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Travel Management Consulting by expenseBrain

Travel Management in der Schweiz

Geschäftsreisen für Schweizer Unternehmen

Die Schweiz ist für Reisekosten ein recht einfaches Land.

Wir erklären die wichtigsten Regelungen und zeigen Ihnen, welche Systeme für die Schweiz funktionieren.

Gesetzliche Vorgaben

Anders als in vielen Ländern Europas gibt es in der Schweiz keine gesetzlich verpflichtenden Verpflegungspauschalen.

Lediglich die Pauschalen für dienstlich gefahrene Kilometer im In- und Ausland sind festgelegt.

Das Spesenreglement

Die Reiserichtlinien der Unternehmen für die Reisekostenabrechnung werden als Spesenreglement bezeichnet.

Unternehmen sind hier frei darin, Art und Höhe zu erstattender Mahlzeiten, Fahrtkosten und Belege festzulegen. Oft gibt es unternehmensinterne Pauschalen oder Maximalbeträge für Mahlzeiten je Kalendertag oder je Mahlzeit.

Das Spesenreglement des Unternehmens muss vom Kanton am Hauptsitz geprüft und genehmigt werden. Dabei wird auch die steuerliche Behandlung der Belege und Pauschalen vereinbart.

Reisebuchung

In der Schweiz wird viel und gerne Bahn gefahren. Das liegt auch am dichten Netz, der häufigen Frequenz und den gut abgestimmten Anschlüssen. Ein attraktives Preismodell für Vielnutzer und reduzierte Fahrpreise mit Zugbindung sorgen dafür, dass die Bahnfahrt zeitlich und preislich eine echte Alternative ist. Leider tut sich die SBB ein wenig schwer damit, die Buchung in Systemen ausserhalb der eigenen Website anzubieten. Das Schweizer Unternehmen ist damit eigentlich zur Nutzung des Firmen Bahn Portals der SBB gezwungen.

Parken und Taxi sind im internationalen Vergleich recht teuer. Parkplätze in den Innenstädten sind bewusst knapp und damit teuer gehalten.

Da Schweizer Unternehmen in den letzten Jahren immer internationaler geworden sind, bieten sich zur Flug- und Hotelbuchung die bekannten Systeme und Firmenportale an. Amadeus cytric, onesto, SAP Concur und KDS funktionieren in der Schweiz ohne Einschränkungen.

Reiseabrechnung

Da die Regelungen der Schweiz im internationalen Vergleich unheimlich einfach sind, können alle Systeme ohne Einschränkungen genutzt werden.

Viele Schweizer Unternehmen bevorzugen Schweizer Produkte. Hier bietet sich Yokoy aus Zürich an. Das System hilft mit künstlicher Intelligenz dabei, die Verarbeitung von Reisebelegen zu automatisieren. Die Erfassung ist schnell und einfach, gerade auch unter Schweizer Regelungen. Erste grössere Kunden haben sich seit 2020 für dieses System entschieden und sind damit sehr zufrieden.

Amadeus cytric, Chrome River, Expensya, MobileXpense, SAP Concur funktionieren in der Schweiz ohne Einschränkungen.