Travel Management Beratung – A1 Reiseanmeldung
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Reiseanmeldung:
A1 Formular, Einreiseregistrierung, Gesundheitschecks

Ein neuer Prozess muss her: Die Reiseanmeldung

Bereits vor der Reise sind zahlreiche gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Während die Notwendigkeit von Visa heutzutage bekannt und akzeptiert ist, sind die Anforderungen für die weiteren Einreisebestimmungen oft nicht bekannt oder werden ignoriert.

Reisende innerhalb der EU müssen als Nachweis der Sozialversicherung das A1 Formular mitführen. Für viele Länder ist vor Einreise eine Online Registrierung des Reisenden erforderlich. Für Einreise, Ausreise oder Transit werden aktuelle medizinische Zertifikate erforderlich. Der Reisende wird teilweise ab dem ersten Tag im Zielland einkommenssteuerpflichtig. In manchen Ländern sind bestimmte Tätigkeiten lizenz- oder registrierungspflichtig. Schnell entsteht auch eine Betriebsstätte im Ausland mit Gewerbesteuerpflicht.

Konsequenz aus den gestiegenen Anforderungen der Staaten ist die Rückkehr eines eigentlich abgeschafften Teilprozesses. Der frühere Reiseantrag kehrt zurück. Statt wie früher lediglich eine Genehmigung des Vorgesetzten einzuholen, müssen jetzt Daten erfasst werden, um bis zu zwölf Einzelschritte zu unterstützen. Wir finden, der Begriff "Reiseanmeldung" trifft diesen Sachverhalt am besten. Wie gehen Sie damit um?

Nix wie weg!

Firmen mit internationaler Reisetätigkeit sind immer mehr Risiken ausgesetzt. Umso wichtiger wird es, Risiken bereits im Vorfeld zu erkennen. Bisher haben die wenigsten Unternehmen geeignete Prozesse für alle Situationen. Neben den Ausweisdokumenten können Visa, Sozialversicherungsnachweise, A1-Formulare, Vorab-Registrierungen, aber künftig auch Gesundheitstests erforderlich sein.

Was brauchen Sie? Wie bekommen Sie die Reise mit? Und woher kommen die Daten? Wie können Sie das erforderliche Wissen darüber bekommen und aktuell halten? Und wie informieren Sie Ihre Reisenden über die Erfordernisse?

Wir zeigen Ihnen Wege und Anbieter, um diese teilweise neuen Prozesse gestalten und betreiben zu können.

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A1-Bescheinigung, Nachweis E101

Bei den meisten Auslandsreisen ist der Arbeitgeber verpflichtet, einen Sozialversicherungsnachweis zu erbringen. Der Mitarbeiter muss den Nachweis während der Reise mitführen. Im EU-Geltungsbereich nennt sich dieser Sozialversicherungsnachweis A1-Bescheinigung. Sozialversicherungsnachweise werden aber auch außerhalb des EU-Geltungsbereiches benötigt. Die A1 Bescheinigungoder der E101-Nachweis müssen vor der Reise beim Sozialversicherungsträger beantragt werden.

Was ist die A1-Bescheinigung?

Das Formular A1 bescheinigt, welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist. So wird vermieden, dass bei einer Entsendung Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden.

Wer erstellt das A1 Formular?

Das A1 Formular wird von der Krankenkasse oder dem Sozialversicherungsträger erstellt. Bei Privatversicherten wird die Bescheinigung durch den Rentenversicherungsträger ausgestellt.

Wo muss das Formular mitgeführt werden?

Der Reisende muss das A1 Formular in der EU, aber auch in weiteren Ländern, mitführen, um den Nachweis der Sozialversicherung erbringen zu können. Beantragung und Versand der A1 Bescheinigung erfolgen verpflichtend elektronisch.

Was ist die Gesetzliche Grundlage?

Gesetzesgrundlage ist die EU-Koordinierungsregel der Verordnung (EG) 883/2004 und (EG) 987/2009. Sie besagt, dass Dienstreisende verpflichtet sind, selbst bei kurzfristigen, eintägigen Dienstreisen ins Ausland eine A1-Bescheinigung einzuholen und mit sich zu führen. Für die Sozialversicherung sind dabei Dienstreisen und Entsen-dungen gleichgestellt.

Welche Daten beinhaltet das A1 Formular?

Das A1 Formular enthält Personaldaten, Sozialversicherungsdaten, Reisedaten und Daten zum Geschäftszweck. Diese Daten sind nicht alle in Systemen verfügbar. Die verfügbaren Daten sind über mehrere Systeme verteilt. Manuelle Aktion des Reisenden ist in den meisten Fällen erforderlich. Die Beantragung des A1 Formulars ist damit nur schwer automatisierbar.

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Einreiseregistrierung

Viele Länder haben eigene Bestimmungen für Einreise, Aufenthalt und Arbeitsgenehmigung. Innerhalb der EU ist die Vorab Registrierung des Reisenden für jede Reise ins Ausland auf Webseiten und Portalen der Länder erforderlich. Oft stehen diese nur in Landessprache zur Verfügung. Für die USA und Canada gelten die entsprechende ESTA und EFTA Verfahren. Viele andere Länder haben ähnliche Anforderungen, die auf verschiedenen Wegen umgesetzt sind.

Aus der Registrierung können sich weitere Mitführpflichten für Arbeitsvertäge oder Lohnnachweise ergeben. Auch steuerliche Situation oder Arbeitsgenehmigung oder Aufenthaltsgenehmigung können dadurch vom Zielland überwacht werden. Neben Wohnsitz und Anstellungsverhältnis spielt dabei auch die Nationalität des Reisenden eine Rolle.

Im Falle einer fehlenden Registrierung können teils erhebliche Strafzahlungen erhoben werden.

Die Anforderungen je Land sind sehr unterschiedlich. Für einen Laien oder einen Reisenden, der sporadisch in den Ländern unterwegs ist, ist das kaum selbständig durchzuführen und sehr zeitaufwendig. Der Reisende sollte daher schon bei der Anfrage von Experten unterstützt werden.

LINK: PDF EINREISEBESTIMMUNGEN

Aufgrund Komplexität und Menge ist dieses Thema bei spezialisierten Dienstleistern gut aufgehoben. Wir helfen bei der Auswahl.

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Visum

Bei der Beantragung des Visums wird zwischen Urlaub, Geschäftsreise und Arbeitsaufenthalt (Entsendungen) unterschieden. Während Dienstreisen in einigen Ländern visumsfrei möglich sind, ist ein Arbeitsaufenthalt (Entsendung), nahezu immer visumspflichtig. Welcher Termin vor Ort in welche Kategorie fällt, ist je nach Land unterschiedlich. Einige Länder unterscheiden bis zu sechs verschiedene Arten von Visa. Über die genauen, vom Ausstellerstaat aufgestellten Erteilungsvoraussetzungen und Erfordernisse an den Antrag, kann verbindlich nur seine zuständige Auslandsvertretung (Konsulat, Abteilung der Botschaft oder General-Konsulat) Auskunft erteilen.

Über die Notwendigkeit eines Visums entscheidet massgeblich auch die Nationalität des Reisenden.

Arbeitsgenehmigung

In einigen Ländern unterliegen bestimmte Tätigkeiten einer Lizensierung oder Anmeldung. Auch die Einfuhr von Handelswaren oder Ersatzteilen kann gesonderten Bestimmungen unterliegen. In vielen Ländern gelten lokal abweichende Mindestlöhne, Höchstarbeitszeiten oder Dokumentationspflichten für alle Arbeitnehmer im Land, also auch für Reisende aus anderen Ländern. Eine Arbeitserlaubnis kann generell oder nur für bestimmte Tätigkeiten erforderlich werden.

Aufenthaltsgenehmigung

Vor allem bei Entsendungen verlangen einige Länder eine gesonderte Aufenthaltsgenehmigung. Manchmal werden dabei auch verschiedene Arten unterschieden. Bekanntestes Beispiel sind die Schweizer Aufenthaltsbewilligungen in verschiedenen Klassen, an die unterschiedliche Rechte während des Aufenthalts gekoppelt sind.

Aufgrund Komplexität und Menge sind diese Themen bei spezialisierten Dienstleistern gut aufgehoben. Wir helfen bei der Auswahl.

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medizinische Informationen

Ab sofort werden immer mehr Länder bei der Ein- und Ausreise medizinische Informationen abfragen oder erfassen. Auch die Erlaubnis, ein Terminal zu betreten oder ein Verkehrsmittel zu benutzen, kann in Zukunft ein Gesundheitszertifikat oder einen Schnelltest vor Ort erfordern. Wie sind Sie als Unternehmen darauf vorbereitet, und wie bereiten Sie Ihre Reisenden darauf vor?

Reisesicherheit

Die Sicherheitslage innerhalb eines Landes oder zwischen Ländern kann sich jederzeit ändern, auch ohne Vorab-Information. Wie stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit schnell und effizient reagieren können und Ihre Reisenden nicht in Gefahr geraten?

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Einkommenssteuer

Nicht nur aus Entsendungen, auch aus Dienstreisen kann sich eine Einkommens- oder Quellensteuerpflicht für den Reisenden im Zielland ergeben. Teilweise bereits ab dem ersten Reisetag. Nicht abgeführte Steuern werden in den meisten Fällen als Straftat betrachtet, teilweise mit persönlicher Haftung des Mitarbeiters. Haben Sie schon sichergestellt, dass Ihre Reisen entsprechend überwacht werden?

Gewerbesteuer

Aus Dienstreisen können sich verschiedene Pflichten des Unternehmens im Zielland ergeben, auch wenn dort noch keine Betriebsstätte besteht. Bestimmte Reisen können eine Betriebsstätte begründen, oder häufiger Aufenthalt von Mitarbeitern führt zu einer Registrierungspflicht des Unternehmens im Zielland. Nicht abgeführte Steuern werden in den meisten Fällen als Straftat betrachtet. Auch die Höhe von Umsätzen je Land kann eine Steuerpflicht begründen. Haben Sie Ihre Aktivitäten unter Kontrolle?

Beispiele:

  • Wenn Sie eine Betriebsstätte in der Slowakei haben, ist der Mitarbeiter ab dem 15. Reisetag dort einkom-menssteuerpflichtig. Im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens kann diese Steuer mit der deutschen Steuer verrechnet werden. Der slowakische Anteil muss aber an die Slowakei abgeführt warden. Die Behörden haben in den vergangenen Jahren angefangen, gezielt zu kontrollieren.
  • Wenn Sie als Unternehmen an mehr als 90 Personentagen Reisende in der Schweiz haben, können sich daraus Pflichten zur Registrierung und Besteuerung ergeben. Es gilt die Summe aller ausländischen Mi-tarbeiter, die in der Schweiz produktiv tätig sind. Details sind kantonal geregelt.
  • Eine dauerhaft vom Unternehmen gemietete Liegenschaft zur Erbringung von Arbeitsleistungen wird in Schweden nach wenigen Tagen als Betriebsstätte gewertet. Es ergeben sich Pflichten zur Registrierung in Schweden mit entsprechender Besteuerung für alle dort tätigen Mitarbeiter. Wenn Sie also als Autobauer zur Testfahrt mit dem Team eine Einzelgarage im Hotel gemietet haben, in der die Techniker regelmässig Repa-raturen durchführen, haben Sie nach schwedischem Recht bereits eine Betriebsstätte. Das gesamte Team un-terliegt schwedischen Regelungen. Für die Betriebsstätte wird Körperschaftssteuer erhoben.

Fazit und Handlungsempfehlung

Prüfen Sie, in welchen Ländern Ihre Reisenden unterwegs sind, und führen Sie eine Risikobewertung durch.

Gestalten Sie Prozesse, die Ihre Travel Compliance verbessern. Beteiligen Sie bei Bedarf spezialisierte Dienstleister oder Systeme.

Stimmen Sie sich mit der Personal- und Steuerabteilung ab, um die richtigen Aktionen zu ermitteln.

Ohne die richtigen Dokumente drohen empfindliche Bussgelder für das Unternehmen und für den Reisenden.

Unser Compliance Workshop hilft dabei!