementierung und Support erfolgen auf Deutsch und Englisch.

expenseBrain hat das Produkt in der Vergangenheit bei mehreren Kunden vorgestellt. Einige unserer Kunden nutzen das Produkt mit guter Zufriedenheit.

Zuletzt getestet Mai 2020

Demo anfragen | Anbieterseite | Whitepaper

Expensya

Expensya ist neu auf dem deutschen Markt seit 2018 und kommt aus Frankreich. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größe, mit Schwerpunkt auf mittelständischen Unternehmen.

Expensya bietet ein intelligentes Komplettsystem zur Reisekostenverwaltung sowie automatisierte Prozesse zur Datenspeicherung, Datenverwaltung und Nutzung an.

Expensya ist schnell zu implementieren und leicht zu betreiben. Auch die Preisgestaltung halten wir für attraktiv.

Die Berechnung der Pauschalen nach deutschen Vorgaben ist korrekt, an eine Länderversion für Österreich wird noch gearbeitet.

Die OCR+ Technologie von Expensya mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist Ihrer Zeit voraus:
Sie erfasst nicht nur alle relevanten Informationen in wenigen Sekunden und erkennt die Daten der Stufe 3.

Expensya bietet eine reine Reisekostenabrechnung ohne eigene Online Booking Engine an. Für Prozesse vor der Reise kann ein Reiseantrag erstellt werden. Die Architektur ist modern und flexibel, kundenindividuelle Entwicklungen sind begrenzt möglich. Wir halten die Lösung gerade bei Vertriebs- und Service Organisationen für ideal geeignet.

Standort des Rechenzentrums ist in der EU. Implementierung und Support sind deutschsprachig mit charmantem Akzent, teilweise unter Mithilfe von Mitarbeitern aus Frankreich.

expenseBrain hat das Produkt dieses Jahr bereits bei mehreren Kunden vorgestellt, jeweils mit positivem Feedback. Unser erster Kunde hat sich im September 2019 für diese Lösung entschieden.

Zuletzt getestet April 2020

Demo anfragen | Anbieterseite

Yokoy, vormals Expense Robot

Yokoy ist eine neue Lösung aus der Schweiz. Das Produkt hat eine andere Sichtweise von Reisekosten und funktioniert auch für den deutschen Markt. Die schnelle und flexible Bedienbarkeit überzeugt. Eine künstliche Intelligenz und Integrationen zu Kreditkarte und Steuerberater (!!!) sorgen für hohe Automatisierung.

Die Lösung zielt auf Unternehmen zwischen 50 und 1000 Mitarbeitern und kann sehr schnell bei Ihnen live sein.

Zuletzt getestet Juli 2020

Anbieterseite

N2F

N2F

Hä? N2 wer? Wir waren überrascht zu sehen, wie gut dieses Produkt aus Frankreich auf Anhieb mit den deutschen und österreichischen Verpflegungspauschalen klarkommt. Die Texterkennung für Belege kann Feldinhalte auslesen und intelligent weiterverarbeiten. Besonders gut gefallen hat uns das klare und gut strukturierte Frontend. Das Produkt bietet hohe Flexibilität für eigene Einstellungen. Dennoch überzeut eine gewisse Einfachheit. Sogar die Übersetzungen sind gut, was bei französischen Produkten nicht immer selbstverständlich ist.

N2F kommt aus Frankreich und ist ein Produkt eines grösseren Software Dienstleisters. Die Abkürzung spielt mit dem französischen Begriff "Note de frais" für Spesenabrechnung. Einen Reiseantrag oder Integration zur Online Buchung gibt es derzeit noch nicht.

Die Lösung zielt auf Unternehmen zwischen 50 und 5000 Mitarbeitern und kann in wenigen Wochen bei Ihnen live sein. Deutschsprachige Mitarbeiter für IMplementierung und Support sind verfügbar.

Zuletzt getestet August 2020

Demo anfragen | Anbieterseite

Circula

Circula ist ein innovatives Start-Up aus Berlin.

Circula ist eine reine Reisekostenabrechnung ohne eigene Online Booking Engine. Eine Integration zur Reisebuchung anderer Anbieter ist möglich. Das Produkt ist auch international einsetzbar.

Standort des Rechenzentrums ist in der EU. Implementierung und Support erfolgen auf Englisch.

Demo anfragen | Anbieterseite

Declaree

Declaree ist die KMU Lösung von MobileXpense und hat unsere Test Cases im Herbst 2019 bestanden.

Die Lösung zielt auf Unternehmen zwischen 50 und 1000 Mitarbeitern und kann sehr schnell bei Ihnen live sein.

Zuletzt getestet Oktober 2019

Demo anfragen | Anbieterseite

Einsetzbar, nicht empfohlen

Das expenseBrain Team testet regelmäßig neue und bestehende Produkte. Unser Feedback lassen wir dem Anbieter zukommen, um das Produkt verbessern zu können. Wir teilen unsere Einschätzungen gerne mit Ihnen - die Nennung erfolgt jeweils in alphabetischer Reihenfolge ohne weitere Wertung:

Einige Systeme funktionieren gut, verfügen aber über Einschränkungen, die nicht mehr zeitgemäss sind oder eine Nutzung erschweren.

Aufgrund verwendeter Technologie, fehlender aktueller Funktionen, unzureichenden Schnittstellen oder einfach nur der Anbietergrösse sehen wir Schwierigkeiten beim Einsatz von DATEV Reisekosten , HR Works, Intex, Inmoti, Lexware, Onexma, O-Soft, ProSaldo MonKey, Sage, SAP FI-TV OnPrem Travel Management, SD Reisekosten, Stotax, SYS und TASKX Euro.

Bei einigen davon haben wir das Gefühl oder wissen bereits, dass keine Weiterentwicklung mehr erfolgt. Einige dieser Produkte haben keine wirkliche Zukunft mehr und werden vom Markt genommen werden (müssen). Es gibt hier aber auch Systeme, die den Schwung in die Moderne schaffen können. Wir werden weiterhin sorgfältig beobachten.

(noch) nicht einsetzbar, (noch) nicht empfohlen

Auf dem Markt befindet sich eine Vielzahl weiterer Produkte aus dem In- und Ausland, die einen unterschiedlichen Reifegrad aufweisen. Viele Lösungen sind oft noch in der Start-Up Phase und nicht ausreichend etabliert. Wichtige Funktionen für den deutschen Markt fehlen noch. Die Anbieter arbeiten aber fleissig daran, funktionierende Lösungen auch für den deutschen Markt bereitzustellen.

Bestimmt können wir bald auch Rydoo, Coupa, Expensify, Unit4 oder workday Expense empfehlen.

Keine Bewegung sehen wir bei Fraedom, GetThere und Oracle HCM Cloud Reisekosten.

Leider (noch) durchgefallen

Immer wieder erreichen uns Kundenanfragen, die uns um unsere Meinung zu Systemen bitten, die auch für uns neu sind. Offensichtlich gibt es weiterhin eine Menge Bewegung in der Start Up Szene mit der Idee, noch ein Reisekosten System auf den Markt zu werfen. Nur wenige dieser Systeme konnte uns bisher überzeugen.

Pauschalen werden gar nicht oder falsch berechnet. Für Pauschalen werden Belege zwangsweise abgefragt. Reisen ohne Pauschalen können nicht erfasst werden. Diese und viele weitere Fehler sind uns begegenet.

Im Moment können wir daher nur von diesen Systemen abraten. Die Gründe im Detail nennen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.

HRS Smart Trip

basiert auf Amadeus cytric Travel und Expense und ist als Plug&Play Lösung für den Mittelstand gedacht. Wir waren anfangs von diesem Produkt sehr begeistert, weil die Idee sehr zeitgemäss ist. Leider weist das verwendete Template auf dem eigentlich guten System erhebliche Fehler und Mängel auf. Die Spesenarten sind nur begrenzt sinnvoll. Die Default Steuersätze dazu sind falsch. Viele Eingaben produzieren fälschlicherweise Warnungen und Fehlermeldungen. Und die Leistung des Supports ist bei Weitem nicht zufriedenstellend. Wir haben alle Fehler gemeldet, aber nichts ändert sich. Sehr schade, aber so können wir dieses Produkt nicht empfehlen.

Belegmeister und Einfach-Reisekosten

sind für uns beim letzten Test 2019 durchgefallen. Die Systeme sind zu simpel gebaut, um die Komplexität des deutschen Steuerrechts sinnvoll abbilden zu können.

demnächst im Test

Rydoo, Lanes und Planes und Lexware Reisekosten stehen bei uns als nächstes zum Test an. Wir sind gespannt!

Nicht einverstanden?

Sie sind Anbieter und möchten anders bewertet werden? Überzeugen Sie uns! Wir sind gerne bereit, gemeinsam mit Ihnen die Stärken und Schwächen Ihres Produkts zu besprechen. Dies kann Ihnen helfen, Ihr Angebot zu verbessern.

Disclaimer:

Wir stellen hier unsere eigenen Erfahrungen mit den Systemen dar und bewerten aus unserer Sicht einen Einsatz in Deutschland und international. Quelle sind eigene Recherchen und Kundenprojekte. Die Darstellung ist nicht käuflich.

Um unabhängige und neutrale Beratung gewährleisten zu können, erhalten und akzeptieren wir keine offenen oder verdeckten Provisions- oder Referral-Zahlungen von Anbietern oder Vertriebspartnern. expenseBrain steht aufgrund gemeinsamer Projekte aber teilweise in wirtschaftlichen Beziehungen zu einigen der genannten Anbieter oder erbringt kundenbezogene Leistungen im Auftrag der Anbieter. Dies hat keinen Einfluss auf unsere Bewertung.

Ergänzende Systeme

Reiseantrag, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung sind nur die halbe Wahrheit. Für besondere Aufgaben im Geschäftsreiseprozess gibt es viele weitere wichtige Dienstleister und Systeme. Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten Services vor. Für jeden davon gibt es eine Vielzahl von Anbietern.

elektronisches Fahrtenbuch

Die meisten Fahrzeughersteller und unabhängige Anbieter stellen elektronische Fahrtenbücher bereit, mit denen Sie schnell und effizient die Fahrten Ihrer Mitarbeiter verwalten können. Die rechtssichere Aufzeichung hilft Ihnen auch dabei, die Anforderungen des Finzamtes zu erfüllen. Potentiell können Sie damit Steuern sparen, da die Aufzeichnungen besser nachvollziehbar sind als ein manuelles Fahrtenbuch.

Travel Compliance

Reisen ist in den letzten Jahren erheblich komplizierter geworden. Sie benötigen jetzt neben dem Visum in vielen Fällen das A1-Formular, eine Einreiseregistrierung vorab, medizinische Dokumente und Gesundheitstests. Ausserdem sollten Sie sich um Themen der Einkommenssteuer und Gewerbesteuer im Zielland kümmern. Dienstleistungen und Software von verschiedenen Anbietern hilft Ihnen dabei.

Sapere Aude Compliance Manager

Sapere Aude bietet Produkte und Dienstleistungen für Travel und Mobility Management.

Der Travel Compliance Monitor von Sapere Aude hilft Unternehmen und Mitarbeitern, die internationalen Gesetzgebungen zu beachten und teure Risiken zu minimieren.

Die Software ist integrierbar zu Reiseanträgen oder Reisebuchungen aus anderen Systemen.

Eine webbasierte Oberfläche prüft, ob A1 Formulare, Registrierungen oder Visa nötig sind und unterstützt bei der Erstellung. Für steuerliche Besonderheiten erfolgen Prüfungen und Warnungen and den Anwender als Früherkennung.

Anbieterseite

Traveler Engagement

Während der Reise können Sie Ihre Mitarbeiter immer aktuell über Änderungen im Reiseverlauf, über Störungen oder über das richtige Verhalten vor Ort informieren. Die App erkennt den Standort des Mitarbeiters und versendet zielgerichtet passende Benachrichtigungen, um beispielsweise über den richtigen Taxi Anbieter oder die alternative U-Bahn zu informieren. Das hilft Ihnen, Reisekosten zu sparen. Auch Sicherheitsweise werden sehr schnell zum Mitarbeiter gebracht. Wir halten den Einsatz von Anwendungen zum Traveler Engagement für wichtig und wertvoll.

VAT Reclaim

Mit einem Prozess für die Rückerstattung der Mehrwersteuer aus dem Ausland können Sie bei europäischen Reisen durchschnittlich 12% bis 15% zurückerhalten. Die meisten EU-Länder und viele weitere Länder unterstützen die Erstattung der Mehrwertsteuer auf viele Leistungen. Spezialisierte Dienstleister wie Taxeo, Taxback oder VAT IT unterstützen Sie dabei. Je nach Reisekosten System können die Daten dabei elektronisch übermittelt werden. Die weitere Verarbeitung erfolgt ebenfalls elektronisch.

Risk Management

Wissen Sie immer, wo Ihre Reisenden sind? Und auf welchem Weg sind Ihre Mitarbeiter dorthin gelangt?

Häufigkeit und Intensität von Risiken während der Reise haben zugenommen. Im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht sollten Sie sich daher vor, während und nach der Reise um Risiken für Ihre Mitarbeiter kümmern. Dazu gehören der Versand von Informationen im Vorfeld, aber auch Notfallpläne zur Evakuierung aus dem Zielland oder für medizinische Betreuung. Spezialisierte Anbieter unterstützen Sie dabei.