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Wie kann ich Dienstreisen buchen?

So finden Sie den richtigen Partner.

Online Booking Engines Booking as a Service Direktbuchung Integration
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Warum brauche ich eine Online Buchung?

Ganz einfach: Es ist schneller, einfacher und günstiger.

Sie bekommen meist bessere Preise und sparen an den Transaktionsentgelten für das Reisebüro. Die Kommunikation für Vergleichsangebote und Auswahl entfällt. Alle Buchungen sind innerhalb Ihrer Richtlinien.

Und weil alle Reisen in einem System bekannt sind, wird es viel einfacher, die Einreisebestimmungen einzuhalten und zu überwachen.

Wenn Sie immer noch telefonisch buchen, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, das zu ändern.

Welche Reisebuchung passt für mich?

Für internationalen Einsatz benötigen Sie Systeme, die mehrere Reservierungssysteme gleichzeitig benutzen können. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Top Anbieter als Direktschnittstelle verfügbar sind.

Wie stark möchten Sie sich an ein Reisebüro binden? Einige Produkte funktionieren nur mit genau einem Reisebüro. Wenn Sie den Anbieter wechseln möchten, erhöht sich dadurch der Aufwand. Das gilt auch für Reseller Lösungen, die vom Reisebüro bereitgestellt werden.

Oft hilft Ihnen schon ein Firmenkunden Portal für Hotels. Auch bei wenigen Reisenden sollten Sie auf jeden Fall ein Hotelportal nutzen - Sie bekommen nämlich Zugriff auf Firmenraten, die in den Privatkundenportalen nicht angezeigt werden. So sparen Sie bis zu 30% pro Nacht.

Wenn Sie viele Bahnfahrten haben, sollten Sie über das Firmenkundenportal der Bahn nachdenken.

Und wenn Sie öfters ins Ausland fliegen, sind Sie mit den Lösungen von Egencia, Lanes&Planes, TravelPerk oder comtravo gut unterwegs.

Je nach Art und Anzahl Ihrer Reisen kann jetzt ein Vertragsreisebüro und eine Reseller Lösung für ein professionelles Online Booking Tool interessant werden. Prüfen Sie Ihr Reiseverhalten und wählen Sie einen passenden Service.

Auch Egencia, Lanes&Planes, TravelPerk oder comtravo helfen hier.

Sie sollten auf jeden Fall eine umfassende Online Booking Lösung mit Integration zur Reiseabrechnung einsetzen.

Alle Systeme sind direkt beim Anbieter erhältlich. Oft bieten aber auch Reisebüros oder andere Dienstleister als Partner des Herstellers ein attraktives Paket, bei dem Sie die Dienstleistung und das System unter einem Vertrag bekommen.

Bei einem Direktvertrag müssen Sie sich erst mal um den Support selbst kümmern. Die Reisebüros haben aber auch im Angebot, 1st und 2nd Level Support für „any“ OBE liefern zu können. Dafür haben Sie vollen Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen.

Der Resellervertrag bindet Sie sehr stark an den Dienstleister. Wenn Sie später den Partner wechseln wollen, der Ihnen die Software als Reseller angeboten hat, ist die Software und die gesamte Konfiguration „weg“ und muss vom Start weg in einem neuen Produkt neu aufgesetzt werden. Fast alle Reisebüros arbeiten mit vordefinierten Templates. Dies kann zu fehlenden oder eingeschränkten Funktionen führen – womit wir bei Ihrem Reiseverhalten wären. Für Punkt zu Punkt Flüge in Europa sicherlich OK, bei hohem Langstrecken Anteil mit mehreren Umsteigeverbindungen zur Wahl kommen diese Setups gerne mal an Ihre Grenzen. Reisebüros neigen auch dazu, Hotels über GDS in die Reseller Produkte einzubauen und die Nutzung von HRS oder Booking.com vertraglich zu verhindern, obwohl technisch verfügbar. Hier bitte ganz genau hinschauen oder nachfragen!

Bei ausreichendem Volumen empfehlen wir den Direktvertrag, um Ihr Investment langfristig zu sichern und bestmöglich nutzen zu können. Bei einigen Produkten gibt es auch Hybride wie „Travel vom TMC“ und „Expense direkt“.

Online Buchung: mit Reisebüro

Anrufe im Reisebüro oder Angebots-Ping Pong kosten Zeit und Geld.

Das geht heute schneller und besser, wenn Sie ein System zur Reisebuchung nutzen. Auch für Unternehmen mit wenigen Reisen gibt es passende Lösungen.

Moderne Systeme sind schnell eingeführt und leicht zu betreiben. Die Abrechnung erfolgt meist je Transaktion. Zusätzliche Leistungen des Anbieters entlasten Ihre Fachabteilungen.

Der Vergleich aller verfügbaren Anbieter und Strecken bringt erhebliche Einsparungen. Online Booking lohnt sich.

Wie arbeiten Online Booking Systeme

Eine Online Booking Engine (OBE), auch als Self-Booking Tool (SBT) am Markt, ist ein Travel Management System zur Reisebuchung. Für die Nutzung einer OBE benötigen Sie immer ein Reisebüro, sobald Flüge oder andere Inhalte aus den globalen Reservierungssystemen gebucht werden sollen.

Der Markt ist überschaubar mit wenigen Anbietern. Alle Produkte durchsuchen verschiedene Quellen in Echtzeit und bereiten die Ergebnisse für den Benutzer auf. Dabei werden Ihre Richtlinen berücksichtigt. Der Anwender kann die Buchung ohne Risiken direkt selbst vornehmen.

Online Buchung ist für Kunden aller Grössen und Branchen geeignet und verfügbar.

Welche Online Booking Engines (OBEs) gibt es?

Traveldoo

Traveldoo erfüllt die deutschen Anforderungen und bietet interessante Funktionen, konnte sich aber bisher am deutschen Markt nicht so richtig durchsetzen. Wir haben Einführungen ...

Atlatos Profi Traveller

Das Travel Management System Atlatos Profi Traveller ist eine Lösung für den Mittelstand und den öffentlichen Dienst. Alle Funktionen sind ...

Cytric by Amadeus

Stärken: Das führende System zur Reisebuchung in Europa ist seit der Übernahme durch Amadeus global aufgestellt. Die bewährte Online Buchung von ...

Concur Travel hat in den letzten Jahren erheblich aufgeholt und ist jetzt ein gutes Produkt mit einer starken Roadmap für de Zukunft. Mit TripIt und ExpenseIt können Reisepläne und Belege aus belieben Quellen ganz einfach an das System gesendet werden. Ein breites Partner Netzwerk sorgt dafür, dass fast alle Teilprozesse angebunden werden können.

Top geeignet für...

...Kunden, die schnell eine gute Reisebuchung vom Reseller oder Reisebüro brauchen.

...Kunden, die in mehreren Ländern präsent sind und ein globales System mit gutem Service möchten.

...nationale Kunden mit hohem Reisevolumen.

Stand: Sommer 2021

Online Buchung: "as a service"

Sind Sie startklar für die Zukunft?

Dienstleister wie Comtravo, Egencia, TravelPerk oder Lanes & Planes bieten das "Reisebüro als Service" zusammen mit einer technischen Plattform.

Genau wie bei der "richtigen" OBE erhalten Sie einen vollwertigen Überblick über alle Angebote. Das Reisebüro ist bei diesen Lösungen eher im Hintergrund, nicht alle Leistungen der TMCs werden angeboten.

Die Lösungen sind dafür sofort einsatzbereit und damit genau richtig für kleine, mittlere und grosse Kunden.

Booking as a Service (BaaS): Die neue Art von Geschäftsreisen

In den letzten Jahren sind einige neue Anbieter entstanden, bei denen Technologie und Reisebüro Leistungen aus einer Hand bereitgestellt werden.

Auch diese Anbieter greifen im Hintergrund auf dieselben Systeme zu wie das "richtige" Reisebüro oder etablierte OBEs.

Wozu also das Ganze?

Einer der grossen Vorteile besteht darin, dass die Lösungen sofort startklar und vorkonfiguriert sind. Komplexe Projekte entfallen. Die IT muss lediglich die Mitarbeiter Stammdaten bereitstellen. Wenn's schnell gehen soll, gerne auch als CSV Extrakt. Dafür bestehen teilweise Einschränkungen bei der Nutzung individuell verhandelter Tarife für Flug oder Mietwagen. Diese Tarife sind aber nur bei grossen Unternehmen im Einsatz.

Viele Anbieter haben eine eigene Reisekosten Abrechnung mit dabei.

Diese Produkte sind ideal für mittelständische Kunden, die schnell eine zuverlässige Lösung benötigen. Einige Anbieter helfen auch bei der Beschaffung von Visas, A1-Formularen oder Einreiseregistrierungen.

Rydoo

Stärken: Rydoo kombiniert die Reisebuchung "ohne Reisebüro" mit einer modernen Reiseabrechnung. Alle relevanten Funktionen sind in guter Qualität enthalten. Die Implementierung ist ...

Stärken

Mitarbeiter können mit einer kurzen Nachricht per Email, Video Chat, SMS oder Text Chat ihre komplette Geschäftsreise buchen. Sie erhalten umgehend konkrete, individualisierte Vorschläge. Die Buchung geht so unglaublich schnell.

Top geeignet für...

...vielreisende Mittelständler mit Hauptstandort in Deutschland.

Integration

Comtravo ist integrierbar mit der Reisekosten Abrechnung von Circula.

Unsere Erfahrung

| Direkt zu Comtravo

Stärken

Egencia bietet eine Reisebuchung "ohne Reisebüro". Alle relevanten Funktionen sind in guter Qualität enthalten.

Top geeignet für...

...Unternehmen, dier eine gute und schnell einsatzfähige Lösung brauchen.

Unsere Erfahrung

Integration

Egencia ist integrierbar mit .

| Direkt zu Egencia

Stärken

Top geeignet für...

...Kunden, die schnell eine gute Reisebuchung brauchen.

Unsere Erfahrung

Integration

travelperk ist integrierbar mit der Reisekosten Abrechnung von Yokoy.

| Direkt zu travelperk

Stand: Sommer 2021

Stärken

Lanes & Planes bietet ein Reiseportal zur Reisebuchung über den Browser oder per App.

Das Produkt unterstützt auch Gruppenreisen, ÖPNV und AirBnB Buchungen.

Top geeignet für...

...produzierenden Mittelstand, der eine gute und schnell einsatzfähige Lösung braucht.

Unsere Erfahrung

| Direkt zu Lanes & Planes

Online Buchung: Direktzugänge

Einige Anbieter und Vermittler bieten Firmenzugänge mit verbesserten Konditionen für Geschäftsreisende.

Das können Preisvorteile oder verbesserte Leistungen sein.

Sie benötigen nur wenige Buchungen, um von der Nutzung eines Firmenportals profitieren zu können.

Wenn Sie nur wenige Flugbuchungen haben, ist ein Firmenzugang für einzelne Anbieter auch eine gute Wahl.

Portale: Vermittler & Direktschnittstellen

Portale können Angebote des Reisebüros ergänzen oder ersetzen. Es gibt Portale direkt vom Anbieter, wie lufthansa.com, oder Angebote von Vermittlern wie HRS.de.

Entscheiden Sie sich am besten je Kategorie für genau einen Anbieter, um von den besten Konditionen profitieren zu können. Wenn Sie Angebote aus verschiedenen Quellen vergleichen möchten, nutzen Sie eine OBE oder Booking as a Service Lösungen.

Mit einem Hotel Firmenlink profitieren Sie sofort von Hotelraten für Geschäftsreisen mit bis zu 30% Rabatt oder verbesserten Leistungen wie kostenfreier Stornierung oder Frühstück.

HRS

Im Moment können wir das Produkt uneingeschränkt empfehlen (Stand Jul 2021).

Hotel.De

...Kunden gibt's gleich mit dazu.

booking.com

expenseBrain begleitet immer wieder gerne Projekte für internationale Implementierungen.

Direkt zu HRS

Alle Fluggesellschaften sind auch auf eigenen Webseiten oder Apps buchbar. Einige davon bieten gesonderte Firmenzugänge mit abweichenden Konditionen.

Sie werden gute Preise erhalten, aber eben nur für den aktuell aufgerufenen Anbieter. Der Nachteil der Direktzugänge liegt in der fehlenden Vergleichbarkeit für mehrere Fluggesellschaften oder alternative Strecken.

Fast alle Bahngesellschaften in Europa haben Ihr eigenes Web Portal oder Apps zur Buchung von Tickets und Sitzplätzen.

Als Firmenkunde profitieren Sie von Grosskunden Tarifen mit Rabatten oder Zusatzleistungen.

Die Buchung internationaler Verbindungen ist oft nicht möglich oder mit erheblichen Einschränkungen verbunden.

Mit einem Firmenzugang für Mietwagen erhalten Sie Zugriff auf verbesserte Konditionen Das können Rabatte oder Zusatzleistungen sein. Bei vielen Anbietern entfällt der One-Way Zuschlag, oder Versicherungsleistungen sind inkludiert.

Wählen Sie am besten den Anbieter, der an Ihren wichtigsten Anmietorten bereits präsent ist.

Reisebüros

Reisebüros für Geschäftsreisen bieten mehr als Tickets. Wir haben für Sie einige Informationen zusammengestellt.

Was ist ein TMC?

Ein TMC ist eine Travel Management Company, die auf Geschäftsreisen spezialisiert ist. Oft werden neben der Reisebüro Leistung weitere Dienstleistungen wir Reisesicherheit, Visabeschaffung oder Organisation von Events angeboten.

Die Reisebüros unterscheiden sich hinsichtlich Ihrer Preismodelle und Dienstleistungen. Auch die internationale Präsenz variiert.

Wir haben Ihnen hier einige Informationen zum Vergleich zusammengestellt.

weitere Dienstleister

Zur vollständigen Unterstützung der Geschäftsreise benötigen Sie neben dem Reisebüro noch weitere Dienstleister.

Online Buchung: Integration

Die meisten Daten aus der Reisebuchung können direkt an die Finanzbuchhaltung oder an ein Reisekosten System übergeben werden. Je nach Anbieter sind verschiedene Szenarien möglich.

Texterkennung

Natürlich können Sie Reisebuchung und Reiseabrechnung auf komplett getrennten Systemen laufen lassen.

Für die Finanzbuchhaltung benötigen Sie immer eine Rechnung. Damit ist es völlig ausreichend, wenn der Reisende für selbst bezahlte Leistungen einfach ein Foto der Rechnung erstellt und mit seiner Spesenabrechnung einreicht. Die Informationen der Rechnung sind immer richtiger als die Informationen aus der Buchung. Viele Systeme lesen mit OCR Texterkennung die Angaben der Rechnung richtig aus und erzeugen einen Spesenbeleg im System.

Und für Leistungen, die durch die Firma bezahlt werden, erhalten Sie ohnehin eine zentrale Rechnung, die an anderer Stelle verarbeitet wird.

Sie können Texterkennung oder digitale Belege auch mit den anderen Integrationen kombinieren, um noch bessere Datenqualität zu erhalten.

Integration Kreditkarte

Fast alle Anbieter von Kreditkarten stellen Transaktionsdaten zur Verarbeitung in einem Reisekosten System bereit. Auch ohne Integration aller Buchungsdaten erhalten Sie so relevante Informationen, die Sie ganz einfach mit der Reiseabrechnung verarbeiten können. Auch für Reisestellen Karten können Sie so die Transaktionen zur einzelnen Reise hinzufügen und erhalten den kompletten Überblick.

Integration Buchungsdaten

Viele Online Booking Engines oder Portale bieten eine Export Möglichkeit der Buchungsdaten an die Reiseabrechnung. Fast alle Systeme zur Reisekosten Abrechnung unterstützen die Verarbeitung, oder bieten eine Alternative mit eigener Technologie. Anbieter von Kreditkarten stellen Transaktionsdaten zur Verarbeitung in einem Reisekosten System bereit. Auch ohne Integration aller Buchungsdaten erhalten Sie so relevante Informationen, die Sie ganz einfach mit der Reiseabrechnung verarbeiten können. Auch für Reisestellen Karten können Sie so die Transaktionen zur einzelnen Reise hinzufügen und erhalten den kompletten Überblick.

kostenloses Erstgespräch

Für ein kostenloses Kennenlernen wählen Sie bitte im Kalender Datum und Uhrzeit. Bei der Buchung können Sie uns schon Ihre Fragen mitgeben. Einer unserer Mitarbeiter wird den Termin mit Ihnen durchführen.

Fragen?

Disclaimer:

Wir stellen hier unsere eigenen Erfahrungen mit den Anbietern dar und bewerten den Einsatz aus unserer Sicht. Quelle sind eigene Recherchen und Kundenprojekte. Die Darstellung ist nicht käuflich.

Für unabhängige und neutrale Beratung erhalten und akzeptieren wir keine offenen oder verdeckten Provisions- oder Referral-Zahlungen von Anbietern oder Vertriebspartnern. expenseBrain steht aufgrund gemeinsamer Projekte aber teilweise in wirtschaftlichen Beziehungen zu einigen der genannten Anbieter oder erbringt kundenbezogene Leistungen im Auftrag der Anbieter. Dies hat keinen Einfluss auf unsere Bewertung.

Nicht einverstanden?

Sie sind Anbieter und möchten anders bewertet werden? Überzeugen Sie uns! Wir sind gerne bereit, gemeinsam mit Ihnen die Stärken und Schwächen Ihres Produkts zu besprechen. Dies kann Ihnen helfen, Ihr Angebot zu verbessern.