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Geschäftsreisen in Deutschland

Geschäftsreisen für Unternehmen aus Deutschland

Deutschland ist für Reisekosten eines der drei schwierigsten Länder der Welt.

Wir erklären die wichtigsten Regelungen und zeigen Ihnen, welche Systeme für Deutschland funktionieren.

Wir helfen Ihnen bei der Systemauswahl, aks Berater und als Projektleiter.

Reisebuchung

In Deutschland funktioniert der Nahverkehr in den meisten städtischen Regionen recht gut. Auf dem Land und ausserhalb grösserer Städte bestehen in allen Bundesländenr teilweise erhebliche Defizite, selbst in Kreisstädten oder Regionalzentren. Es gibt noch keine zentrale App zur Buchung von Nahverkehrstickets, da die Verkehrsverbünde kleinteilig organisiert sind. Die Deutsche Bahn verkauft Ihre Ticket an Automaten, im Web, im Firmen Portal oder in der eigenen App. Für viele Strecken innerhalb Deutschlands kann der Fernbus eine Alternative sein, vor allem wenn Start oder Ziel in Kleinstädten liegen. Tickets sind beim Anbieter erhältlich.

Nationale Flugreisen waren bis zum Beginn der Pandemie in Deutschland aufgrund der langen Entfernungen duchaus beliebt, sind allerdings an einigen Zielen wegen der weit ausserhalb gelegenen Flughäfen trotzdem nur mäßig attraktiv. Für internationale Flüge bieten die Drehkreuze Frankfurt und München gute Verbindungen weltweit, auch viele der anderen Flughäfen haben attraktive Direktverbindungen an einige ausländische Ziele.

Für Flug-, Bahn- und Hotelbuchung bieten sich die bekannten Systeme und Firmenportale an. Amadeus cytric, onesto, SAP Concur und KDS funktionieren in Deutschland ausgezeichnet. Für Übernachtungen in ländlichen Regionen finden wir den Content der Webportale HRS und Booking.com aufgrund der Suchfunktionen und Filter wesentlich besser geeignet.

Reiseabrechnung

Alle wichtigen Systeme am Markt kommen mit den gesetzlichen Anforderungen recht gut klar. Eine Ausnahme bildet die Dreimonatsregel, bei der Pauschalen für Reisen an wiederkehrende Ziele unter Umständen nach sieben Tagen am Ziel steuerpflichtig werden. Fast kein System bildet eine zuverlässige Früherkennung oder verlässliche Reports, von automatischer Versteuerung ganz zu schweigen. Digitale Belege nach GOBD sind mit fast allen Systemen möglich.

Grosse internationale Kunden mit ausländischen Tochtergesellschaften sind mit SAP Concur, Amadeus cytric, Chromeriver oder MobileXpense gut bedient. Für den Mittelstand bieten sich ausserdem Expensya und Yokoy als schnell implementierbare Anbieter an. Einige weitere Start-Ups oder kleinere Anbieter sind auch als funktionierend bekannt.

Dienstreisen Gesetzliche Vorgaben Österreich

Gesetzliche Vorgaben

Dienstreisen sind in Deutschland im Einkommenssteuergesetz (EStG) definiert. Wie in vielen Ländern Europas gibt es dabei auch in Deutschland gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschalen. Auch die Pauschalen für Übernachtungen und dienstlich gefahrene Kilometer im In- und Ausland sind festgelegt.

Wir haben für Sie die wichtigsten Regelungen zusammengefasst.

Pauschalen

Die Verpflegungspauschalen werden nach der Anzahl Stunden am Kalendertag berechnet. Bei eintägigen Reisen werden ab einer Reisedauer von 8:01 Stunden die Pauschalen für das Land des Aufenthalts gewährt. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gibt es am Anreisetag ab der ersten Minute die Pauschale des Landes, das vor Mitternacht erreicht wurde. Zwischentage werden ebenfalls mit der Pauschale des letzten Landes vor Mitternacht berechnet. Bei Flugreisen gilt die Landung am Zielflughafen. Am Rückreisetag gilt die Pauschale des letzten ausländischen Tätigkeitsortes.

Begriff der Dienstreise

"Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist, liegt eine auswärtige berufliche Tätigkeit vor." (EStG §9 Abs. 4a)

Jegliche Abwesenheit vom Büro oder von zuhause, egal wie kurz, gilt damit als Dienstreise. Interessanterweise greift diese Defnition auch bei "mobilem Arbeiten" im Kaffeehaus an der Ecke anstatt im Home Office. Wenn Sie also trotz Pandemie eine Hotel Lobby, ein Kaffee oder ein Restaurant gefunden haben, in dem Sie mehr als 8 Stunden arbeiten wollen, dann können Sie theoretisch die Kilometerpauschale und die Verpflegungspauschale als Werbungskosten beim Finanzamt geltend machen oder bei Ihrem Arbeitgeber als Reisekosten einreichen.

Abzüge für Mahlzeiten

Unentgeltlich vom Arbeitgeber (nicht: von Dritten!) erhaltene Mahlzeiten unterwegs kürzen die Pauschale um gesetzlich festgelegte Werte, die mit der Pauschale verrechnet werden. Gibt es für diesen Tag keine Pauschale, wird der festgelegte Sachbezugswert von der Erstattung abgezogen oder über den Lohn versteuert.

Die Dreimonatsfrist

Einer der Höhepunkte der deutschen Reisekosten: wird dasselbe Ziel öfters besucht, kann es sein, dass ab dem 90. Kalendertag die Pauschalen steuerpflichtig werden. Bedingung dafür ist zu Beginn ein Aufenthalt von mindestens drei Kalendertagen in einer Woche. Diese Tage müssen nicht am Stück sein. Ist diese Bedingung erfüllt, beginnt eine Periode der Beobachtung. Wird dieses Ziel innerhalb von 28 Tagen erneut besucht, bleibt die Beobachtung bestehen. Anderenfalls endet die Beobachtung. Und so geht es weiter, bis 90 Kalendertage ab dem ersten zu beobachtenden Reisetag erreicht sind. Ab dann werden die Pauschalen individuell steuerpflichtig.

Im Extremfall reichen also die ersten drei Tage und drei weitere einzelne Tage, um die Steuerpflicht, dann ab dem siebten Tag am sleben Ziel, zu begründen. Umgekehrt können Sie das ganze Jahr jede Woche zwei Tage am Ziel verbringen, ohne jemals steuerpflichtig zu werden.

Schlau gemacht, oder?

Weitere Regelungen

In Deutschland ist alles so schön geregelt. Viele weitere Regeln befassen sich mich Ausnahmesituationen rund um Bewirtungen, doppelte Haushaltsführung, Umzugskostenerstattung, geldwerten Vorteilen, Privatanteilen und vielem mehr. Vollständige Rechtssicherheit ist auch mit modernen Systemen nur schwer zu erreichen - auch weil die Regelungen teilweise so kompliziert sind, dass dazu keine automatische Prüfung programmiert werden KANN. Wir sehen erheblichen Reformbedarf, sind uns aber auch sicher, dass wir das so schnell nicht erleben werden.